Abrechnungsfehler in der Zahnarztpraxis: typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Typische Abrechnungsfehler in der Zahnarztpraxis sind meist Prozessfehler: fehlende Begründung, nie erfasste Leistung, unvollständige Rechnung, liegengebliebene Abrechnung. Wer sie vermeiden will, braucht eine feste Prüfroutine vor dem Versand, und Roger entlastet dort, wo Leistungserfassung und Abrechnung Zeit kosten.

Am Quartalsende stapeln sich die Fälle, die ZMV hat nebenbei das Telefon im Ohr, und die Rechnung geht raus, wie sie ist. Genau dort entstehen Honorarverluste. Dieser Artikel sortiert die Fehler nach ihrem Mechanismus und gibt Ihnen zu jedem einen konkreten Prüfpunkt. Er ist ein Prozessleitfaden und keine Rechtsberatung. Stand der Regelungen: Oktober 2026.

Welche Abrechnungsfehler kosten eine Zahnarztpraxis Honorar?

Es sind neun Fehlertypen, die in drei Gruppen fallen: Fehler bei der Privatabrechnung nach GOZ, Fehler bei der Kassenabrechnung nach BEMA und Fehler im Ablauf der Praxis. Jeder führt zu demselben Ergebnis: Eine Leistung wird nicht bezahlt, die Rechnung wird nicht fällig oder das Honorar wird gekürzt.

1. Erhöhter Steigerungsfaktor ohne tragfähige Begründung: Die Erhöhung wird beanstandet, der Patient zahlt nur den Normalsatz.
2. Rechnung formal unvollständig: Leistungsdatum, Zahnnummer, Steigerungssatz oder Auslagen fehlen, die Rechnung wird zurückgewiesen oder verzögert bezahlt.
3. Analogleistung ohne den Vermerk „entsprechend“: Die Position ist angreifbar und wird nicht erstattet.
4. Wunsch- und Mehrleistung ohne vorherige schriftliche Vereinbarung oder Heil- und Kostenplan: Die Praxis bleibt auf dem Honorar sitzen.
5. BEMA- und GOZ-Regeln vermischt: Die Kassenleistung wird gekürzt, die Privatleistung ist nicht abrechenbar.
6. Leistungen nebeneinander abgerechnet, die sich ausschließen oder in der Hauptleistung enthalten sind: Das Honorar wird berichtigt.
7. Erbrachte Leistung nie erfasst: Was nicht in der Abrechnung steht, wird nie bezahlt.
8. Abrechnung bleibt liegen: Das Honorar kommt Wochen später oder gar nicht.
9. Keine Gegenkontrolle vor dem Versand: Jeder der acht anderen Fehler läuft ungebremst durch.

Wie viel Honorar das im Schnitt kostet, lässt sich nicht seriös beziffern. Es gibt keine belastbare, quellengestützte Zahl, und die Prozentwerte, die im Netz kursieren, nennen keine Quelle. Deshalb ordnen wir die Fehler nach Mechanismus und nicht nach Euro.

Warum entstehen Abrechnungsfehler meistens im Prozess und nicht aus Unwissen?

Weil dieselben Leute dieselben Regeln kennen und trotzdem an den Übergaben scheitern. Vier Ursachen tauchen immer wieder auf.

• Die Übergabe vom Behandler über die Assistenz bis zur Abrechnung. Der Befund wird in Stichpunkten notiert und bei der Übernahme falsch gelesen oder verkürzt.
• Eine Person macht alles gleichzeitig. Wer die Abrechnung neben Telefon und Empfang erledigt, prüft nicht in Ruhe.
• Zeitdruck am Quartalsende. Dann wird versendet statt geprüft.
• Keine Zweitkontrolle. Ein Fehler, den nur eine Person sieht, bleibt ein Fehler.

Das ist eine Beschreibung aus dem Praxisalltag und keine Roger-Messung. Der Gedanke dahinter: Ein Abrechnungsfehler ist meist ein Dokumentationsproblem. Die Leistung wurde erbracht, aber nicht sauber festgehalten, begründet oder weitergegeben.

Wie erkenne und vermeide ich die neun Abrechnungsfehler im Einzelnen?

Indem Sie zu jedem Fehler eine feste Prüffrage haben. Jeder Abschnitt unten folgt demselben Muster: Was passiert, was es kostet, so prüfen Sie es.

GOZ, Privatpatienten: Fehler 1 bis 4

1. Erhöhter Steigerungsfaktor ohne tragfähige Begründung

Was passiert: Die Praxis rechnet mit einem Steigerungsfaktor über dem Durchschnitt ab. Eine erhöhte Berechnung braucht eine schriftliche Begründung, die sich auf die einzelne Leistung bezieht und für den Patienten verständlich ist. Ein Textbaustein, den die Software bei jeder Rechnung einfügt, erfüllt das nicht.

Was es kostet: Der Patient oder seine Versicherung beanstandet die Erhöhung, und die Praxis rechnet am Ende zum Normalsatz ab.

So prüfen Sie es: Eine tragfähige Begründung nennt, was bei genau dieser Leistung schwieriger war, länger gedauert hat oder unter besonderen Umständen erbracht wurde. Fragen Sie bei jeder erhöhten Position: Steht diese Begründung nur bei diesem Patienten und dieser Leistung?

2. Rechnung formal unvollständig

Was passiert: Auf der Rechnung fehlen Pflichtangaben wie Leistungsdatum, Zahnnummer, Steigerungssatz oder die Aufstellung der Auslagen.

Was es kostet: Eine formal unvollständige Rechnung wird zurückgewiesen oder nicht bezahlt, und die Zahlung verzögert sich um die Zeit der Korrektur.

So prüfen Sie es: Legen Sie eine Checkliste der Pflichtangaben neben den Rechnungslauf und haken Sie sie vor dem Versand ab.

3. Analogleistung ohne den Vermerk „entsprechend“

Was passiert: Eine Leistung, die in der Gebührenordnung nicht beschrieben ist, wird über eine gleichwertige Leistung abgerechnet. Dabei muss die Rechnung kenntlich machen, dass es sich um eine Analogberechnung handelt.

Was es kostet: Fehlt der Hinweis, ist die Position angreifbar und wird nicht erstattet.

So prüfen Sie es: Markieren Sie Analogleistungen im Rechnungsentwurf und prüfen Sie, ob Vermerk, Nummer und Bezeichnung der gleichwertigen Leistung dastehen.

4. Wunsch- und Mehrleistung ohne vorherige schriftliche Vereinbarung

Was passiert: Der Patient wünscht eine Leistung, die über das Übliche hinausgeht, und niemand hält das vorher schriftlich fest. Das gilt auch für Leistungen, für die ein Heil- und Kostenplan vor der Behandlung vorliegen muss.

Was es kostet: Ohne Vereinbarung oder Plan vor der Leistung ist das Honorar später nicht durchsetzbar.

So prüfen Sie es: Vor jeder Wunsch- oder Mehrleistung muss die unterschriebene Vereinbarung oder der unterschriebene Plan in der Akte liegen. Wie Sie offene Pläne im Blick behalten, zeigt der Artikel zur Verwaltungsarbeit in der Zahnarztpraxis.

BEMA, Kassenpatienten: Fehler 5 und 6

5. BEMA- und GOZ-Regeln vermischt

Was passiert: Kassenleistungen richten sich nach den Abrechnungsbestimmungen des BEMA. Privatregeln gelten dort nicht. Wer Leistungen aus beiden Welten in einem Fall mischt, rechnet in einer von beiden falsch ab. Den Unterschied der beiden Systeme erklärt der Artikel BEMA und GOZ im Unterschied.

Was es kostet: Die Kassenleistung wird gekürzt, die Privatleistung lässt sich nicht berechnen.

So prüfen Sie es: Legen Sie je Fall fest, ob er nach BEMA oder nach GOZ läuft, und prüfen Sie jede Position gegen dieses System.

6. Leistungen nebeneinander abgerechnet, die sich ausschließen

Was passiert: Nach den Abrechnungsbestimmungen ist eine Leistung manchmal in einer anderen enthalten oder neben ihr ausgeschlossen. Wird sie trotzdem zusätzlich angesetzt, fällt das bei der Prüfung auf.

Was es kostet: Das Honorar wird richtiggestellt, also gekürzt.

So prüfen Sie es: Welche Kombinationen ausgeschlossen sind, steht in den aktuellen Abrechnungsbestimmungen der KZBV. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihre Kassenzahnärztliche Vereinigung. Positionsnummern nennen wir hier bewusst nicht, weil sie sich mit jeder BEMA-Änderung verschieben.

Prozess: Fehler 7 bis 9

7. Erbrachte Leistung nie erfasst

Was passiert: Eine Leistung wird erbracht, aber nicht oder unvollständig dokumentiert, und fehlt deshalb in der Abrechnung.

Was es kostet: Die Leistung ist erbracht und wird nie bezahlt.

So prüfen Sie es: Der Behandler bestätigt die Leistungserfassung, bevor der Fall in die Abrechnung geht. Den Weg von der Behandlung bis zur Position beschreibt der Artikel Leistungserfassung in der Zahnarztpraxis.

8. Abrechnung bleibt liegen

Was passiert: Die Person, die abrechnet, fällt aus, oder die Zeit reicht nicht. Die Abrechnungen stapeln sich.

Was es kostet: In Gesprächen mit Praxen hören wir von 2 bis 3 Wochen Abrechnungsrückstau bei Ausfall der ZMV. Das ist ein Wert aus Praxisgesprächen und kein Marktdurchschnitt. In dieser Zeit wartet das Honorar.

So prüfen Sie es: Legen Sie eine interne Frist fest, ab der offene Abrechnungen sichtbar werden, und benennen Sie eine Vertretung. Welche Modelle es für den Ausfall gibt, vergleicht der Artikel Abrechnung auslagern im Vergleich.

9. Keine Gegenkontrolle vor dem Versand

Was passiert: Die Abrechnung geht raus, ohne dass eine zweite Person sie gesehen hat.

Was es kostet: Jeder der anderen Fehler wird nicht abgefangen.

So prüfen Sie es: Führen Sie das Vier-Augen-Prinzip ein: Der Behandler bestätigt die Leistungserfassung, eine zweite Person prüft vor dem Versand. Was eine externe ZMV über die Abrechnung hinaus leistet, steht im Artikel Externe ZMV: mehr als Abrechnung.

Wer prüft die Abrechnung bei Kassenpatienten, und was folgt auf einen Fehler?

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung und die Krankenkassen prüfen Kassenabrechnungen auf Rechtmäßigkeit und Plausibilität. Was die Praxis davon sieht, ist meist eine Richtigstellung: Das Honorar wird gekürzt.

Wie hoch eine Kürzung ausfällt und welche Folgen darüber hinaus möglich sind, hängt vom Einzelfall ab. Dazu machen wir keine Aussagen. Für Ihren Fall sind Ihre KZV, Ihre Kammer oder ein Rechtsberater die richtige Adresse.

Wie prüfe ich meine Abrechnung systematisch?

Mit einer festen Routine vor jedem Rechnungslauf. Die folgende Tabelle ist ein Startpunkt und keine Garantie für eine fehlerfreie Abrechnung.

Wann sollten Sie die Abrechnung entlasten?

Dann, wenn dieselben Fehler im Prozess immer wieder auftauchen, weil die Zeit fehlt und nicht das Wissen. Zwei Wege passen zu den Fehlergruppen.

• Leistungserfassung direkt im PVS. Die KI-Dokumentation von Roger erkennt BEMA- und GOZ-Positionen und erfasst Leistungen direkt im PVS. Das setzt bei Fehler 7 an.
• Geschulte externe ZMV. Eine externe ZMV kümmert sich um liegengebliebene Abrechnungen. Das setzt bei den Fehlern 8 und 9 an.

Keines von beiden nimmt dem Behandler die Verantwortung für den Inhalt der Abrechnung ab, und keines garantiert eine fehlerfreie Abrechnung.

Häufige Fragen

Welche Lösungen vermeiden Honorarverluste bei der Zahnarztabrechnung?

Am meisten hilft eine feste Prüfroutine vor dem Versand: Begründungen je Leistung, vollständige Pflichtangaben, Vereinbarungen vor der Behandlung und eine Zweitkontrolle. Bei Zeitmangel entlastet die Leistungserfassung direkt im PVS oder eine externe ZMV. Beides ersetzt nicht die Verantwortung des Behandlers für den Inhalt der Abrechnung.

Was sind die häufigsten Abrechnungsfehler in der Zahnarztpraxis?

Es sind neun Typen. Bei Privatpatienten: fehlende Begründung beim erhöhten Faktor, unvollständige Rechnungen, fehlender Analogvermerk, fehlende Vereinbarung. Bei Kassenpatienten: vermischte Regeln und Leistungen, die sich ausschließen. Im Ablauf: nie erfasste Leistungen, liegengebliebene Abrechnungen und keine Gegenkontrolle vor dem Versand.

Wie viel Honorar verliert eine Praxis durch Abrechnungsfehler?

Dazu gibt es keine belastbare, quellengestützte Durchschnittszahl, und wir nennen deshalb keine. Der Verlust hängt vom Fehlertyp ab: Eine nie erfasste Leistung wird gar nicht bezahlt, eine zurückgewiesene Rechnung verspätet, eine gekürzte Position teilweise. Prüfen Sie lieber Ihre eigene Abrechnung nach den Fehlertypen in diesem Artikel.

Wie begründe ich einen erhöhten Steigerungsfaktor richtig?

Schriftlich, auf die einzelne Leistung bezogen und für den Patienten verständlich. Die Begründung nennt, was bei dieser Leistung schwieriger war, länger dauerte oder unter besonderen Umständen erbracht wurde. Ein Textbaustein, der bei jeder Rechnung gleich lautet, genügt nicht. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Kammer oder einen Rechtsberater.

Wer prüft die Abrechnung von Kassenpatienten?

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung und die Krankenkassen prüfen Kassenabrechnungen auf Rechtmäßigkeit und Plausibilität. Für die Praxis zeigt sich das meist als Richtigstellung, also als Kürzung des Honorars. Wie hoch sie ausfällt, hängt vom Einzelfall ab. Fragen zu Ihrem Fall beantwortet Ihre KZV.

Wie prüfe ich meine Abrechnung systematisch?

Mit einer festen Routine vor jedem Rechnungslauf: erhöhte Faktoren mit Begründung je Leistung, vollständige Pflichtangaben, Vereinbarungen vor der Leistung, Analogvermerke, bestätigte Leistungserfassung und eine Liste überfälliger Abrechnungen. Eine zweite Person prüft, bevor die Rechnung rausgeht. Die Tabelle oben ordnet jeden Prüfpunkt einem Fehlertyp zu.

Wie geht es jetzt weiter? Nehmen Sie sich die Tabelle und prüfen Sie den nächsten Rechnungslauf damit. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie die Leistungserfassung direkt im PVS und eine externe ZMV Ihre Abrechnung entlasten können.