HKP-Annahmequote steigern: So setzen Praxen mehr Heil- und Kostenpläne um

Die HKP-Annahmequote steigt, wenn ein Heil- und Kostenplan nicht dem Zufall überlassen wird: Der Plan geht digital zum Patienten, ein Teammitglied ist für das Nachfassen verantwortlich, und jeder offene Plan hat einen sichtbaren Status, zum Beispiel im HKP Manager von Roger. Eine Ratenzahlung nimmt dem Patienten bei größeren Plänen eine typische Hürde.

Ein Plan geht am Empfang über den Tresen, der Patient will zuhause in Ruhe darüber nachdenken. Wochen später fragt niemand mehr danach, weil im Team keiner weiß, dass er noch offen ist. Genau an dieser Stelle entscheidet sich die Quote, und die Hebel dafür sind überschaubar:

Was ist die HKP-Annahmequote und wie messe ich sie?

Die HKP-Annahmequote ist der Anteil der in einem Zeitraum ausgestellten Heil- und Kostenpläne, die der Patient unterschreibt und die in Behandlung gehen. Man nennt sie auch Umsetzungsquote. Die meisten Praxen kennen sie nicht, weil die Pläne in Papiermappen und Excel-Listen liegen und niemand sie zusammenzählt.

So messen Sie Ihre eigene Quote:

1. Zeitraum festlegen, zum Beispiel ein abgeschlossenes Quartal.
2. Alle in diesem Zeitraum ausgestellten Pläne zählen.
3. Davon die Pläne zählen, die unterschrieben wurden und in Behandlung gegangen sind.
4. Die Quote bilden: unterschriebene Pläne geteilt durch ausgestellte Pläne.
5. Die Quote nach Planwert aufteilen, denn kleine und große Pläne verhalten sich unterschiedlich.

Eine Vergleichszahl nennen wir bewusst nicht. Öffentlich kursierende Spannen stützen sich meist auf Beraterstichproben und sagen nichts über Ihre Patienten. Entscheidend ist, wie sich Ihre eigene Quote von Quartal zu Quartal entwickelt.

Warum bleiben Heil- und Kostenpläne liegen?

Meist aus drei Gründen: Der Patient versteht den Plan nicht, das Team weiß nicht, welche Pläne offen sind, und niemand fasst systematisch nach. Der dritte Grund ist der, den Sie am schnellsten ändern können.

• Der Patient versteht den Plan nicht oder legt ihn zuhause ab. Ein Papierplan wandert in die Tasche, dann in die Schublade. Bei Plänen mit Mehrkostenvereinbarung wird der Eigenanteil zudem erst zuhause richtig sichtbar.
• Das Team hat keinen Überblick. Wer Pläne in Mappen und Excel verwaltet, sieht nicht auf einen Blick, welche seit Wochen offen sind.
• Niemand fasst systematisch nach. Das Nachfassen läuft nebenher, zwischen Telefon und Empfang, und fällt bei Stress als Erstes weg.

Liegengebliebene Pläne kosten außerdem Teamzeit. Laut Gesprächen mit Praxen binden das Nachfassen offener HKP 3 bis 6 Stunden pro Woche und das Scannen und Abtippen unterschriebener Pläne weitere 3 bis 4 Stunden pro Woche. Das sind Werte aus Praxisgesprächen, kein Marktdurchschnitt. Welche Fehler im HKP-Management dahinterstecken, lesen Sie in Drei teure Fehler im HKP-Management. Wo sonst noch Verwaltungszeit verloren geht, zeigt der Artikel zum Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis.

Wie fasse ich bei offenen Plänen nach, um die HKP-Annahmequote zu steigern?

Mit einem festen Ablauf statt mit Bauchgefühl: Der Termin zur Planbesprechung wird schon vor dem Verlassen der Praxis vereinbart, die Erinnerungen kommen in festen Abständen, und eine Person ist verantwortlich. Diesen Ablauf können Sie so übernehmen:

1. Termin zur Planbesprechung schon vor dem Verlassen der Praxis vereinbaren, solange der Patient am Empfang steht.
2. Kurz nach dem Versand eine Eingangsbestätigung einholen: Ist der Plan angekommen und lesbar?
3. Erinnerungen in festen Abständen schicken, nicht zu lange und nicht zu dicht hintereinander.
4. Eine Person festlegen, die für das Nachfassen verantwortlich ist, und eine Vertretung benennen.
5. Ein klares Ende setzen: Meldet sich der Patient nicht, wird der Plan als abgelehnt oder zurückgestellt markiert.

Als Kanal eignet sich WhatsApp, das empfinden viele Patienten als freundlicher als einen Anruf. Im HKP Manager von Roger laufen diese Erinnerungen automatisch, rund um die Uhr. Nachrichten dort erreichen laut Branchenwert bis zu 98 % Öffnungsrate, das ist ein Wert der Branche und keine Messung von Roger. Ein Wortlaut für die erste Erinnerung, den Sie anpassen können:

Guten Tag [Name], hier ist die Praxis [Praxisname]. Wir haben Ihnen Ihren Heil- und Kostenplan geschickt. Haben Sie noch Fragen dazu? Gern besprechen wir ihn in Ruhe mit Ihnen. Antworten Sie einfach auf diese Nachricht. Ihr Praxisteam

Schreiben Sie keine Diagnosen und keine Behandlungsdetails in die Nachricht, es sind Patientendaten. Entlastung für das Team finden Sie auch in Drei Tipps für weniger HKP-Stress.

Wie helfen digitales Senden und Signieren?

Der Patient sieht den Plan am Handy und unterschreibt dort, statt ein Papier mitzunehmen, das zuhause liegen bleibt. Für die Praxis entfällt das Scannen und Abtippen.

Im HKP Manager geht der Plan digital an den Patienten, er sieht ihn in Ruhe an und unterschreibt digital. Drei Dinge ändern sich im Alltag:

• Der Plan liegt nicht mehr zuhause, sondern ist jederzeit auf dem Handy abrufbar.
• Das Scannen und Abtippen der unterschriebenen Rückläufer entfällt, alles bleibt digital.
• Digitale Pläne gehen nicht verloren und werden nicht vergessen, auch nicht, wenn am Empfang viel los ist.

Mehr zum Produkt steht auf der Seite HKP Manager im Detail, wie ein Plan aufgebaut wird, in der Anleitung Heil- und Kostenplan erstellen. Zu den rechtlichen Anforderungen an digitale Unterschriften sagen wir hier bewusst nichts, das gehört auf eine eigene Seite.

Hilft eine Ratenzahlung bei teuren Plänen?

Ja, bei größeren Plänen kann eine Ratenzahlung die finanzielle Hürde senken. Ob sie bei Ihren Patienten greift, sehen Sie an Ihrer eigenen Quote, getrennt nach Planwert.

So funktioniert es: Unser Factoring-Partner übernimmt Auszahlung, Risiko, Mahnwesen und Ratenzahlung. Der Patient bekommt eine Ratenzahlung angeboten, die Praxis verwaltet selbst keine Raten und mahnt nicht. Sprechen Sie das Angebot bei größeren Plänen schon in der Planbesprechung an, nicht erst, wenn der Patient zögert. Details finden Sie unter Ratenzahlung und Factoring im Detail, wie die Abrechnung von Plänen mit Factoring läuft, erklärt der Artikel HKP-Abrechnung mit Factoring.

Wie behält mein Team den Überblick über offene Pläne?

Mit einer Kanban-Ansicht, in der jeder Plan einen Status hat: erstellt, genehmigt, in Behandlung oder abrechenbar. Ein Blick auf die Spalte „erstellt“ zeigt sofort, bei welchen Plänen noch nachgefasst werden muss.

Das ist die Antwort auf die Frage, die Praxismanager stellen: Welches System zeigt mir, welche HKPs noch offen sind? Der HKP Manager von Roger zeigt den Stand jedes Plans im Kanban-Board. Ist die zuständige Person nicht da, versteht trotzdem jedes Teammitglied den Status und kann übernehmen. Das ist ein Produkt für die HKP-Nachverfolgung im Praxisalltag, es ersetzt nicht das Praxisverwaltungssystem. Bindet auch die Abrechnung der fertigen Pläne zu viel Zeit, zeigt der Vergleich der Abrechnungsmodelle, welche Wege es gibt. Fehlt im Team grundsätzlich Personal, lesen Sie ZMV-Fachkräftemangel: Was Praxen tun können.

Was bringt eine höhere Annahmequote? Rechenformel für Ihre Praxis

Der zusätzliche Umsatz ergibt sich aus drei Zahlen, die nur Ihre Praxis kennt. Die Formel dafür lautet:

offene Pläne im Jahr × durchschnittlicher Planwert × zusätzliche Annahmequote in Prozentpunkten = zusätzlicher Umsatz

Setzen Sie die offenen Pläne aus Ihrer Messung ein, den durchschnittlichen Planwert aus Ihrer Abrechnung und einen vorsichtigen Wert für die zusätzliche Annahmequote. Wir geben hier bewusst kein Beispiel mit Zahlen vor, weil jede Praxis andere Werte hat und ein fremdes Beispiel nur zu Fehlschlüssen verleitet. Rechnen Sie getrennt für kleine und große Pläne, denn die Annahmequote unterscheidet sich je nach Planwert, und halten Sie die Annahmen schriftlich fest, damit Sie nach einem Quartal vergleichen können. Ihre Zahlen können Sie im Umsatzrechner für Zahnärzte durchspielen.

Häufige Fragen

Welches System zeigt mir, welche HKPs noch offen sind?

Offene HKPs sehen Sie in einer HKP-Software mit Statusansicht je Plan auf einen Blick. Im HKP Manager von Roger gibt es dafür eine Kanban-Ansicht mit den Spalten erstellt, genehmigt, in Behandlung und abrechenbar. Jeder Plan steht in genau einer Spalte, jedes Teammitglied sieht den Stand und kann auch bei Abwesenheit der zuständigen Person weiterarbeiten.

Welche Tools gibt es, um HKPs digital nachzuverfolgen und die Annahmequote zu steigern?

Ein Tool sollte drei Dinge können: den Status jedes Plans sichtbar machen, automatisch an offene Pläne erinnern und die digitale Unterschrift des Patienten ermöglichen. Der HKP Manager von Roger verbindet Nachverfolgung, Kanban-Ansicht, digitalen Plan und digitale Unterschrift in einem Produkt. Prüfen Sie bei jedem Tool, ob es zu Ihrem Praxisverwaltungssystem passt.

Wie hoch ist eine normale HKP-Annahmequote?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, denn die Quote hängt von der Praxis, der Art der Pläne und dem Planwert ab. Öffentlich genannte Spannen stützen sich meist auf Stichproben von Beratern und lassen sich nicht überprüfen. Aussagekräftig ist deshalb nur Ihre eigene Quote, gemessen nach der oben beschriebenen Methode und aufgeteilt nach Planwert.

Wie oft sollte man bei einem offenen Heil- und Kostenplan nachfassen?

Früh und in festen Abständen, nicht zu lange und nicht zu dicht. Legen Sie vorab fest, wann die erste Erinnerung rausgeht und wie viele Kontaktversuche Ihre Praxis für angemessen hält, und halten Sie das für alle Patienten gleich. Am Ende steht ein klarer Abschluss: Der Plan wird als abgelehnt oder zurückgestellt markiert und verschwindet aus der Liste der offenen Pläne.

Wie funktioniert das digitale Signieren eines Heil- und Kostenplans für den Patienten?

Der Plan kommt digital auf das Handy des Patienten, er sieht ihn in Ruhe an und unterschreibt dort. Die Praxis muss nichts ausdrucken, einscannen oder abtippen, und der unterschriebene Plan wird automatisch gespeichert. Der Plan kann auf dem Weg nicht verloren gehen, und das Team sieht sofort, dass er unterschrieben ist.

Wer sollte in der Praxis das Nachfassen übernehmen?

Eine einzige benannte Person, am besten der Praxismanager oder ein fester Ansprechpartner am Empfang, mit einer Vertretung für Urlaub und Krankheit. Ohne klare Zuständigkeit bleibt das Nachfassen liegen, und es kostet laut Gesprächen mit Praxen 3 bis 6 Stunden pro Woche, wenn es von Hand und verteilt läuft. Mit sichtbarem Status je Plan wird die Aufgabe übergabefähig.

Wie geht es jetzt weiter? Messen Sie zuerst Ihre eigene Quote, dann entscheiden Sie, welcher Hebel in Ihrer Praxis am meisten bringt. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie der HKP Manager offene Pläne sichtbar macht und wie Sie den Nachfass-Ablauf im Team verankern.