Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis reduzieren

Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis verteilt sich auf wenige, klar benennbare Aufgaben: Recall, Terminbestätigungen, Heil- und Kostenplan-Nachverfolgung, das Einscannen unterschriebener Pläne, die Telefonannahme und die Abrechnung. Roger automatisiert einen Teil davon direkt im PVS und ergänzt den Rest mit geschulten Fachkräften, wo eine Praxis lieber Menschen als Software einsetzen möchte.

Wo geht die Verwaltungszeit in der Zahnarztpraxis wirklich hin?

Eine Praxis verliert keine Zeit an „die Verwaltung“ im Allgemeinen. Sie verliert Zeit an einzelne Aufgaben, die jede Woche wiederkehren und für sich genommen harmlos aussehen: ein Anruf hier, ein Brief dort, ein Plan, der noch eingescannt werden muss. Erst zusammen ergeben sie den Tag, an dem das Team abends sagt, es sei „wieder nichts geschafft“ worden.

Wer den Verwaltungsaufwand senken will, muss deshalb zuerst wissen, welche Aufgabe wie viel Zeit bindet. Erst dann zeigt sich, ob Software reicht oder ob ein Mensch die Aufgabe übernehmen sollte. Genau diese Trennung fehlt in den meisten Ratgebern, die vor allem raten, die Abläufe besser zu organisieren. Organisieren hilft, aber es nimmt keinem Mitarbeiter den Anruf ab.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Montagmorgen, der Empfang ist besetzt, das Telefon klingelt, ein neuer Patient steht mit einem Papierbogen am Tresen, und im Postfach liegen drei unterschriebene Pläne, die noch ins PVS müssen. Keine dieser Aufgaben ist schwer. Aber jede unterbricht die nächste, und am Ende der Woche fehlt die Zeit für den Recall, der eigentlich neue Termine bringen würde.

Die folgenden Zahlen stammen aus Gesprächen mit Praxen, die Roger kennt. Es sind keine Marktdurchschnitte und keine Studienwerte. Sie zeigen, wie viel Zeit einzelne Aufgaben dort gebunden haben, bevor Roger im Einsatz war.

Welche Verwaltungsaufgaben binden am meisten Zeit?

Sieben Zeitwerte aus sechs Aufgabenfeldern. Jeder steht für sich, wir addieren sie bewusst nicht.

Recall per Brief oder Postkarte

Der manuelle Recall bindet 1 bis 2 Tage im Monat. Dazu kommt das Durchsehen der Patientenliste: Pro Recall-Zyklus müssen 150 bis 200 Patienten von Hand geprüft werden, bevor der erste Brief gedruckt ist. Roger liest das Recall-Einverständnis automatisch aus dem PVS aus, priorisiert die Patienten nach ihrer Besuchshistorie und schickt ihnen per WhatsApp einen Link zum Terminkalender. Der Patient bucht sich selbst ein. Niemand muss zurückrufen. Recall und Terminbestätigung im Detail

Terminbestätigung per Telefon

Wer 60 Patienten am Tag telefonisch an ihren Termin erinnert, ist dafür etwa 1 Stunde am Tag beschäftigt. Roger verschickt die Terminbestätigung automatisch per WhatsApp, und der Patient bestätigt direkt in derselben Nachricht. Die Erinnerungen im PVS müssen nicht mehr jeden Morgen von Hand abgeklickt werden. Die Terminbestätigung gehört zum selben Modul wie der Recall. Terminbestätigung im Detail

Offene Heil- und Kostenpläne nachfassen

Das telefonische Nachfassen bei offenen Heil- und Kostenplänen kostet 3 bis 6 Stunden pro Woche. Der unangenehmere Teil: Pläne, bei denen niemand nachfasst, bleiben liegen, und oft weiß nur eine Person im Team, wo sie stehen. Der HKP Manager verfolgt jeden Plan, schreibt Patienten mit offenen Plänen per WhatsApp an und zeigt den Stand in einem Kanban-Board. Dort sieht jeder im Team auf einen Blick, welcher Plan erstellt, genehmigt, in Behandlung oder abrechenbar ist. HKP Manager im Detail

Unterschriebene Pläne einscannen und abtippen

Wenn der Patient den Plan zu Hause unterschreibt und zurückbringt, beginnt die Handarbeit: scannen, ablegen, Daten übertragen. Das summiert sich auf 3 bis 4 Stunden pro Woche. Der Digitale Plan ist Teil des HKP Manager. Der Patient sieht den Plan auf dem Smartphone und unterschreibt dort, die Praxis scannt nichts mehr. Ein verlorener Papierplan ist damit auch kein Thema mehr. Digitalen Plan im HKP Manager ansehen

Telefonannahme neben dem Praxisbetrieb

Wenn dieselben Mitarbeiter am Empfang stehen und Anrufe annehmen, gehen 2 bis 3 Stunden pro Woche Kernarbeitszeit verloren. Anrufe werden unterbrochen, Patienten am Tresen warten, und die Rückrufliste wächst. Die Externe Rezeption nimmt eingehende Anrufe unter dem Namen der Praxis entgegen: Termine koordinieren, Fragen zu Rechnungen oder zum Stand eines Plans beantworten. Am Ende des Tages bekommt die Praxis ein Tagesprotokoll per E-Mail. Externe Rezeption im Detail

Abrechnung bei Ausfall und bei Überlastung

Fällt die einzige Abrechnungskraft aus, staut sich die Abrechnung 2 bis 3 Wochen. Das ist Umsatz, der erbracht ist und trotzdem nicht ankommt. Der zweite Zeitwert zeigt die stille Seite desselben Problems: In einer Praxis arbeitete die ZMV bei einem Vertrag über 24 Stunden tatsächlich 35 Stunden. Das ist kein Leistungsproblem, sondern zu wenig Kapazität. Die Externe ZMV ist ein Pool geschulter ZMV, der direkt im PVS der Praxis arbeitet und bei Ausfall eine eingearbeitete Vertretung stellt. Sie ist stundenweise buchbar. Externe ZMV im Detail

Eine praktische Reihenfolge, bevor Sie weiterlesen: Lassen Sie Ihr Team eine Woche lang notieren, wie lange Recall, Terminbestätigungen, Plan-Nachfassen, Scannen und Telefonate tatsächlich dauern. Eine einfache Strichliste reicht. Danach wissen Sie, welche der folgenden Zeilen für Ihre Praxis gilt und welche nicht.

Was lässt sich in der Zahnarztpraxis automatisieren?

Automatisieren lässt sich jede Aufgabe, bei der kein Urteil nötig ist, sondern nur ein wiederkehrender Schritt: erkennen, wer dran ist, benachrichtigen, Antwort einsammeln, im PVS festhalten. Dort nimmt Roger den manuellen Schritt komplett heraus, ohne dass ein Mitarbeiter ersetzt werden muss.

Recall. Roger erkennt Patienten, die zur Prophylaxe oder Kontrolle fällig sind, und kontaktiert sie per WhatsApp mit einem Buchungslink.

Terminbestätigung. Die Bestätigung geht automatisch raus, der Patient antwortet direkt per WhatsApp. Im Team ruft dafür niemand mehr an.

Digitale Anamnese. Neue Patienten füllen den Bogen vor der Ankunft auf dem Smartphone aus, vorausgefüllt mit dem, was die Praxis bereits weiß. Die Angaben gehen automatisch ins PVS, handschriftliche Bögen werden nicht mehr abgetippt. Digitale Anamnese im Detail

Kanban-Planübersicht. Der Stand aller Heil- und Kostenpläne steht in einem Board. Niemand muss mehr fragen, wer gerade welchen Plan im Kopf hat.

Roger ersetzt Ihr PVS nicht. Roger legt sich darüber und arbeitet mit den Daten, die dort ohnehin liegen. Die Entscheidungen bleiben im Team: Wer einen Plan bespricht und wer eine Rückfrage beantwortet, entscheidet weiterhin die Praxis.

Welche Aufgaben sollten Menschen übernehmen?

Zwei Aufgaben lassen sich nicht sinnvoll wegautomatisieren: die Telefonannahme bei hohem Anrufvolumen und die Kontinuität in der Abrechnung. Hier hilft keine Benachrichtigung, hier muss jemand zuhören, nachfragen und Verantwortung für das Ergebnis tragen.

Bei der Telefonannahme geht es um Patienten, die eine Frage haben, die kein Formular beantwortet: zur Rechnung, zum Stand eines Plans, zum Weg in die Praxis. Dafür stellt Roger geschulte Mitarbeiter in der Externen Rezeption bereit. Die Praxis leitet ihre Telefonleitung um, und die Anrufe werden unter dem Namen der Praxis angenommen. Was die Externe Rezeption nicht tut: Heil- und Kostenpläne erstellen, abrechnen oder ausgehende Anrufe führen.

Bei der Abrechnung geht es um Fachwissen und Vertretung. Eine einzelne ZMV ist eine einzelne Fehlerquelle für den Umsatz der Praxis, sobald sie krank wird oder Urlaub hat. Die Externe ZMV löst genau das. Zwei Einschränkungen gehören dazu, bevor Sie planen: Die Externe ZMV ist nur zusammen mit der Roger Software buchbar, nicht als einzelne Dienstleistung. Und sie funktioniert nur mit bestimmten Praxisverwaltungssystemen. Ob Ihres dazugehört, klärt die Produktvorstellung.

Ein Praxismanager, der beides im Blick hat, trifft deshalb zwei getrennte Entscheidungen. Die erste lautet: Welche wiederkehrenden Schritte soll ab sofort niemand mehr von Hand erledigen? Die zweite lautet: Für welche Aufgaben brauche ich verlässlich einen geschulten Menschen, auch wenn mein eigenes Team ausfällt? Wer beides vermischt, kauft entweder Software für ein Telefonproblem oder stellt Personal für ein Problem ein, das ein Link per WhatsApp löst.

Das ist der ehrliche Teil der Rechnung: Wenn Ihr größtes Zeitproblem der Recall oder das Bestätigen von Terminen ist, brauchen Sie keine zusätzlichen Mitarbeiter. Wenn es das Telefon oder die Abrechnung ist, reicht Software allein nicht aus.

Wie rechnen Sie den Verwaltungsaufwand für Ihre Praxis durch?

Die folgende Tabelle stellt die sieben Zeitwerte nebeneinander. Sie nennt die Aufgabe, den Zeitaufwand ohne Roger und das Roger-Modul, das die Aufgabe übernimmt.

Wir rechnen diese Werte nicht zu einer Gesamtzahl zusammen. Sie stammen aus unterschiedlichen Praxen mit unterschiedlicher Größe, und eine Summe würde eine Genauigkeit vortäuschen, die es nicht gibt. Nehmen Sie stattdessen die zwei oder drei Zeilen, die in Ihrer Praxis zutreffen, und setzen Sie Ihre eigenen Stunden ein. Wer weiß, wie viele Stunden das Team pro Woche tatsächlich am Telefon oder am Scanner verbringt, kann den Rest selbst durchrechnen.

Im Umsatzrechner spielen Sie eigene Zahlen durch. Das Investment je Modul steht auf der Preisseite, die Module im Zusammenspiel zeigt Praxismanagement im Überblick. Und wenn Sie die Rechnung lieber mit uns an Ihrem eigenen PVS machen möchten, zeigen wir sie Ihnen in einer Produktvorstellung.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit kostet Verwaltung in einer Zahnarztpraxis?

Eine einzige Durchschnittszahl gibt es nicht, und wir nennen keine. Wie viel Zeit Verwaltung kostet, hängt von der Praxisgröße und den Abläufen ab. Aus Gesprächen mit Praxen kennen wir sieben Zeitwerte: 1 bis 2 Tage im Monat für den manuellen Recall, etwa 1 Stunde am Tag für telefonische Terminbestätigungen, 3 bis 6 Stunden pro Woche für das Nachfassen bei Heil- und Kostenplänen, 3 bis 4 Stunden pro Woche für das Einscannen von Plänen, 2 bis 3 Stunden pro Woche für die Telefonannahme sowie 2 bis 3 Wochen Rückstau bei einem Ausfall der Abrechnungskraft. Die Tabelle oben zeigt sie nebeneinander.

Was lässt sich in der Zahnarztpraxis automatisieren?

Automatisieren lassen sich wiederkehrende Schritte ohne Urteilsfrage: Recall, Terminbestätigung, die digitale Anamnese und die Planübersicht im Kanban-Board. Roger übernimmt diese Schritte direkt im PVS. Telefonannahme bei hohem Anrufvolumen und die laufende Abrechnung brauchen dagegen Menschen.

Lohnt sich externes Personal?

Es lohnt sich dort, wo das Problem Kapazität oder Vertretung heißt, nicht Software. Bei Anrufen an der Rezeption und bei der Abrechnung ist ein geschulter Mensch die richtige Antwort, bei Recall und Terminbestätigung ist es die Automatisierung. Externe Rezeption und Externe ZMV gibt es bei Roger nur zusammen mit der Roger Software.

Wie kann ich meine Zahnarztpraxis digital optimieren?

Beginnen Sie mit der Aufgabe, die in Ihrer Praxis die meisten Stunden bindet, nicht mit der, die am modernsten klingt. Meist ist das der Recall mit der Terminbestätigung, weil beide ohne Umstellung im Team laufen. Danach folgen die offenen Heil- und Kostenpläne, dann die Anamnese. Telefon und Abrechnung kommen zuletzt, wenn klar ist, wie viel Kapazität tatsächlich fehlt.

Gibt es Software, die den Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis senkt?

Ja. Roger legt sich über das vorhandene PVS und übernimmt Recall, Terminbestätigung, Nachverfolgung offener Heil- und Kostenpläne, digitale Pläne und die digitale Anamnese. Wo ein Mensch besser ist als Software, ergänzt Roger geschulte Fachkräfte für Telefon und Abrechnung.