Praxisübernahme Digitalisierung: Was Sie vor dem Kauf prüfen und danach zuerst ändern

Die Digitalisierung nach einer Praxisübernahme gelingt, wenn Sie vor dem Kauf die bestehenden Abläufe prüfen und danach zuerst Terminbestätigung, Recall und Anamnese digitalisieren, zum Beispiel mit Roger an Ihrem PVS. Ein Wechsel des PVS ist dafür nicht nötig.

Dieser Artikel zeigt die Checkliste für die Praxisübernahme und eine Reihenfolge für die Digitalisierung, die ohne Umbau des PVS auskommt.

Am ersten Tag nach der Übergabe steht der neue Inhaber am Empfang: Das Telefon klingelt, ein Patient füllt einen Papierbogen aus, im Schrank liegen offene Pläne, und niemand weiß genau, wer wann zum Recall eingeladen wurde. Genau diese Stellen entscheiden, wie schnell Sie die Praxis zu Ihrer machen.

Was bedeutet Digitalisierung bei einer Praxisübernahme?

Digitalisierung bei der Übernahme heißt: Sie übernehmen eine laufende Praxis mit ihren Abläufen und entscheiden, welche davon Sie automatisieren, bevor sie zum Engpass werden. Es geht nicht um neue Geräte, sondern um die Routinen am Empfang, die sich Tag für Tag wiederholen.

Ein Käufer hat dabei einen Vorteil: Das Team kennt die Praxis, die Patienten sind da, und Sie sehen in der Übergabephase genau, wo Zeit verloren geht. Den Rahmen der Übernahme selbst beschreiben der Leitfaden zur Zahnarztpraxis-Übernahme und der Artikel zur erfolgreichen Praxisübergabe. Hier geht es um die Abläufe.

Wie viel Investition steckt in einer Übernahme, und warum zählen die Abläufe?

Die Übernahme einer Einzelpraxis kostete 2025 im Schnitt deutlich mehr als eine halbe Million Euro, inklusive Betriebsmittel (IDZ/apoBank InvestMonitor 2025). Bei einer Investition dieser Größe lohnt es sich, den Praxisalltag früh zu stabilisieren.

Der Weg zur eigenen Praxis ist außerdem lang: Vom Entschluss bis zur Niederlassung vergeht im Schnitt gut ein Jahr (IDZ-Befragung von Gründern der Jahre 2021/22). Das ist ein Mittelwert über alle Praxisformen, keine Dauer speziell für Übernahmen. Wer in dieser Zeit schon eine Liste der Abläufe führt, die er ändern will, startet am Übergabetag mit einem Plan statt mit einer Überraschung.

Was prüfen Sie vor dem Kauf einer Praxis?

Sie prüfen vor allem, welche Abläufe von einer einzelnen Person oder von Papier abhängen. Diese Checkliste können Sie in die Gespräche mit dem Verkäufer und dem Team mitnehmen:

1. Welches Praxisverwaltungssystem läuft, und in welcher Version? Fragen Sie auch nach den vorhandenen Schnittstellen.
2. Wie läuft der Recall heute: per Brief, SMS, Anruf oder gar nicht? Wer zieht die Patientenlisten?
3. Wie werden Termine bestätigt, und wie viele Patienten erscheinen nicht?
4. Wo füllen neue Patienten die Anamnese aus, und wer überträgt sie ins System?
5. Wie viele Heil- und Kostenpläne sind offen, und wer fasst nach?
6. Welche Aufgaben hängen an einer einzigen Person, zum Beispiel an der Abrechnung oder am Empfang?
7. Welche Datenschutz-Unterlagen und Einwilligungen liegen vor? Klären Sie diesen Punkt mit Ihrem Berater und Ihrem Datenschutzbeauftragten, nicht allein.

Zu Finanzierung, Vertrag und Übergabe der Patientenakten holen Sie rechtlichen und steuerlichen Rat ein. Das ist hier bewusst nicht Thema. Wer die Praxis lieber neu gründet, findet die Schritte unter Zahnarztpraxis gründen: die Schritte im Überblick.

Was digitalisieren Sie nach der Übernahme zuerst?

Zuerst die Abläufe, die täglich Telefon und Empfang binden: Terminbestätigung, Recall und Anamnese. Danach folgen Heil- und Kostenpläne. In dieser Reihenfolge sehen Sie am schnellsten, wo Ihr Team entlastet wird.

1. Terminbestätigung und Recall per WhatsApp. Roger liest das Recall-Einverständnis automatisch aus dem PVS aus, priorisiert Patienten nach Besuchshistorie und schickt einen Buchungslink. Der Patient bucht selbst, ein Rückruf entfällt. Mehr dazu unter Recall und Terminbestätigung.
2. Ein Kanal für Patienten. Nachrichten laufen über einen WhatsApp-Kanal mit Ihrer Praxisnummer, Patienten antworten direkt, Ihr Team antwortet. Nachrichten auf WhatsApp erreichen laut Branchenwert bis zu 98 % Öffnungsrate, das ist ein Wert der Branche und keine Messung von Roger. Details finden Sie unter Patientenkommunikation per WhatsApp.
3. Digitale Anamnese. Neue Patienten füllen den Bogen vorab am Handy aus, vorausgefüllt mit dem, was die Praxis schon weiß. Die Angaben landen strukturiert im System, Abtippen entfällt. Siehe Digitale Anamnese.
4. Heil- und Kostenpläne im Blick. Eine Kanban-Ansicht zeigt für jeden Plan, ob er erstellt, genehmigt, in Behandlung oder abrechenbar ist. So findet der neue Inhaber die offenen Pläne der Vorgängerpraxis sofort. Mehr im HKP Manager und im Artikel zur HKP-Annahmequote.

Muss ich bei der Übernahme das PVS wechseln?

Nein, ein Wechsel ist keine Voraussetzung. Roger ersetzt Ihr PVS nicht, Roger ist an Ihr PVS angebunden. Ob sich Ihr System anbinden lässt, klären wir in der Produktvorstellung.

Ob Sie das bestehende System behalten, ist eine eigene Entscheidung mit eigenem Zeitplan. Der Vorteil dieser Reihenfolge: Sie müssen in den ersten Wochen nicht Software und Team gleichzeitig umstellen. Die Abläufe rund um Termine, Anamnese und Pläne laufen weiter über die Praxis, die Sie übernommen haben.

Wie viel Verwaltung steckt im Praxisalltag?

In einer Zahnarztpraxis fallen über 24 Stunden Bürokratie pro Woche an, rund 6 Stunden davon beim Inhaber (KZBV/BZÄK-Umfrage 2023). Das ist eine selbstselektierte Umfrage und kein Wert für Ihre Praxis, aber er zeigt die Größenordnung.

Als neuer Inhaber tragen Sie diese Stunden zusätzlich zur Behandlung. Deshalb zählt, was Sie delegieren oder automatisieren. Weitere Ansatzpunkte finden Sie unter Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis reduzieren. Fällt eine Schlüsselperson aus, hilft der Artikel zum Personalausfall in der Zahnarztpraxis.

Welcher Zeitplan passt zur Digitalisierung nach der Übernahme?

Ein Zeitplan in vier Phasen funktioniert in den meisten Praxen: erst beobachten, dann ein Ablauf nach dem anderen, danach messen. Feste Fristen geben wir bewusst nicht vor, sie hängen von Ihrem Team ab.

Sprechen Sie jeden Schritt vorher mit dem Team ab. Ein Ablauf, den die Mitarbeiter nicht mittragen, bleibt liegen, egal wie gut das Werkzeug ist.

Häufige Fragen

Wie gelingt die Digitalisierung bei der Praxisübernahme?

Sie gelingt, wenn Sie vor dem Kauf die bestehenden Abläufe prüfen und nach der Übernahme einen Ablauf nach dem anderen digitalisieren. Beginnen Sie mit Terminbestätigung und Recall, danach folgen Anamnese und Heil- und Kostenpläne. Binden Sie das Team ein und lassen Sie das bestehende PVS zunächst unverändert, um nicht alles gleichzeitig umzustellen.

Was gehört zur Digitalisierung einer Zahnarztpraxis?

Dazu gehören die wiederkehrenden Abläufe rund um den Patienten: Recall und Terminbestätigung, Kommunikation per WhatsApp, die Anamnese vor dem Termin und die Verwaltung von Heil- und Kostenplänen. Hinzu kommen interne Themen wie Vertretungsregeln und Datenschutz-Dokumentation. Nicht jeder Bereich muss auf einmal umgestellt werden, die Reihenfolge bestimmt Ihr Praxisalltag.

Was muss ein Zahnarzt bei der Praxisübernahme beachten?

Rechtliche, steuerliche und finanzielle Fragen klären Sie mit Beratern, sie sind nicht Teil dieses Artikels. Aus Sicht der Praxisorganisation prüfen Sie, welche Abläufe von Papier oder von einer einzelnen Person abhängen: Recall, Terminbestätigung, Anamnese, offene Heil- und Kostenpläne und die Abrechnung. Diese Punkte entscheiden über Ihren Start.

Muss ich bei der Übernahme das PVS wechseln?

Nein. Ein Wechsel des Praxisverwaltungssystems ist keine Bedingung für die Digitalisierung der Abläufe. Roger ersetzt das PVS nicht, sondern ist daran angebunden. Ob Ihr System passt, klären wir in der Produktvorstellung. So können Sie Recall, Anamnese und Planübersicht verbessern, während das System der übernommenen Praxis weiterläuft.

Welche Abläufe digitalisiere ich in einer übernommenen Praxis zuerst?

Zuerst die, die täglich Zeit am Empfang binden: Terminbestätigung und Recall per WhatsApp, danach die digitale Anamnese. Heil- und Kostenpläne folgen, sobald Sie wissen, welche Pläne der Vorgänger offen gelassen hat. So sehen Sie nach kurzer Zeit, wo Ihr Team entlastet wird, und können den nächsten Schritt planen.

Wie geht es jetzt weiter? Arbeiten Sie die Checkliste mit dem Team durch und legen Sie die Reihenfolge fest. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie Recall, Anamnese und die Planübersicht in einer übernommenen Praxis ineinandergreifen.