Abrechnung auslagern: die vier Modelle im Vergleich

Vier Wege entlasten die Abrechnung einer Zahnarztpraxis: eine eigene, angestellte ZMV, eine externe ZMV direkt im PVS, ein Abrechnungsbüro im eigenen System oder Factoring gegen das Zahlungsausfallrisiko. Roger bietet davon zwei Modelle an, die externe ZMV und die PVS-Anbindung für seinen Factoring-Partner, und ordnet deshalb ehrlich ein, welches Modell welches Problem löst.

Welche vier Modelle gibt es, um die Abrechnung auszulagern?

Die vier Modelle unterscheiden sich nicht nur im Investment, sondern vor allem darin, welches Problem sie überhaupt lösen. Wer das übersieht, wählt am Ende ein Modell, das die eigentliche Ursache gar nicht berührt, und zahlt trotzdem jeden Monat dafür.

Eigene, angestellte ZMV

Eine fest angestellte ZMV arbeitet ausschließlich für eine Praxis, kennt Patienten und Team aus dem Alltag und ist über Gehalt und Arbeitsvertrag gebunden. Sie deckt Personalkapazität ab, solange sie anwesend ist, aber ihre Abwesenheit bei Krankheit oder Urlaub trifft die Praxis ungefiltert, weil eine einzelne Person sich nicht einfach vertreten lässt. Für kleine Praxen mit hoher Kontrollanforderung und einem funktionierenden Bewerbermarkt am Standort bleibt sie trotzdem oft die naheliegende Wahl, gerade wenn die Praxisgröße eine volle Stelle rechtfertigt.

Externe ZMV, direkt im PVS

Eine externe ZMV wird stundenweise gebucht, arbeitet aber direkt im bestehenden Praxisverwaltungssystem der Praxis, nicht in einem fremden Portal. Roger stellt dafür einen Pool ausgebildeter ZMV mit eingearbeiteter Vertretung bei Ausfall bereit, buchbar nach tatsächlichem Bedarf statt nach einer festen Vollzeitstelle. Die Praxis muss dafür kein neues System lernen und keine Daten an eine fremde Stelle übergeben. So funktioniert eine externe ZMV bei Roger.

Abrechnungsbüro, im eigenen System

Ein klassisches Abrechnungsbüro übernimmt die Abrechnung vollständig, arbeitet dabei aber in seinem eigenen System und verlangt einen Datenexport aus dem PVS der Praxis. Die Praxis gibt damit die laufende Einsicht ab und erhält stattdessen periodische Berichte, oft erst am Monatsende, wenn eine Rückfrage längst zu spät kommt. Für Praxen, die die Abrechnung komplett abgeben wollen und keinen laufenden PVS-Einblick brauchen, ist das trotzdem eine legitime, wenn auch andere Entscheidung als bei einer externen ZMV.

Factoring, gegen das Zahlungsausfallrisiko

Factoring löst weder Personalkapazität noch Abrechnungsqualität, sondern ausschließlich das Risiko, dass ein Patient eine vereinbarte Rate nicht bezahlt. Bei Roger übernimmt diese Aufgabe ausschließlich unser Factoring-Partner: Auszahlung, Ausfallrisiko, Mahnwesen und Ratenangebote laufen über den Partner, der Vertrag über die Konditionen entsteht direkt zwischen Praxis und Partner, nicht über Roger. Roger stellt in diesem Modell nur die technische Anbindung ans PVS bereit, nicht die Finanzierung selbst. So funktioniert Factoring bei Roger.

Welches Problem haben Sie wirklich?

Nicht alle vier Modelle lösen dasselbe Problem, und genau das übersehen Anbieter, die nur ihr eigenes Modell verkaufen. Drei Fragen trennen die vier Modelle sauberer als jeder Preisvergleich, und die Antwort entscheidet, welches Modell überhaupt infrage kommt.

Zu wenig Personalkapazität für die Abrechnung? Eine eigene, angestellte Kraft schafft mehr Kapazität, allerdings mit Einstellungsrisiko und Vorlaufzeit bis zur vollen Einarbeitung. Eine externe ZMV oder ein Abrechnungsbüro lösen dasselbe Problem, ohne dass die Praxis selbst einstellen und einarbeiten muss, und ohne das Risiko, dass die Stelle über Monate unbesetzt bleibt.

Zweifel an der Qualität oder Vollständigkeit der Abrechnung? Eine externe ZMV mit laufender Sichtbarkeit im PVS oder ein spezialisiertes Abrechnungsbüro adressieren genau das, eine reine Kapazitätslösung dagegen nicht zwingend, denn mehr Hände lösen kein Wissensproblem.

Zahlungsausfallrisiko bei Patientenraten? Das löst ausschließlich Factoring. Mehr Abrechnungspersonal ändert nichts daran, ob ein Patient am Ende zahlt, weil das Problem gar nicht in der Abrechnung selbst liegt, sondern danach.

Wie eng Kapazität und Qualität zusammenhängen, zeigt eine Erfahrung von Belinda, Kundin bei Roger: Ihre ZMV arbeitete laut Vertrag 24 Stunden, leistete real aber 35 Stunden, ein klares Zeichen für zu wenig Kapazität, nicht für schlechte Arbeit. Fällt die einzige ZMV einer Praxis aus, kann der Abrechnungsrückstand laut der Erfahrung eines Praxis-Interessenten 2 bis 3 Wochen dauern, bis er wieder aufgeholt ist, ein Zeitraum, in dem bereits erbrachte Leistungen liegen bleiben und Umsatz erst verspätet ankommt. Wie stark diese Abhängigkeit werden kann, beschrieb der Zahnarzt Christian im Gespräch mit Roger so, dass 95 Prozent der gesamten Verwaltungsarbeit an einer einzigen Person hingen, ein Risiko, das die vier Modelle sehr unterschiedlich adressieren und das eine reine Gehaltserhöhung für diese eine Person nicht auflöst.

Die Verwechslung der drei Probleme ist der häufigste Fehler bei dieser Entscheidung. Eine Praxis, die eigentlich unter Zahlungsausfällen bei Ratenplänen leidet, aber eine zweite ZMV einstellt, bezahlt am Ende zwei Gehälter und hat trotzdem offene Rechnungen. Eine Praxis, deren ZMV fachlich stark, aber schlicht zeitlich überlastet ist, gewinnt durch Factoring keine einzige Stunde zurück, sondern nur schnelleres Geld für dieselbe, weiterhin knappe Zeit. Deshalb lohnt sich die Diagnose vor der Entscheidung, nicht danach.

Was zahlt eine Praxis für welches Modell?

Die vier Modelle folgen völlig unterschiedlichen Preislogiken, und ein direkter Zahlenvergleich wäre irreführend, wenn er das ignoriert. Deshalb steht hier für jedes Modell zuerst die Logik, und erst danach, wo überhaupt eine belastbare Zahl existiert.

Eigene, angestellte ZMV. Das Investment besteht aus Gehalt, Lohnnebenkosten und dem Ausfallrisiko bei Krankheit oder Urlaub, denn eine einzelne Person lässt sich nicht ohne Weiteres vertreten, wenn sie ausfällt. Wie hoch eine qualifizierte ZMV ihr Gehalt im Bewerbungsgespräch ansetzt, zeigt eine Erfahrung von Dr. Dastan: eine Forderung von 5.500 brutto im Monat plus Firmenwagen, ein einzelner Marktpunkt aus einem echten Gespräch, kein Durchschnittswert für ganz Deutschland und keine Garantie, dass jeder Bewerber dasselbe verlangt.

Externe ZMV. Bei Roger liegt das Investment zwischen 69,90 € und 89,90 € pro Stunde, gestaffelt nach Vertragslaufzeit: 69,90 € bei 12 Monaten, 79,90 € bei 6 Monaten, 84,90 € bei 3 Monaten und 89,90 € ganz ohne Laufzeitbindung. Je länger die Bindung, desto niedriger der Stundensatz, und die Praxis bezahlt nur die tatsächlich gebuchten Stunden, nicht eine volle Stelle unabhängig vom Bedarf. Preise für externe ZMV und Factoring.

Abrechnungsbüro. Klassische Abrechnungsbüros rechnen meist über eine Provision auf die abgerechnete Leistung oder über eine Fixgebühr ab. Einen marktweit üblichen Prozentsatz veröffentlicht keiner der Anbieter öffentlich, deshalb lässt sich hier nur die Logik beschreiben, nicht eine verlässliche Zahl, so ungern eine Praxis vor der Entscheidung auf eine Schätzung verzichtet.

Factoring. Die Gebühr fällt auf den tatsächlich ausgezahlten Betrag an und wird direkt zwischen der Praxis und unserem Factoring-Partner vereinbart. Eine pauschale Zahl dafür würde hier in die Irre führen, weil die Höhe vom individuellen Vertrag und vom Rechnungsvolumen abhängt, nicht von einem festen Listenpreis.

Das günstigste Modell auf dem Papier ist selten das passende. Eine eigene Kraft wirkt im Monatsvergleich oft billiger als eine externe ZMV, bis die erste Krankschreibung oder der erste Urlaub die Abrechnung tagelang liegen lässt und niemand einspringt. Umgekehrt lohnt sich Factoring nicht für eine Praxis, die ohnehin kaum offene Raten hat, weil dort keine Zahlungslücke besteht, die eine Gebühr rechtfertigen würde. Die Investment-Frage lässt sich deshalb erst sinnvoll beantworten, wenn vorher klar ist, welches der drei Probleme überhaupt vorliegt.

Welches Modell passt zu Ihrem Problem?

Acht Kriterien zeigen, wo sich die vier Modelle wirklich unterscheiden, nicht nur im Investment. Wer nur nach dem Preis entscheidet, übersieht meist genau das Kriterium, das später am meisten kostet.

• Löst das Problem Personalkapazität? Eigene ZMV: ja, mit Einstellungsrisiko. Externe ZMV: ja. Abrechnungsbüro: ja. Factoring: nein.
• Löst das Problem Zahlungsausfall? Eigene ZMV: nein. Externe ZMV: nein. Abrechnungsbüro: nein. Factoring: ja.
• Arbeitet direkt im PVS der Praxis? Eigene ZMV: ja. Externe ZMV: ja. Abrechnungsbüro: nein, eigenes System. Factoring: nein, läuft parallel zur Abrechnung.
• Erfordert Datenübertragung nach außen? Eigene ZMV: nein. Externe ZMV: nein. Abrechnungsbüro: ja, per Export. Factoring: teilweise, je nach Vertrag mit dem Partner.
• Absicherung bei Krankheit oder Urlaub? Eigene ZMV: nein, Einzelperson. Externe ZMV: ja, mit eingearbeiteter Vertretung. Abrechnungsbüro: meist ja, im Team. Factoring: nicht relevant für dieses Kriterium.
• Welche PVS-Voraussetzung gilt? Eigene ZMV: keine. Externe ZMV: nur Dampsoft, Charly oder Z1. Abrechnungsbüro: keine. Factoring: keine.
• Wie sieht die Vertragsbindung aus? Eigene ZMV: unbefristet. Externe ZMV: stundenweise buchbar und skalierbar. Abrechnungsbüro: meist mit fester Laufzeit. Factoring: laufend, pro abgerechnetem Fall.
• Ist eigene Software nötig? Eigene ZMV: nein. Externe ZMV: ja, die Roger Software. Abrechnungsbüro: nein. Factoring: nein.

Ein Punkt gehört direkt unter diese Liste, nicht in eine Fußnote am Seitenende: Die externe ZMV von Roger ist ausschließlich zusammen mit der Roger Software buchbar, nicht als eigenständige Dienstleistung. Wer nur Abrechnungshilfe sucht, ohne Interesse an der Software dahinter, wird mit diesem einen Modell auf die falsche Fährte geschickt und sollte eher ein Abrechnungsbüro oder eine eigene Kraft prüfen, statt eine Softwareentscheidung mitzukaufen, die eigentlich gar nicht gewollt war.

Wer haftet, und wer hat Zugriff auf Ihr PVS?

Bei einer eigenen, angestellten ZMV liegt die Haftung für die Abrechnung bei der Praxis selbst, mit vollem, laufendem Zugriff auf das eigene PVS und ohne dass ein Dritter dazwischensteht. Bei einer externen ZMV bleibt der Zugriff ebenfalls im PVS der Praxis, die ZMV arbeitet dort mit eigenem, protokolliertem Zugang, während die Praxis die Übersicht in Echtzeit behält, statt auf einen Bericht zu warten. Ein Abrechnungsbüro dagegen arbeitet in seinem eigenen System: Die Praxis exportiert Daten dorthin und verliert damit den unmittelbaren Einblick, bis ein Bericht zurückkommt, meist erst zum Monatsende, wenn eine offene Frage längst nicht mehr aktuell ist.

Factoring greift nicht in die Abrechnung selbst ein, sondern erst in die Zahlung danach. Unser Factoring-Partner übernimmt Auszahlung, Ausfallrisiko und Mahnwesen, der Vertrag über die Konditionen entsteht direkt zwischen Praxis und Partner, nicht über Roger. Roger stellt in diesem Modell ausschließlich die technische Anbindung ans PVS bereit, die eigentliche Finanzbeziehung liegt bei der Praxis und dem Partner.

Das Modell externe ZMV gilt bei Roger nur für ein PVS, das die Anbindung tatsächlich unterstützt: Dampsoft, Charly oder Z1. Eine Praxis mit einem anderen PVS kann dieses eine Modell aktuell nicht nutzen, das ist eine reale Grenze und keine Randnotiz im Kleingedruckten, und sie sollte in diesem Fall gezielt ein Abrechnungsbüro oder eine eigene Kraft in Betracht ziehen.

Unabhängig vom gewählten Modell bleibt die Praxis selbst für den Datenschutz ihrer Patientendaten verantwortlich, auch wenn eine externe Person oder ein externes Büro damit arbeitet. Bei einer externen ZMV bleiben die Daten im eigenen PVS, mit protokolliertem Zugang und ohne dass eine Kopie an einen Dritten geht. Bei einem Abrechnungsbüro verlassen Daten die Praxis mit jedem Export, was mehr vertragliche Sorgfalt bei der Auswahl des Anbieters verlangt, gerade weil hier grundsätzlich mit Patientendaten gearbeitet wird und dieser Punkt vor Vertragsschluss geklärt gehört, nicht danach.

Wann passt welches Modell nicht, und wann lassen sich zwei kombinieren?

Wann eine externe ZMV die falsche Wahl ist

Eine externe ZMV passt nicht, wenn das PVS der Praxis außerhalb von Dampsoft, Charly oder Z1 liegt, wenn die Praxis gar keine Software will, sondern eine reine Abrechnungsdienstleistung ohne Systemzugang sucht, oder wenn nur ein einmaliges Projekt ansteht statt einer laufenden Servicebeziehung. Roger sucht bewusst langfristige Servicebeziehungen, keine Einzelaufträge, und sagt das lieber vorab, als eine Praxis in ein Modell zu drängen, das nicht passt.

Wann Factoring die falsche Wahl ist

Factoring löst kein Personalproblem. Eine Praxis mit einer fachlich guten, aber überlasteten ZMV braucht keine schnellere Auszahlung, sie braucht Entlastung, zum Beispiel durch eine externe ZMV oder ein Abrechnungsbüro, sonst bleibt das eigentliche Problem einfach bestehen, nur mit schnellerem Geldeingang für dieselbe zu knappe Kapazität.

Wann eine eigene, angestellte Kraft weiterhin richtig ist

Eine eigene Kraft bleibt sinnvoll, wenn die Praxis hohe Kontrollanforderungen stellt, der Bewerbermarkt am Standort tatsächlich hergibt und die Praxisgröße eine volle Vollzeitstelle wirklich auslastet, statt eine Person mit halber Auslastung dauerhaft zu binden und trotzdem voll zu bezahlen. Wo diese drei Bedingungen zusammenkommen, ist keines der drei anderen Modelle automatisch das bessere.

Wann ein klassisches Abrechnungsbüro die richtige Wahl ist

Ein Abrechnungsbüro passt, wenn die Praxis die Abrechnung vollständig abgeben will, einen Export-Workflow in ein fremdes System akzeptiert und eine Echtzeit-Einsicht ins eigene PVS kein Muss ist, sondern ein monatlicher Bericht ausreicht. Für Praxen, die bewusst Distanz zur eigenen Abrechnung wollen, ist das eine ehrliche Wahl, keine Notlösung.

Externe ZMV und Factoring kombiniert

Beide Modelle lösen unterschiedliche Probleme, deshalb lassen sie sich auch kombinieren, ohne dass eines das andere ersetzt: Die externe ZMV übernimmt die Abrechnung direkt im PVS, unser Factoring-Partner übernimmt das Zahlungsausfallrisiko bei Patientenraten. Sichtbar wird das für die Praxis vor allem an einer Stelle, der Ratenzahlung direkt im Behandlungsplan, statt in zwei getrennten Systemen, die niemand miteinander abgleicht. Ratenzahlung direkt im Plan. In Deutschland werden im Durchschnitt 30 bis 40 Prozent aller Heil- und Kostenpläne angenommen, eine Zahl, die zeigt, wie viel Umsatz an der Zahlungsfrage hängt und nicht nur an der Abrechnung selbst, und warum sich die Kombination für viele Praxen überhaupt erst lohnt. Für eine Praxis mit knapper Kapazität und gleichzeitig vielen Ratenplänen ist die Kombination oft der eigentliche Zielzustand, nicht ein Kompromiss zwischen zwei halben Lösungen.

Fazit: welches Modell zu Ihrer Praxis passt

Die vier Modelle lösen im Kern drei verschiedene Probleme: Personalkapazität, Abrechnungsqualität und Zahlungsausfallrisiko. Wer sein eigenes Problem kennt, wählt die passende Kombination, statt für mehr Abrechnungspersonal zu zahlen, wo eigentlich Zahlungssicherheit fehlt, oder umgekehrt Geld in schnellere Auszahlungen zu stecken, wo eigentlich eine zweite Person fehlt. Die Reihenfolge zählt: erst das Problem benennen, dann das Modell wählen, nicht umgekehrt, sonst passt am Ende weder das Investment noch das Ergebnis. Roger bietet davon zwei Modelle an, die externe ZMV und die PVS-Anbindung für unseren Factoring-Partner, und zeigt beide am liebsten direkt an Ihrem eigenen PVS in einer Produktvorstellung.

Häufige Fragen

Welche Anbieter unterstützen Zahnarztpraxen in Deutschland bei der ZMV-Verwaltung?

Vier Modelltypen kommen infrage: eine eigene, angestellte ZMV, eine externe ZMV, die direkt im PVS der Praxis arbeitet, ein Abrechnungsbüro mit eigenem System, und Factoring für das Zahlungsausfallrisiko. Roger bietet davon die externe ZMV sowie die PVS-Anbindung für seinen Factoring-Partner an, nicht Factoring selbst.

Externe ZMV-Dienstleister Deutschland Vergleich?

Ein echter Vergleich braucht drei Kriterien: ob der Dienstleister direkt im PVS der Praxis arbeitet oder in einem eigenen System, ob eine Vertretung bei Krankheit oder Urlaub organisiert ist, und wie die Preislogik aufgebaut ist, stundenweise oder pauschal. Eine reine Namensliste beantwortet keine dieser drei Fragen.

Wie vereinfache ich die Abrechnung in der Zahnarztpraxis?

Vier Hebel wirken: eine eigene Kraft für mehr Kapazität einstellen, eine externe ZMV stundenweise dazu buchen, ein Abrechnungsbüro vollständig beauftragen, oder mit Factoring das Zahlungsausfallrisiko von der Abrechnung selbst trennen. Welcher Hebel zählt, hängt vom eigentlichen Problem der Praxis ab, nicht von der Reihenfolge, in der die vier Modelle bekannt sind.

Wie kann ich meine Abrechnung meiner Zahnarztpraxis automatisieren?

Automatisierung und Auslagern sind zwei verschiedene Wege: Automatisierung bedeutet, dass Software die Erfassung direkt übernimmt, Auslagern bedeutet, dass Menschen außerhalb der Praxis die Arbeit übernehmen. Beide Wege schließen sich nicht aus und lassen sich in der Praxis sogar kombinieren. Wie Software Behandlungsdokumentation direkt erkennt, zeigt der Beitrag Abrechnung automatisieren statt auslagern.

Was kostet Factoring für Zahnärzte?

Die Gebühr fällt auf den tatsächlich ausgezahlten Betrag an, die genaue Höhe regelt der Vertrag direkt zwischen der Praxis und unserem Factoring-Partner. Roger selbst verkauft kein Factoring, sondern stellt für dieses Modell nur die technische Anbindung ans PVS bereit.