Heil- und Kostenplan einreichen: So läuft es von der Unterschrift bis zur Bewilligung

Einen Heil- und Kostenplan einreichen heißt: Die Praxis sendet den Antrag elektronisch an die Krankenkasse, sobald der Patient die Patienteninformation unterschrieben hat. Ohne Gutachten entscheidet die Krankenkasse spätestens innerhalb von 3 Wochen nach Antragseingang, und im HKP Manager von Roger sieht jedes Teammitglied den Stand jedes Plans.

Der Ablauf besteht aus wenigen Schritten, aber an jedem kann ein Plan hängen bleiben. Diese Übersicht zeigt, wo:

Wie reiche ich einen Heil- und Kostenplan bei der Krankenkasse ein?

Sie prüfen den Plan, besprechen ihn mit dem Patienten, lassen die Patienteninformation unterschreiben und senden den Antrag elektronisch aus Ihrem Praxisverwaltungssystem an die Krankenkasse. Der Patient reicht nichts mehr selbst ein, Papier ist nur noch der Notweg bei technischen Störungen. Legen Sie vorher fest, wer im Team den Antrag versendet, damit das nicht davon abhängt, wer gerade am Empfang steht. Der Ablauf im Einzelnen:

1. Den Plan auf Vollständigkeit prüfen, bevor der Patient ihn sieht (Prüfliste im nächsten Abschnitt).
2. Den Plan mit dem Patienten besprechen, einschließlich seines Eigenanteils, und die Unterschrift auf der Patienteninformation einholen. Damit bestätigt der Patient, dass er über Behandlungsalternativen und Kosten aufgeklärt wurde.
3. Festlegen, wer im Team den Antrag versendet. Wichtig ist, dass für jeden Plan eine Person benannt ist, denn die Verantwortung liegt vollständig in der Praxis.
4. Den Antrag elektronisch versenden, erst wenn die Patienteninformation unterschrieben ist, und prüfen, ob die Eingangsbestätigung der Krankenkasse im Praxisverwaltungssystem angekommen ist.
5. Eine Wiedervorlage setzen, damit der Plan nach der erwarteten Entscheidungszeit wieder auf dem Tisch liegt.
6. Sobald die Genehmigung als elektronische Antwort der Krankenkasse vorliegt, den Behandlungstermin vergeben und den Plan in der Übersicht auf genehmigt setzen. Vorher beginnt die Behandlung nicht.

Wie ein Plan sauber aufgebaut wird, steht in der Anleitung Heil- und Kostenplan erstellen.

Was prüfen Sie vor dem Einreichen eines Heil- und Kostenplans?

Prüfen Sie, ob die Angaben vollständig sind, die Patienteninformation unterschrieben ist und der Patient seinen Eigenanteil kennt. Ein Plan, der zurückkommt, kostet Wochen, die niemand zurückholt.

• Angaben vollständig: Patientendaten, Kasse und Planinhalt stimmen, damit die Krankenkasse ohne Rückfrage entscheiden kann.
• Patienteninformation unterschrieben: Ein Exemplar bleibt in der Praxis, eines erhält der Patient.
• Eigenanteil besprochen: Der Patient weiß, was er selbst zahlt, bevor die Kasse entscheidet. Bei größeren Plänen sprechen Sie in diesem Gespräch auch die Ratenzahlung an, über unseren Factoring-Partner.
• Zuständigkeit geklärt: Eine Person reicht ein, eine Vertretung ist benannt.
• Eingang bestätigt: Die Eingangsbestätigung der Krankenkasse liegt vor, die Wiedervorlage ist gesetzt.

Wie lange dauert die Bewilligung durch die Krankenkasse?

Ohne Gutachten entscheidet die Krankenkasse zügig, spätestens innerhalb von 3 Wochen nach Antragseingang. Geht ein Plan in das Gutachterverfahren, muss die Krankenkasse innerhalb von 6 Wochen ab Antragseingang entscheiden. Die Antwort kommt elektronisch in Ihr Praxisverwaltungssystem, auch das Ergebnis eines Gutachtens.

Zwei Hinweise dazu: Die Fristen sind kein harter Deckel, die Krankenkasse darf sie überschreiten, wenn sie das rechtzeitig und begründet mitteilt. Und wer sich auf eine Entscheidung verlassen will, sollte nicht auf einen automatischen Abschluss hoffen, sondern nachfassen.

Zum Jahresende wird das Thema konkret. Entscheidend ist die Bewilligung durch die Krankenkasse vor dem 1. Januar 2027, nicht das Datum, an dem der Plan erstellt oder eingereicht wurde. Pläne, die begutachtet werden könnten, sollten Sie deshalb so früh wie möglich einreichen. Alle Details dazu stehen im Artikel Festzuschuss 2027: Fristen für Zahnarztpraxen.

Nach der Bewilligung läuft ebenfalls eine Uhr: Der Zahnersatz muss innerhalb von 6 Monaten nach der Bewilligung eingegliedert werden. Notieren Sie das Datum deshalb direkt beim Plan.

Wie behalte ich eingereichte Pläne im Blick?

Mit einer Übersicht, in der jeder Plan einen Status hat: erstellt, genehmigt, in Behandlung, abrechenbar. Ein Blick auf die Spalte „erstellt“ zeigt, welche Pläne noch auf eine Entscheidung warten oder noch nicht eingereicht sind.

Im HKP Manager von Roger gibt es dafür ein Kanban-Board. Jeder Plan steht in genau einer Spalte, und jedes Teammitglied versteht den Status, auch wenn die zuständige Person nicht da ist. Das ist wichtig, weil der Aufwand sonst bei einer Person hängen bleibt: Laut Gesprächen mit Praxen binden das Nachfassen offener HKP 3 bis 6 Stunden pro Woche und das Scannen und Abtippen von Plänen 3 bis 4 Stunden pro Woche. Das sind Werte aus Praxisgesprächen, kein Marktdurchschnitt.

Was tun, wenn die Bewilligung auf sich warten lässt?

Greifen Sie zur Wiedervorlage und fragen Sie bei der Krankenkasse nach, bevor der Patient nachfragt. Ein Plan, der im Posteingang der Kasse liegt, ist für Ihr Team unsichtbar, wenn niemand ihn auf dem Schirm hat.

1. Am Tag der Wiedervorlage den Stand bei der Krankenkasse erfragen und das Ergebnis am Plan notieren.
2. Den Patienten informieren, dass die Entscheidung noch aussteht, und gemeinsam klären, ob er auf die Bewilligung wartet.
3. Bei Rückfragen der Kasse die Unterlagen am selben Tag nachliefern.
4. Nach der Bewilligung den Behandlungstermin sofort vergeben, damit der Plan nicht erneut liegen bleibt.

Wie Sie danach mit Patienten umgehen, die den Plan nicht unterschreiben oder zögern, zeigt der Artikel HKP-Annahmequote steigern: Der Nachfass-Ablauf.

Wie unterstützt Roger beim Einreichen von Heil- und Kostenplänen?

Roger sorgt dafür, dass kein Plan unterwegs verloren geht: Der Plan geht digital zum Patienten, der Patient sieht ihn am Handy und unterschreibt dort, und das Team sieht den Status jedes Plans. Roger ersetzt Ihr PVS nicht, sondern legt sich darüber.

• Der Patient sieht den Plan auf dem Handy statt auf einem Papier, das zuhause liegen bleibt.
• Das Scannen und Abtippen unterschriebener Rückläufer entfällt, alles bleibt digital.
• Digitale Pläne gehen nicht verloren und werden nicht vergessen.
• Automatische Erinnerungen an offene Pläne laufen rund um die Uhr, per WhatsApp.

Mehr zum Produkt steht auf der Seite HKP Manager im Detail. Wie die Abrechnung der fertigen Pläne ausgelagert werden kann, erklärt der Artikel HKP-Abrechnung auslagern.

Häufige Fragen

Wie reiche ich einen Heil- und Kostenplan ein?

Prüfen Sie den Plan auf Vollständigkeit, besprechen Sie ihn mit dem Patienten und lassen Sie die Patienteninformation unterschreiben. Danach senden Sie den Antrag elektronisch aus Ihrem Praxisverwaltungssystem an die Krankenkasse und prüfen die Eingangsbestätigung. Legen Sie vorab fest, welche Person im Team versendet und nachfasst, damit kein Plan zwischen Empfang und Abrechnung liegen bleibt.

Muss ich den Heil- und Kostenplan unterschreiben?

Der Patient unterschreibt die Patienteninformation. Damit bestätigt er, dass er über Behandlungsalternativen, Kosten und die geplante Versorgung aufgeklärt wurde. Den Antrag selbst sendet die Praxis elektronisch an die Krankenkasse, der Patient reicht nichts mehr ein. Empfehlenswert ist, erst nach seiner Unterschrift zu versenden. Zu rechtlichen Einzelfragen der Unterschrift fragen Sie Ihre KZV.

Wie lange dauert die Bewilligung eines Heil- und Kostenplans?

Ohne Gutachten entscheidet die Krankenkasse zügig, spätestens innerhalb von 3 Wochen nach Antragseingang. Geht ein Plan in das Gutachterverfahren, muss sie innerhalb von 6 Wochen ab Antragseingang entscheiden. Die Fristen sind kein harter Deckel, die Krankenkasse kann sie mit begründeter Mitteilung überschreiten.

Wie läuft die Abrechnung eines Heil- und Kostenplans nach der Bewilligung?

Nach der Bewilligung wird der Zahnersatz hergestellt und innerhalb von 6 Monaten eingegliedert, danach folgt die Abrechnung. Der Plan steht dann auf abrechenbar. Wenn die Abrechnung im Team zu viel Zeit bindet, lesen Sie, wie sich die HKP-Abrechnung auslagern lässt.

Wie kann ich einen Kostenplan erstellen?

Ein Kostenplan entsteht in Ihrem Praxisverwaltungssystem aus dem Befund und der geplanten Versorgung. Schritt für Schritt erklärt das die Anleitung Heil- und Kostenplan erstellen. Danach beginnt der Ablauf in diesem Artikel: besprechen, unterschreiben lassen, einreichen.

Wer im Team sollte Heil- und Kostenpläne einreichen?

Eine benannte Person, zum Beispiel der Praxismanager oder die ZMV, mit einer Vertretung für Urlaub und Krankheit. Ohne feste Zuständigkeit bleibt das Einreichen und Nachfassen liegen. Eine Statusübersicht, die jedes Teammitglied versteht, macht die Aufgabe übergabefähig.

Wie geht es jetzt weiter? Legen Sie fest, wer in Ihrem Team einreicht, und führen Sie die Prüfliste ein. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie der HKP Manager jeden Plan vom Versand bis zur Abrechnung sichtbar macht.