ZMV-Fachkräftemangel: Was Praxen tun können, wenn keine ZMV zu finden ist

Wer keine ZMV findet, hat vier Wege: die Stelle neu zuschneiden, eine ZFA zur ZMV weiterqualifizieren, die ZMV durch Software und klare Aufgabentrennung entlasten oder die Abrechnung an eine externe ZMV wie die von Roger geben. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob die Lücke wenige Wochen dauert oder zur Dauerlage geworden ist.

Wie groß ist der Mangel wirklich?

Der Mangel ist real, aber eine Zahl nur für die ZMV haben wir in keiner Quelle gefunden. Die KZBV-Umfrage mit dem Zi (2024) fasst ZFA, ZMF und ZMV zusammen, und alle Werte daraus beschreiben das Praxispersonal insgesamt, nicht die ZMV.

Das zeigt die Umfrage für die Praxen insgesamt:

• Rund 40 Prozent der Praxen bewerten ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht, etwa ein Drittel als gut oder sehr gut.
• Im Schnitt vergehen etwa sechs Monate, bis eine Stelle besetzt ist.
• Praxen mussten ihr Behandlungsangebot bereits reduzieren.

Auch die Bundesagentur für Arbeit führt in ihrer Engpassanalyse ein Berufsbild aus dem Praxisteam ganz oben. Laut KZV Baden-Württemberg standen ZFA 2024 an der Spitze der Engpassberufe. Das betrifft die ZFA. Die ZMV ist eine Aufstiegsfortbildung der ZFA und kommt als eigene Zeile in der Analyse nicht vor. Wer also liest, die ZMV sei der größte Engpassberuf, liest mehr in die Zahlen hinein, als dort steht.

Warum findet man keine ZMV?

Die Gründe liegen in der Struktur des Berufs. Die folgenden Punkte sind Beobachtungen, keine Statistik.

Eine ZMV (Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz) ist keine Einstiegsqualifikation. Sie ist eine ZFA, die sich weitergebildet hat. Der Bewerberkreis ist deshalb der ZFA-Kreis, abzüglich all jener, die den Schritt nicht gegangen sind oder schon in einer anderen Praxis arbeiten. Wenn ZFA insgesamt knapp sind, ist der Kreis darüber noch kleiner.

Dazu kommt der Zuschnitt der Stelle. In vielen Praxen hängt die gesamte Abrechnung an einer einzigen Person. Wer sie ersetzen soll, muss nicht nur abrechnen können, sondern das PVS, die Pläne und die Gewohnheiten der Praxis kennen. Eine Stelle, die alles verlangt und niemanden danebenstellt, ist schwer zu besetzen und schwer zu halten.

Was passiert, wenn die einzige ZMV ausfällt?

Dann staut sich die Abrechnung. Aus Gesprächen mit Praxen kennt Roger einen Rückstau von 2 bis 3 Wochen, wenn die ZMV ausfällt. Das ist erbrachte Leistung, die noch nicht abgerechnet ist, und es ist kein Marktdurchschnitt, sondern ein Wert aus Praxisgesprächen.

Die stille Seite desselben Problems: In einem Einzelfall arbeitete eine ZMV 35 Stunden bei einem Vertrag über 24 Stunden. Auch das stammt aus einem Praxisgespräch und ist kein Durchschnitt. Es zeigt, wie viel an einer Person hängen kann, bevor sie ausfällt.

Aus dem Einstellungsproblem wird so ein Kontinuitätsproblem. Selbst wenn Sie eine ZMV gefunden haben, bleibt die Frage, wer die Abrechnung macht, wenn sie krank ist, Urlaub hat oder kündigt.

Welche vier Auswege gibt es?

Vier Auswege stehen einer Praxis offen, in der Reihenfolge von schnell umsetzbar bis aufwendig:

1. Die Stelle neu zuschneiden: Aufgaben, Arbeitszeit und Ort so ändern, dass mehr Bewerber passen.
2. Eine ZFA zur ZMV weiterqualifizieren: Die Fortbildung läuft über die Landeszahnärztekammer.
3. Die ZMV entlasten: Aufgaben ohne ZMV-Qualifikation an Software oder andere Mitarbeiter geben.
4. Die Abrechnung an eine externe ZMV geben: Eine geschulte ZMV arbeitet im PVS der Praxis.

1. Die Stelle neu zuschneiden

Fragen Sie sich zuerst, was die Stelle wirklich verlangt. Muss alles an einer Person hängen? Geht die Stelle in Teilzeit? Lassen sich Arbeitszeiten flexibler legen, und kann ein Teil der Arbeit remote laufen, wo Ihr PVS das zulässt? Jede dieser Fragen vergrößert den Kreis der möglichen Bewerber. Wie Sie die Anzeige formulieren, steht in Stellenanzeige für die ZMV richtig formulieren.

2. Eine ZFA zur ZMV weiterqualifizieren

Die Aufstiegsfortbildung zur ZMV läuft über die Landeszahnärztekammer. Termine, Dauer und Gebühren legt die jeweilige Kammer fest, und wir nennen dazu bewusst keine Zahlen. Der Vorteil: Sie binden einen Mitarbeiter, der Ihre Praxis schon kennt. Die Grenze: Der Weg füllt die Stelle nicht in Wochen. Wer jetzt eine Lücke hat, braucht parallel eine Überbrückung.

3. Die ZMV entlasten, statt eine zweite zu suchen

Nicht jede Aufgabe, die an der ZMV hängt, braucht eine ZMV. Vier Aufgaben lassen sich abgeben, wenn sie bei Ihnen an der ZMV hängen:

• Recall: Der manuelle Recall bindet nach Praxisgesprächen 1 bis 2 Tage im Monat. Roger schickt den Link zum Terminkalender per WhatsApp, der Patient bucht sich selbst ein. Recall und Terminbestätigung im Detail
• Terminbestätigung: Roger verschickt sie automatisch per WhatsApp, der Patient bestätigt in derselben Nachricht.
• Heil- und Kostenplan-Nachverfolgung: Das Nachfassen offener Pläne bindet 3 bis 6 Stunden pro Woche. Der HKP Manager zeigt den Stand jedes Plans in einem Kanban-Board. HKP Manager im Detail
• Telefonannahme: Sie bindet 2 bis 3 Stunden pro Woche Kernarbeitszeit am Telefon. Die Externe Rezeption nimmt Anrufe unter dem Namen der Praxis an. Externe Rezeption im Detail

Die Werte stammen aus Gesprächen mit Praxen, es sind keine Marktdurchschnitte. Wir addieren sie nicht. Alle Zeitwerte im Überblick stehen in unserem Artikel zum Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis. Die Grenze dieses Wegs: Er entlastet eine vorhandene ZMV, er ersetzt keine fehlende.

4. Die Abrechnung an eine externe ZMV geben

Die externe ZMV ist eine geschulte ZMV, die direkt im PVS Ihrer Praxis arbeitet, nicht in einem fremden Portal. Sie haben einen festen Ansprechpartner. Fällt er aus, übernimmt eine geschulte Vertretung, die der Ansprechpartner vorher eingewiesen hat. Die Praxis liest jeden Tag ein Tagesprotokoll und spricht einmal pro Woche mit ihrer ZMV. Die Zeit ist stundenweise buchbar. Externe ZMV im Detail

Die Grenzen gehören dazu, weil sie über die Eignung entscheiden:

• Die externe ZMV ist nur zusammen mit der Roger Software buchbar, nicht als einzelne Dienstleistung.
• Sie arbeitet nur mit einer festgelegten Auswahl an Praxisverwaltungssystemen. Welche das sind, steht auf der Seite zur externen ZMV.
• Sie übernimmt keine KFO-Abrechnung. Chirurgische Abrechnung ist nur nach Freigabe durch die Teamleitung möglich.
• Sie vergibt keine Termine.
• Roger sucht eine dauerhafte Zusammenarbeit, keine Einmaleinsätze.

Daneben gibt es das Abrechnungsbüro und das Rechenzentrum als weitere externe Modelle. Wie sich alle Modelle unterscheiden, zeigt unser Vergleich der vier Abrechnungsmodelle. Den Investment-Rahmen finden Sie auf der Preisseite.

Welcher Weg passt zu meiner Praxis?

Die Entscheidung hängt an drei Fragen: Wie lange dauert die Lücke, ist eine ZMV vorhanden, und will die Praxis ausbilden?

Die Wege schließen sich nicht aus. Viele Praxen brauchen eine Überbrückung jetzt und eine Lösung auf Dauer.

Häufige Fragen

Warum finde ich keine ZMV?

Die ZMV ist eine Aufstiegsfortbildung der ZFA, der Bewerberkreis ist also der ZFA-Kreis abzüglich derer, die sich weitergebildet haben und bereits eine Stelle haben. Dazu kommt, dass die Abrechnung oft an einer Person hängt. Laut KZBV-Umfrage mit dem Zi (2024) bewerten rund 40 Prozent der Praxen ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht. Die Umfrage nennt ZFA, ZMF und ZMV zusammen.

Wie lange dauert es, eine ZMV zu finden?

Eine ZMV-Zahl gibt es nicht. Die KZBV-Umfrage mit dem Zi (2024) nennt im Schnitt etwa sechs Monate, bis eine Stelle besetzt ist. Sie gilt für das Praxispersonal insgesamt, nicht für die ZMV.

Kann eine ZFA die Abrechnung übernehmen?

Aufgaben ohne ZMV-Qualifikation, etwa Recall, Terminbestätigung und Telefonannahme, kann ein anderer Mitarbeiter übernehmen. Was eine ZFA abrechnen darf, klären Sie mit Ihrer Landeszahnärztekammer und nach eigener Einschätzung der Praxis. Für die Abrechnung selbst ist die Weiterqualifizierung zur ZMV der übliche Weg.

Unsere ZMV ist überlastet. Wie können wir sie entlasten?

Geben Sie zuerst die Aufgaben ab, die keine ZMV-Qualifikation brauchen: Recall, Terminbestätigung, das Nachfassen offener Heil- und Kostenpläne und die Telefonannahme. Roger übernimmt Recall, Terminbestätigung und Plan-Nachverfolgung im PVS, die Externe Rezeption das Telefon. Reicht das nicht, kann eine externe ZMV einen Teil der Abrechnung stundenweise übernehmen.

Unsere ZMV geht in Rente und keiner weiß, wie die Abrechnung funktioniert. Was tun?

Lassen Sie die ZMV ihre Aufgaben jetzt aufschreiben, solange sie da ist: was täglich, monatlich und quartalsweise zu tun ist. Mit dieser Liste können Sie eine Nachfolge einarbeiten, eine ZFA weiterqualifizieren oder die Abrechnung an eine externe ZMV geben, die direkt in Ihrem PVS arbeitet. Die Weiterqualifizierung braucht Zeit, die externe ZMV ist der schnellere Weg.

Was passiert mit der Abrechnung, wenn die ZMV ausfällt?

Sie staut sich. Aus Praxisgesprächen kennt Roger einen Rückstau von 2 bis 3 Wochen. Bei der externen ZMV von Roger übernimmt in dieser Zeit eine geschulte Vertretung, die der feste Ansprechpartner vorher eingewiesen hat.

Ist eine externe ZMV eine Lösung?

Ja, wenn die Lücke dauerhaft ist, die Aufgaben klar beschreibbar sind und Sie die Roger Software nutzen oder nutzen wollen. Nein, wenn Ihr PVS nicht zur Auswahl gehört, die KFO-Abrechnung überwiegt oder Sie nur einen einmaligen Einsatz suchen.

Wie geht es jetzt weiter?

Wenn Sie als Praxisinhaber nicht mehr einstellen wollen, schauen Sie sich die Externe ZMV im Detail an. In der Produktvorstellung klären wir, ob Ihr PVS dazugehört und welche Aufgaben die externe ZMV bei Ihnen übernehmen würde.