Zahnarztsoftware im Vergleich: PVS, Add-ons und Tools im Überblick

„Zahnarztsoftware“ ist kein einzelnes Produkt, sondern ein Zusammenspiel aus drei Kategorien: dem Praxisverwaltungssystem (PVS) als Kern, Automatisierungs- und Service-Layern, die das PVS ergänzen, und Terminbuchungs- bzw. Portallösungen. Dieser Vergleich ordnet die gängigen Lösungen ein und zeigt, wie Sie die richtige Kombination für Ihre Praxis finden, ohne Ihr bestehendes PVS ersetzen zu müssen.

Die drei Kategorien von Zahnarztsoftware

Bevor Sie einzelne Anbieter vergleichen, hilft ein Blick auf die drei Ebenen, aus denen sich die Software-Landschaft in der Zahnarztpraxis zusammensetzt. Sie konkurrieren nicht miteinander, sondern greifen ineinander.

1. Praxisverwaltungssystem (PVS)

Das Kernsystem jeder Praxis: Patientenakte, Abrechnung nach BEMA und GOZ, Dokumentation und die gesetzlich erforderlichen KZV-Schnittstellen. Was ein PVS im Alltag leistet und was nicht, erklärt der Artikel Was ist ein PVS beim Zahnarzt.

• Typische Lösungen: etablierte Praxisverwaltungssysteme, lokal installiert oder in der Cloud
• Stärke: vollständige Verwaltung und Abrechnung, verpflichtende Schnittstellen
• Wann sinnvoll: als unverzichtbares Fundament jeder Praxis

2. Automatisierungs- und Service-Layer (Add-on)

Ergänzt das PVS um genau die Prozesse, für die es nicht gemacht ist: Recall, HKP-Nachverfolgung, Patientenkommunikation, digitale Anamnese, Factoring oder externe Abrechnung. Auch die Dokumentation lässt sich in dieser Ebene unterstützen, etwa mit der KI-Dokumentation für Zahnarztpraxen.

• Typische Lösungen: Roger, Nelly
• Stärke: nimmt dem Team wiederkehrende Aufgaben ab, steigert Umsetzungsquote und Auslastung
• Wann sinnvoll: wenn das PVS steht, aber Zeit und Umsatz an Routineprozessen verloren gehen

3. Terminbuchung und Portale

Online-Terminbuchung und Patientengewinnung, der sichtbare Draht zu (Neu-)Patientinnen und Patienten.

• Typische Lösungen: Doctolib, jameda, Dr. Flex
• Stärke: Neupatienten und Online-Sichtbarkeit
• Wann sinnvoll: bei Fokus auf Neupatienten-Akquise

Wichtig: Ein Add-on wie Roger ersetzt Ihr PVS nicht, es arbeitet daneben und automatisiert die Abläufe, die im PVS zu kurz kommen.

Praxisverwaltungssysteme (PVS) im Überblick

Die PVS bilden den Kern und sind in Deutschland etabliert. Statt einzelne Hersteller gegenüberzustellen, lohnt ein Vergleich nach Kriterien:

• Betrieb: lokal auf dem Praxisserver installiert oder in der Cloud im Browser. Lokale Systeme brauchen eigene Wartung und Datensicherung, Cloud-Systeme kommen ohne lokale Installation aus.
• Abrechnung: BEMA und GOZ mit Plausibilitätsprüfung sowie die gesetzlich erforderlichen KZV-Schnittstellen. Prüfen Sie, wie gut das System Ihre häufigsten Leistungen abbildet.
• Schnittstellen: Anbindung an Röntgen und Bildgebung, Labor und ergänzende Tools. Je offener das PVS, desto leichter lassen sich Add-ons anbinden.
• Support und Updates: Erreichbarkeit, Schulung und zeitnahe Umsetzung gesetzlicher Änderungen.

Einen herstellerneutralen Überblick über zertifizierte Systeme bietet die Herstellerliste der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung.

Automatisierungs-Add-ons: mehr aus Ihrem PVS herausholen

Ein Automatisierungs-Layer setzt dort an, wo im Praxisalltag Zeit und Umsatz verloren gehen, unabhängig davon, welches PVS Sie nutzen. Fehlt am Empfang die Besetzung, kann zusätzlich eine externe Rezeption Anrufe annehmen.

Wo Roger passt: Roger arbeitet in Ihrem bestehenden PVS und deckt den kompletten HKP-Lebenszyklus sowie den menschlichen Service ab, von der HKP-Nachverfolgung über Recall und Patientenkommunikation bis zur externen Abrechnung (ZMV). Factoring läuft über unseren Factoring-Partner, die Rechnung reichen Sie direkt aus Roger ein.

Auch Nelly automatisiert Praxisprozesse, mit Schwerpunkt auf digitalen Aufnahme- und Zahlungsabläufen. Der Unterschied: Roger deckt zusätzlich den vollständigen HKP-Prozess und einen menschlichen Service-Layer (ZMV, Rezeption) ab.

Die wichtigsten Funktionen, worauf es ankommt

Diese Funktionen sollten in Ihrer Praxis abgedeckt sein, ob durch das PVS oder einen Add-on-Layer:

1. Terminmanagement und Ressourcenplanung

Flexible Termin- und Ressourcenplanung samt automatischer Erinnerungen per WhatsApp oder SMS reduziert Ausfälle und optimiert die Auslastung.

2. Patientenkommunikation und Dokumentation

Digitale Notizen, klare Zuständigkeiten und DSGVO-konforme Kommunikation schaffen Transparenz im Team. Mehr dazu: Patientenkommunikation.

3. Abrechnung und Finanzmanagement

Automatisierte BEMA-/GOZ-Abrechnung mit Plausibilitätsprüfung, ergänzt um Ratenzahlung oder Factoring, beschleunigt den Zahlungseingang.

4. Recall- und Erinnerungssysteme

Ein automatisiertes Recall-System erinnert Patientinnen und Patienten selbstständig und entlastet die ZFA.

5. Digitale Anamnese

Die digitale Anamnese verlagert die Patientenaufnahme aufs Smartphone, weniger Papier, weniger Fehler, spürbar weniger Zeit pro Patientin oder Patient.

6. Analyse- und Auswertungsfunktionen

Kennzahlen wie Auslastung, Umsatz oder Recall-Quote sichtbar machen und datenbasiert optimieren.

Datenschutz und DSGVO: das müssen Sie beachten

Der Schutz sensibler Patientendaten ist essenziell. Eine DSGVO-konforme Software verschlüsselt Daten, sichert die Kommunikation und wird regelmäßig aktualisiert. Browserbasierte SaaS-Lösungen bleiben dabei automatisch auf dem neuesten Stand, ohne lokale Installation. Weitere Informationen zur DSGVO bei der Europäischen Kommission.

So vergleichen Sie in 5 Schritten

• Anforderungen auflisten, von Grundfunktionen bis zu Spezialbedarf Ihrer Praxis.
• Gesamtkosten kalkulieren: Lizenz, Wartung, Updates, Schulung.
• Integration prüfen, arbeitet das Tool mit Ihrem bestehenden PVS und Ihren Geräten zusammen?
• Demo testen: Bedienbarkeit und Alltagstauglichkeit im Team prüfen.
• Support und Updates klären: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, gesetzliche Aktualität.

Fragen Sie Anbieter gezielt: Was ist im Basispaket enthalten? Wie hoch sind die laufenden Kosten? Welche Sicherheitsstandards werden erfüllt? Lässt sich die Lösung in mein PVS integrieren?

Fazit: die richtige Kombination statt der „einen“ Software

Die beste Zahnarztsoftware ist selten ein einzelnes Produkt: ein solides PVS als Basis, ergänzt um einen Automatisierungs-Layer für die zeitfressenden Routineprozesse. So steigern Sie Auslastung und Umsatz, ohne Ihr Kernsystem anzutasten. Wie das konkret aussieht, zeigt die Zahnarztsoftware von Roger. Ob sich ein Wechsel überhaupt lohnt oder ob Sie Ihr PVS besser ergänzen, klärt der Beitrag PVS wechseln oder ergänzen? So entscheiden Sie.