Abrechnung auslagern: Welches Modell löst Ihr Problem?

Wer die Abrechnung auslagern will, wählt zwischen vier Modellen: eigene ZMV, externe ZMV, Abrechnungsstelle oder Factoring-Partner. Sie lösen drei verschiedene Probleme (Arbeitszeit, Qualität, Liquidität), und Roger bietet davon die externe ZMV an, während Factoring über unseren Factoring-Partner läuft.

Die Tabelle zeigt vorab, welches Modell welches Problem anfasst. Danach folgt die Frage, die in keinem Angebot steht: Welches Problem haben Sie wirklich?

Welche vier Modelle gibt es, um die Abrechnung auszulagern?

Die vier Modelle unterscheiden sich weniger im Preis als darin, welchen Engpass sie lösen. Wer das übersieht, zahlt jeden Monat für ein Modell, das die eigentliche Ursache nicht berührt.

Eigene, angestellte ZMV

Eine angestellte ZMV kennt Team und Patienten und arbeitet nur für Ihre Praxis. Sie deckt Kapazität ab, solange sie da ist. Fällt sie aus, liegt die Abrechnung, denn eine Person lässt sich nicht einfach vertreten.

Externe ZMV, direkt in Ihrem PVS

Die externe ZMV von Roger arbeitet in Ihrem Praxisverwaltungssystem, nicht in einem fremden Portal, und kommt als Monatspaket zum Festpreis ab Monat 1. Je nach Paket berät sie nur oder übernimmt die Abrechnung, dazu mehr im Abschnitt zum Investment. Eine feste Ansprechperson gehört zu jedem Paket, bei Urlaub und Krankheit springt eine Vertretung ein, daher 0 Stunden Ausfall. Die externe ZMV gibt es nur zusammen mit der Roger Software. Wie sie arbeitet, steht auf der Seite Externe Abrechnung für Zahnärzte.

Abrechnungsstelle (Abrechnungsbüro, Abrechnungsservice)

Eine Abrechnungsstelle erstellt die Rechnung, versendet sie und wickelt je nach Modell Zahlung und Mahnwesen ab. Sie plant keine Behandlung und prüft nicht, ob Ihre Leistungen am Stuhl vollständig erfasst wurden. Sie verbessert also das Ende des Prozesses, nicht die Eingaben. Welche Preisbausteine in Angeboten stehen und wie Sie rechnen, erklärt der Artikel Abrechnungsstelle für Zahnärzte: Was externe Abrechnung kostet und welche Alternativen es gibt.

Factoring-Partner

Factoring löst weder Arbeitszeit noch Abrechnungsqualität, sondern die Frage, wann Ihr Honorar auf dem Konto ist und was bei einem unbezahlten Patienten passiert. Forderungskauf, Auszahlung, Mahnwesen und Ratenangebote an Patienten übernimmt ausschließlich unser Factoring-Partner. Der Vertrag entsteht direkt zwischen Ihrer Praxis und dem Partner, Roger ist nicht Vertragspartei. Roger stellt nur die Anbindung bereit: Sie reichen die Rechnung aus Roger ein. Die Konditionen legt der Partner abhängig vom Abrechnungsvolumen fest, sie beginnen ab 1,8 %. Mehr dazu in Factoring in der Zahnarztpraxis und auf der Seite Factoring für Zahnärzte.

Welches Problem haben Sie wirklich: Zeit, Qualität oder Liquidität?

Drei Fragen trennen die Modelle besser als jeder Preisvergleich.

Fehlt Ihnen Arbeitszeit? Dann zählen eigene ZMV und externe ZMV. Die eigene Kraft muss gefunden und eingearbeitet werden. Laut KZBV/Zi-Umfrage 2024 vergehen im Schnitt etwa sechs Monate, bis eine Stelle besetzt ist (gemeint sind ZFA, ZMF und ZMV zusammen). Die externe ZMV kommt als Paket mit fester Ansprechperson und Vertretung.

Zweifeln Sie an der Vollständigkeit der Abrechnung? Dann braucht es jemanden, der vor der Rechnung kontrolliert, nicht danach. Das leisten eine gute eigene ZMV und die externe ZMV ab Roger Plan (Behandlungsplanung und Leistungsendkontrolle). Eine Abrechnungsstelle prüft die fertige Rechnung, nicht Ihre Leistungserfassung. Wo Fehler entstehen, beschreibt Abrechnungsfehler in der Zahnarztpraxis vermeiden.

Liegt Honorar zu lange offen oder fallen Raten aus? Das ist ein Zahlungsproblem. Mehr Abrechnungspersonal ändert nichts daran, ob ein Patient am Ende zahlt. Hier hilft der Factoring-Partner, bei Rechnungsstellung und Mahnwesen auch eine Abrechnungsstelle.

Die Verwechslung ist der häufigste Fehler. Eine Praxis, deren ZMV fachlich stark, aber überlastet ist, gewinnt durch Factoring keine Stunde zurück, sie bekommt nur schneller Geld für dieselbe knappe Zeit. Und wer eine zweite ZMV einstellt, obwohl Raten ausfallen, bezahlt zwei Gehälter und hat trotzdem offene Rechnungen.

Worin unterscheiden sich die Modelle im Praxisalltag?

Acht Kriterien, die in Angeboten selten nebeneinanderstehen. Ein Preis allein verdeckt meist genau das Kriterium, das später am meisten Aufwand macht.

Ein Punkt gehört direkt unter die Tabelle: Die externe ZMV von Roger ist nur zusammen mit der Roger Software buchbar. Wer nur Abrechnungshilfe sucht und keine Software will, ist mit einer Abrechnungsstelle oder einer eigenen Kraft besser beraten. Ob Ihr Praxisverwaltungssystem unterstützt wird, klären wir in der Produktvorstellung. Wenn Daten zur Abrechnung an einen Dritten gehen, verlangt § 10 Abs. 6 GOZ die schriftliche Einwilligung des Patienten und seine schriftliche Entbindung des Zahnarztes von der Schweigepflicht. Das ist keine Rechtsberatung, lassen Sie den Einzelfall prüfen. Die Einzelheiten stehen im Artikel zur Abrechnungsstelle.

Was heißt das für das Investment der vier Modelle?

Die Modelle folgen unterschiedlichen Preislogiken, deshalb nennen wir hier nur Zahlen, die wir belegen können: die Pakete der externen ZMV und die Eingangskonditionen unseres Factoring-Partners. Für Gehalt, Abrechnungsstelle und Gebührenbausteine gibt es keine Marktzahl, die für Ihre Praxis gilt. Wie Sie Angebote auf derselben Basis rechnen, zeigt der Artikel Abrechnungsstelle für Zahnärzte: Was externe Abrechnung kostet.

• Eigene ZMV: Gehalt, Lohnnebenkosten und das Risiko, dass bei Ausfall niemand einspringt.
• Externe ZMV: Festpreis ab Monat 1, nicht nach Aufwand. Die vier Monatspakete, netto zuzüglich Mehrwertsteuer, für 1 Behandler:

• Abrechnungsstelle: Gebühr je Rechnung oder Prozentsatz der Forderung, oft mit Grund- und Nebengebühren. Rechnen Sie das auf Ihr Jahresvolumen hoch.
• Factoring-Partner: Prozentsatz der ausgezahlten Forderung, Konditionen ab 1,8 %, endgültig festgelegt vom Partner.

Jeder weitere Behandler erhöht das Investment bei Plan, Pro und Full um 1.499 € im Monat, bei Focus um 599 €. Die aktuellen Pakete stehen auf der Seite Preise.

Was passiert, wenn die einzige ZMV ausfällt?

Aus Gesprächen mit Praxen wissen wir: Fällt die ZMV aus, entstehen 2 bis 3 Wochen Abrechnungsrückstau. Das ist ein Wert aus einzelnen Praxisgesprächen, kein Marktdurchschnitt. In dieser Zeit liegen Rechnungen unversendet und Leistungen unkontrolliert, das Honorar kommt später an.

Wie eng das an einer Person hängen kann, beschrieb ein Zahnarzt im Gespräch mit Roger: 95 Prozent der gesamten Verwaltungsarbeit hingen an einer einzigen Person (Einzelfall). Ein anderer Fall zeigt das Gegenstück: Eine ZMV arbeitete bei einem 24-Stunden-Vertrag real 35 Stunden (Einzelfall). Das ist ein Zeichen für zu wenig Kapazität, nicht für schlechte Arbeit.

Eine schnelle Neubesetzung ist selten. Nach der KZBV/Zi-Umfrage 2024 bewerten etwa 40 % der Praxen ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht, und nach dem Zi/KZBV-Stimmungsbild 2024 finden 94 % der Zahnärzte kaum noch geeignetes Personal. Wer die Abrechnung an einer Person festmacht, plant mit einem Risiko, das sich nicht wegorganisieren lässt. Weiterführend: ZMV-Fachkräftemangel: Was Praxen jetzt tun können.

Wann passt welches Modell nicht, und wann lassen sich zwei kombinieren?

Wann die eigene ZMV richtig bleibt

Wenn Ihre Praxis hohe Kontrolle will, der Bewerbermarkt am Standort hergibt und die Stelle voll ausgelastet ist. Wo diese drei Bedingungen zusammenkommen, ist kein externes Modell automatisch besser.

Wann die externe ZMV nicht passt

Wenn Sie keine Software wollen, sondern nur eine Abrechnungsdienstleistung, oder wenn Ihr Praxisverwaltungssystem nicht unterstützt wird. Auch Roger Focus ersetzt keine Umsetzung: Dort berät Roger, Ihr Team setzt um.

Wann eine Abrechnungsstelle richtig ist

Wenn Sie die Rechnungsstellung bewusst abgeben wollen, einen Datenaustausch mit dem Anbieter akzeptieren und kein laufender Einblick in Ihr PVS nötig ist. Das ist eine legitime Entscheidung, keine Notlösung.

Wann Factoring die falsche Wahl ist

Wenn Ihr Problem Arbeitszeit oder Qualität ist, nicht Liquidität. Factoring ist ein Modell unseres Factoring-Partners und kein Roger-Service.

Externe ZMV und Factoring-Partner kombinieren

Die beiden lösen verschiedene Probleme und schließen sich nicht aus: Die externe ZMV übernimmt Planung, Kontrolle und je nach Paket die Abrechnung in Ihrem PVS, unser Factoring-Partner übernimmt Auszahlung und Mahnwesen. Für eine Praxis mit knapper Zeit und vielen Ratenplänen ist das oft der Zielzustand, kein Kompromiss.

Wie entscheiden Sie in drei Schritten?

1. Benennen Sie das Problem: Arbeitszeit, Qualität oder Liquidität. Fragen Sie dazu die Person, die heute abrechnet.
2. Streichen Sie die Modelle, die dieses Problem nicht lösen, nach der Tabelle oben.
3. Vergleichen Sie die übrigen Angebote auf derselben Basis, mit der Eigenrechnung im Artikel zur Abrechnungsstelle.

Roger zeigt die externe ZMV am liebsten direkt an Ihrem Ablauf: Produktvorstellung buchen. Wie eine Praxis mit externer ZMV Stabilität gewonnen hat, zeigt die Erfolgsgeschichte Praxis Dr. Reida.

Häufige Fragen

Welche Modelle gibt es, um die Abrechnung in der Zahnarztpraxis auszulagern?

Vier: eine eigene, angestellte ZMV, eine externe ZMV, eine Abrechnungsstelle und ein Factoring-Partner. Sie lösen unterschiedliche Probleme: Arbeitszeit, Qualität der Abrechnung und Liquidität. Roger bietet davon die externe ZMV an, Factoring läuft über unseren Factoring-Partner.

Wie finde ich das passende Modell für meine Praxis?

Benennen Sie zuerst das Problem. Fehlt Zeit, passen eigene oder externe ZMV. Zweifeln Sie an der Vollständigkeit, braucht es Kontrolle vor der Rechnung. Liegt Honorar zu lange offen, passt Factoring über unseren Factoring-Partner. Danach vergleichen Sie die Angebote auf derselben Basis.

Welches Investment bedeutet die externe ZMV von Roger?

Die externe ZMV gibt es in vier Monatspaketen zum Festpreis, netto zuzüglich Mehrwertsteuer, für 1 Behandler: Roger Focus ab 1.299 € im Monat bei 12 Monaten, Roger Plan 2.990 €, Roger Pro 4.990 € und Roger Full 6.490 €. Jeder weitere Behandler kostet bei Plan, Pro und Full 1.499 € im Monat mehr, bei Focus 599 €.

Kann ich externe ZMV und Factoring kombinieren?

Ja. Die externe ZMV arbeitet in Ihrem PVS an Planung, Kontrolle und je nach Paket an der Abrechnung. Unser Factoring-Partner übernimmt Auszahlung, Mahnwesen und Ratenangebote. Der Vertrag mit dem Partner entsteht direkt zwischen Ihrer Praxis und dem Partner, die Konditionen beginnen ab 1,8 %.

Was passiert, wenn meine ZMV ausfällt?

Aus Gesprächen mit Praxen wissen wir von 2 bis 3 Wochen Abrechnungsrückstau, kein Marktdurchschnitt. Bei der externen ZMV von Roger springt bei Urlaub und Krankheit eine Vertretung ein, daher 0 Stunden Ausfall.