Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis: der Leitfaden
Wie Praxen erreichbar bleiben, ohne im Telefon zu versinken. Der kostenlose Leitfaden zeigt, welche Kanäle sich lohnen, was rechtlich gilt und wie Sie Anfragen strukturiert beantworten.
Weniger Telefondruck:welche Anfragen sich schriftlich lösen lassen und wie Sie Patientinnen und Patienten dorthin lenken.
Klare Kanalwahl:Telefon, E-Mail, SMS und Messenger im Vergleich, mit Empfehlung für jeden Anlass.
DSGVO im Blick:was in eine Nachricht gehört und was nicht, plus Hinweise zu Einwilligung und Dokumentation.
Leitfaden kostenlos herunterladen
Kurz Ihre Angaben, dann erhalten Sie den Leitfaden als PDF.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Je nach Kammer und Bundesland können weitere Anforderungen gelten.
Was im Leitfaden steckt
Kanäle und Anlässe
Terminvergabe, Erinnerung, Recall, Rückfragen zur Behandlung, Notfälle und Feedback, jeweils mit passendem Kanal.
Konkrete Formulierungen
Beispielsätze für freundliche, kurze Antworten, auch für heikle Fälle wie Terminausfall oder Beschwerde.
Sofort einsatzbereit
Als PDF vorbereitet, gut geeignet für die Teambesprechung und die Einarbeitung.
Warum Kommunikation der Engpass in vielen Praxen ist
Ein großer Teil der Anrufe in einer Zahnarztpraxis dreht sich um wenige, immer gleiche Anlässe: Termin verschieben, Termin bestätigen, Rezept oder Bescheinigung, Rückfrage nach der Behandlung. Jeder dieser Anrufe unterbricht den Empfang mitten in einer anderen Aufgabe.
Wer diese Anlässe in schriftliche Kanäle verlagert, gewinnt zweifach: das Telefon wird frei für die Fälle, die wirklich ein Gespräch brauchen, und die Praxis kann Anfragen dann bearbeiten, wenn es passt. Der Leitfaden zeigt, wie dieser Umbau ohne Reibung gelingt.
Häufige Fragen zur Patientenkommunikation
Welcher Kanal passt zu welchem Anlass?
Terminerinnerungen laufen gut per SMS, Recall per E-Mail oder Messenger, Rückfragen zur Behandlung gehören ans Telefon. Der Leitfaden enthält eine Übersicht für alle häufigen Anlässe.
Was darf in einer Nachricht an Patientinnen und Patienten stehen?
Termindaten und organisatorische Hinweise ja, Diagnosen und Behandlungsdetails nicht. Sensible Inhalte gehören in ein geschütztes Umfeld oder ins Gespräch.
Brauche ich eine Einwilligung für Terminerinnerungen?
Für die Kontaktaufnahme über E-Mail, SMS oder Messenger ist eine dokumentierte Einwilligung der sichere Weg. Eine passende Vorlage finden Sie bei den Ressourcen.
Wie hilft Roger bei der Patientenkommunikation?
Roger bündelt Terminerinnerungen, Recall, Anamnese und Nachrichten in einem Ablauf und schreibt die Ergebnisse direkt in Ihre Praxissoftware. Auf Wunsch übernimmt unser Team Telefon und Empfang komplett.
Passend dazu
Alle Vorlagen finden Sie in der Übersicht der Ressourcen.
