Häufige Fragen zu Software und Praxisservices.
Antworten auf die Fragen, die Zahnarztpraxen uns vor der Produktvorstellung am häufigsten stellen. Von der Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem über Datenschutz bis zu Preisen und Laufzeiten.
Software und Funktionen
Funktioniert Roger mit unserer Praxissoftware?
Roger ist mit allen gängigen Praxisverwaltungssystemen kompatibel. Ob Ihr System dabei ist, klären wir unverbindlich in der kostenlosen Produktvorstellung.
Wie funktioniert Roger als Software für unsere Zahnarztpraxis?
Roger ist über Ihren Server mit Ihrem Praxissystem verbunden. Änderungen im Praxissystem werden automatisch und in Echtzeit auch in Roger synchronisiert.
Ersetzt Roger unsere bestehende Praxissoftware?
Nein. Roger ersetzt Ihr Praxisverwaltungssystem nicht, sondern legt sich als Schicht darauf und automatisiert bestehende Abläufe. Ihre Daten bleiben in Ihrem System, Ihr Team behält seine gewohnte Umgebung.
Warum lohnt sich eine spezialisierte Software für Zahnarztpraxen?
Weil eine auf die Zahnarztpraxis zugeschnittene Lösung nicht nur Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch Umsatz sichert. Roger digitalisiert wiederkehrende Abläufe, senkt Terminausfälle und macht die Kommunikation für Patienten einfacher.
Welche Funktionen bietet Roger zusätzlich zu unserem Praxissystem?
Roger deckt Bereiche ab, die klassische Praxisverwaltungssysteme nicht enthalten: automatische Nachverfolgung offener Heil- und Kostenpläne, DSGVO-konforme Patientenkommunikation per WhatsApp, ein digitales Recall-System für Kontroll- und Prophylaxetermine, digitale Anamnese und rechtsgültige Unterschriften auf dem Smartphone. Dazu können Sie Praxisservices buchen, etwa eine externe ZMV oder die externe Rezeption.
Wie viele Personen können mit Roger arbeiten?
So viele, wie Sie brauchen. Jede Person benötigt zum Anmelden eine eigene E-Mail-Adresse, damit mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in Roger arbeiten können.
Wie erreichen wir Patienten ohne Handynummer?
Roger kommuniziert über die Mobilnummer. Liegt keine vor, ergänzen Sie Roger für diese Fälle weiterhin mit Ihren gewohnten Papierformularen.
Recall und Terminbestätigung
Wie funktioniert das Recall-System von Roger?
Roger verschickt automatisch Nachrichten an Patienten, deren Kontroll- oder Prophylaxetermin fällig ist. Gebucht wird telefonisch oder über den Online-Kalender Ihres Praxissystems.
Für welche Praxisgröße eignet sich der Recall?
Für jede. Roger arbeitet mit den gängigsten Praxisverwaltungssystemen zusammen und ist unabhängig von der Anzahl der Behandler einsetzbar.
Erkennt Roger, wenn kein Recall gewünscht ist?
Ja. Ist im Praxissystem kein Recall hinterlegt, erkennt Roger das und verschickt keine Erinnerung.
Wo sehen wir, wer bereits erinnert wurde?
Im Chat sehen Sie je Person, ob eine Recall-Nachricht verschickt wurde. Eine gesonderte Übersicht zeigt zusätzlich, wer erinnert wurde und noch keinen Termin gebucht hat.
Ist der Recall DSGVO-konform?
Ja. Die Erinnerungen laufen über einen Server in Deutschland und erfüllen die Anforderungen der DSGVO.
Digitale Anamnese
Brauchen Patienten eine App?
Nein. Der Anamnesebogen öffnet sich über einen Link im Browser und lässt sich am Smartphone, Tablet oder Computer ausfüllen.
Funktioniert die Anamnese auch ohne Smartphone?
Ja. Ein Telefon, das SMS empfangen kann, genügt. Liegt keine Mobilnummer vor, ergänzen Sie Roger für diese Fälle mit Papierformularen.
Müssen wir dafür Hardware anschaffen?
Nein. Patienten füllen den Bogen auf ihrem eigenen Gerät aus, es ist keine zusätzliche Hardware nötig.
Ist die digitale Anamnese DSGVO-konform?
Ja. Die Anamnese erfüllt die europäischen Datenschutzanforderungen, die Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Über welche Kanäle wird die Anamnese verschickt?
Über SMS, E-Mail oder WhatsApp, je nachdem, was für Ihre Praxis und die jeweilige Person am besten passt.
Patientenkommunikation
Wie ist WhatsApp bei Roger datenschutzkonform gelöst?
Die Kommunikation ist verschlüsselt und läuft über einen deutschen Anbieter der WhatsApp-Schnittstelle. Ihre Praxis kommuniziert dabei über die Praxisnummer, nicht über private Handynummern.
Woran erkennen wir, ob eine Nachricht angekommen ist?
Im Chat sehen Sie am Status der Nachricht, ob sie verschickt, zugestellt und gelesen wurde. Neben dem Namen zeigt ein Symbol, ob über SMS oder WhatsApp kommuniziert wird.
Können wir das Einverständnis von Hand ändern?
Ja. Roger hinterlegt den Einverständnis-Status automatisch, Sie können ihn jederzeit mit wenigen Klicks anpassen.
Können wir Benachrichtigungen einzeln abschalten?
Ja. Die Benachrichtigungen lassen sich pro Person einzeln einstellen.
Was passiert, wenn niemand auf die Einverständnis-Anfrage reagiert?
Drei Tage später geht automatisch eine SMS raus. Bis eine Rückmeldung vorliegt, bleibt allein der Recall blockiert.
Können wir eigene Textvorlagen anlegen?
Ja. Sie passen die Nachrichteninhalte an und legen Vorlagen an, die zum Ton Ihrer Praxis passen.
HKP Manager
Was umfasst der HKP Manager?
Die ganze Strecke vom Plan zur Zusage: den Heil- und Kostenplan digital versenden, ihn auf dem Handy rechtsgültig signieren lassen, die Ratenzahlung direkt im Plan anzeigen und automatisch nachfassen, wenn niemand reagiert. Dazu das Kanban, das Status und Alter jedes Plans zeigt.
Wie funktioniert die Unterschrift?
Patienten erhalten den Plan aufs Smartphone und unterschreiben mit dem Finger. Die Signatur ist rechtsgültig, Zeitpunkt und Inhalt werden gemeinsam mit dem Plan dokumentiert.
Was bringt die digitale Planannahme?
Ihr Team spart Zeit, es entfallen Druck, Porto und das Einscannen von Rückläufern. Für Patienten wird die Zusage einfacher, weil sie sofort und von unterwegs möglich ist.
Lässt sich der HKP Manager mit unserem Praxissystem verbinden?
Ja. Der HKP Manager synchronisiert sich mit Ihrem Praxisverwaltungssystem, signierte Pläne werden dorthin zurückgeschrieben.
Können Pläne über WhatsApp verschickt und signiert zurückkommen?
Ja, das ist mit Roger möglich.
Können wir einen Plan von Hand auf Wiedervorlage setzen?
Ja. Sie öffnen den Plan im HKP Manager und setzen ihn für einen Zeitraum Ihrer Wahl auf Wiedervorlage.
Muss unser Team dann gar nichts mehr tun?
Roger übernimmt eine festgelegte Folge von Schritten. Braucht eine Anfrage eine persönliche Antwort oder ist der automatische Ablauf am Ende, erhält Ihr Empfangsteam eine Nachricht.
Factoring
Wie schnell wird ausgezahlt?
Die Auszahlung erfolgt in 24 bis 48 Stunden, statt am Ende eines Zahlungsziels.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?
Das Factoring bietet Ausfallschutz: Das Risiko liegt nicht mehr bei Ihrer Praxis.
Können Patienten in Raten zahlen?
Ja. Die Ratenzahlung wird direkt im Heil- und Kostenplan angezeigt, sodass der Einmalbetrag kein Grund mehr ist, eine Behandlung aufzuschieben.
Externe ZMV
Was ist eine externe ZMV?
Eine ausgebildete zahnmedizinische Verwaltungsassistenz, die Ihre Praxis bei Abrechnung, Planerstellung und Prozessoptimierung unterstützt, ohne dass Sie jemanden fest anstellen.
Welche Vorteile hat eine externe Abrechnung?
Sie sparen Zeit und Verwaltungsaufwand, und ausgebildete Fachkräfte sorgen für eine präzise Abrechnung nach BEMA und GOZ.
Für welche Praxisgröße eignet sich der Service?
Für jede Praxisgröße, die administrative Aufgaben abgeben und die Abrechnung verlässlicher machen möchte.
Ist die externe Abrechnung DSGVO-konform?
Ja. Der Service arbeitet nach den geltenden Datenschutzvorgaben, alle Daten werden entsprechend gesichert verarbeitet.
Können wir den Service flexibel nutzen?
Ja. Die externe ZMV ist stundenweise buchbar, Sie holen Unterstützung genau dann, wenn Ihre Praxis sie braucht.
Wie entstehen Behandlungspläne mit Roger?
Unsere ausgebildeten ZMV erstellen die Pläne nach BEMA und GOZ und versenden sie digital über Roger.
Wie hilft der Service bei Privatleistungen?
Durch eine sauberere Struktur in Ihren Abläufen wird sichtbar, wo Privatleistungen bisher liegen bleiben. Das erhöht die Annahme von Plänen und sichert zusätzlichen Umsatz.
Externe Rezeption
Wie funktioniert die externe Rezeption?
Unser Team nimmt eingehende Anrufe an und koordiniert Termine nach Ihren Vorgaben. Die Leitung wird weitergeleitet, Anliegen werden dokumentiert und strukturiert an Ihr Team übergeben.
Welche Aufgaben werden übernommen?
Anrufannahme, Terminkoordination, Rückrufmanagement und häufige Patientenanfragen, etwa zur Prophylaxe oder zur Abrechnung.
Wie ist sichergestellt, dass nichts verloren geht?
Jedes Anliegen wird als Ticket dokumentiert und in Ihre bestehenden Abläufe überführt, sodass Ihr Team jederzeit den Stand sieht.
Ist die externe Rezeption flexibel buchbar?
Ja, stundenweise und nach Bedarf. Das hilft besonders bei Personalausfall, in Stoßzeiten und in der Urlaubsvertretung.
Wann lohnt sich die externe Rezeption besonders?
Wenn das Telefon den Empfang ausbremst: in Stoßzeiten, bei Personalausfall oder wenn Patienten am Empfang gleichzeitig betreut werden müssen.
Preise und Vertrag
Was kostet Roger?
Roger ist modular. Sie buchen einzelne Module, ein Paket oder eine Kombination aus Software und Praxisservices, abhängig von der Größe Ihrer Praxis. Alle Details stehen auf der Preisseite, und in der Produktvorstellung rechnen wir Ihr konkretes Setup durch.
Müssen wir uns langfristig binden?
Nein. Es gibt einen monatlich kündbaren Einstieg sowie Laufzeiten über zwölf und vierundzwanzig Monate mit entsprechendem Preisvorteil.
Können wir Roger zurückgeben, wenn es nicht passt?
Bei den Laufzeitverträgen können Sie innerhalb von dreißig Tagen ab Vertragsschluss ohne Angabe von Gründen zurücktreten.
Ihre Antwort war nicht dabei?
Dann klären wir Ihre Frage direkt. In der kostenlosen Produktvorstellung sehen Sie Roger an Ihren eigenen Abläufen, und wir sagen Ihnen, ob Ihr Praxisverwaltungssystem unterstützt wird.
