Abrechnungsstelle für Zahnärzte: Was externe Abrechnung kostet und welche Alternativen es gibt

Eine Abrechnungsstelle übernimmt das Rechnungsstellen und meist die Zahlungsabwicklung, gegen eine Gebühr je Rechnung oder einen Prozentsatz der Forderung. Die externe ZMV von Roger setzt an anderer Stelle an, bei Planung, Leistungskontrolle und Abrechnung im Praxisablauf, je nach Paket beratend oder ausführend und immer zum Festpreis im Monat.

Welches Modell für Ihre Praxis günstiger ist, hängt von einer Frage ab: Fehlt Ihnen Liquidität oder Arbeitszeit? Die Tabelle zeigt die drei Modelle auf einen Blick, besonders die Spalte, die in den meisten Angeboten fehlt: was bei Ihnen auf dem Schreibtisch bleibt.

Wer die externe Abrechnung im Detail prüfen will, findet das Leistungsangebot auf der Seite Externe Abrechnung für Zahnärzte. Dieser Artikel klärt vorher die Frage, die in keinem Angebot beantwortet ist: Was kostet das wirklich, und wie vergleichen Sie Angebote auf derselben Basis?

Was macht eine Abrechnungsstelle für Zahnärzte, und was nicht?

Eine Abrechnungsstelle ist ein externer Dienstleister, der die Honorarabrechnung Ihrer Praxis ganz oder teilweise übernimmt. Im Kern geht es um die Privatliquidation: Die Stelle erstellt die Rechnung nach der GOZ, versendet sie und kümmert sich je nach Modell um den Zahlungseingang und das Mahnwesen. Manche Stellen kaufen die Forderung auch an und zahlen Ihnen das Honorar vorab aus. Das ist dann Factoring, mehr dazu weiter unten.

Was eine Abrechnungsstelle nicht tut, ist wichtiger, weil es die Qualität der Rechnung bestimmt:

• Sie plant die Behandlung nicht und erstellt keinen Heil- und Kostenplan.
• Sie erfasst Ihre Leistungen nicht. Was am Stuhl nicht dokumentiert wird, steht später nicht auf der Rechnung.
• Sie kontrolliert nicht, ob die Leistungen nach GOZ, BEMA oder BEL II und BEB vollständig und richtig erfasst sind, bevor die Rechnung entsteht.
• Die Quartalsabrechnung gegenüber der KZV für BEMA-Leistungen ist ein eigener Weg. Prüfen Sie im Vertrag, ob sie überhaupt enthalten ist.

Wo Abrechnungsfehler entstehen und wie Sie sie vermeiden, beschreibt der Artikel Abrechnungsfehler in der Zahnarztpraxis vermeiden. Eine Abrechnungsstelle verschiebt die Arbeit nach hinten, sie verbessert die Eingaben nicht. Ob das Ihr Problem löst, entscheidet sich an der Frage, wo es bei Ihnen hakt.

Was kostet externe Abrechnung? Die Kostenlogik der drei Modelle

Konkrete Marktpreise nennen wir hier bewusst nicht. Sie schwanken je nach Praxis, Rechnungsvolumen und Vertrag, und eine fremde Durchschnittszahl sagt über Ihr Angebot nichts. Entscheidend ist, aus welchen Bausteinen sich der Preis zusammensetzt.

Zwei Regeln helfen bei jedem Angebot. Erstens: Legen Sie einen Prozentsatz nie auf eine einzelne Rechnung, sondern auf das Honorarvolumen Ihrer Praxis über ein ganzes Jahr, erst dann sehen Sie die Größenordnung. Zweitens: Eine Gebühr je Rechnung und ein Prozentsatz verhalten sich unterschiedlich, wenn Ihre Rechnungen sehr klein oder sehr groß sind. Ein Angebot, das für Ihr Rechnungsprofil günstig aussieht, kann für das Profil einer anderen Praxis ungünstig sein.

Abrechnungsstelle: Gebühr je Rechnung oder Prozentsatz

Die Vergütung besteht meist aus einer Gebühr je Rechnung oder einem Prozentsatz der Forderung. Dazu kommen häufig eine Grundgebühr und eine Mindestgebühr je Rechnung. Bei kleinen Rechnungen schlägt eine Mindestgebühr stärker durch als bei großen.

Factoring-Partner: Prozentsatz der Forderung

Beim Factoring kauft der Partner die Forderung. Unser Factoring-Partner nennt Konditionen ab 1,8 %, die endgültigen Konditionen legt er selbst fest, abhängig vom Abrechnungsvolumen. Der Vertrag kommt direkt zwischen Ihrer Praxis und dem Factoring-Partner zustande, Roger ist nicht Vertragspartei. Roger stellt nur die Anbindung bereit: Sie reichen die Rechnung aus Roger ein. Lassen Sie sich im Angebot genau beschreiben, wer das Ausfallrisiko trägt, denn davon hängt ab, wer bei einem unbezahlten Patienten das Geld verliert.

Externe ZMV: Monatspauschale

Die externe ZMV von Roger gibt es in vier Monatspaketen zum Festpreis ab Monat 1, ab 1.299 € im Monat (netto zuzüglich Mehrwertsteuer, für 1 Behandler, bei 12 Monaten Laufzeit im Paket Roger Focus). Der Festpreis hängt nicht von der Zahl der Rechnungen ab. Das Investment ist deshalb planbar, bildet aber eine andere Leistung ab als eine Abrechnungsstelle: Arbeitszeit und Qualitätskontrolle statt Zahlungsabwicklung.

Welche Kosten stehen nicht im Angebot?

Prüfen Sie bei jedem Angebot, ob diese Posten genannt sind. Was fehlt, fragen Sie vor der Unterschrift nach:

• Grundgebühr und Mindestgebühr je Rechnung,
• Gebühren für Mahnung und Inkasso,
• Einbehalt von Teilen des Honorars, etwa als Sicherheit,
• Rückbelastung bei Zahlungsausfall, also ob und unter welchen Bedingungen Sie eine bereits ausgezahlte Forderung zurückzahlen,
• Gebühren für Rückfragen, Korrekturen und Stornierungen,
• Einrichtung und Schnittstelle zu Ihrem Praxisverwaltungssystem,
• Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist.

So rechnen Sie für Ihre Praxis (Eigenrechnung)

Ein Vergleich taugt nur, wenn alle Optionen auf derselben Basis stehen: dasselbe Honorarvolumen, dieselbe Zahl an Rechnungen, derselbe Zeitraum. Ein Vergleich, der die externen Stunden für einen Teil der Arbeit gegen die internen Stunden für die gesamte Arbeit stellt, rechnet nichts aus. Nutzen Sie die Tabelle, tragen Sie in die leeren Felder Ihre eigenen Zahlen ein und lassen Sie die Angebote A, B und C dieselben Annahmen verwenden.

So gehen Sie vor:

1. Zählen Sie die Privatrechnungen und das Honorarvolumen eines typischen Monats aus Ihrer Praxissoftware. Verwenden Sie dieselben Werte in jeder Spalte.
2. Schätzen Sie die internen Stunden ehrlich, auch für Mahnwesen, Rückfragen und die Kontrolle vor dem Versand.
3. Tragen Sie bei jedem Angebot die Vergütung und alle Nebenkosten aus der Checkliste oben ein. Fehlt ein Posten, fragen Sie nach.
4. Bewerten Sie die Stunden, die in der Praxis bleiben, mit Ihren eigenen Personalkosten. Eine fremde Gehaltszahl hilft hier nicht, weil Tarif, Region und Erfahrung stark abweichen.
5. Setzen Sie die Rückstandsphase an. Wie viel Honorar steht in dieser Zeit offen, und was kostet Sie das?

Die ehrliche Auswertung zeigt zwei Dinge. Erstens, ob Ihnen Liquidität fehlt, dann zählt die Zeile Honorarvolumen mit Auszahlung. Zweitens, ob Ihnen Arbeitszeit fehlt, dann zählen die Zeilen mit den Stunden. Ein Angebot, das nur eine der beiden Fragen beantwortet, ist nicht schlecht, es löst nur ein anderes Problem.

Lesen Sie das Ergebnis nicht nur als Summe. Ein Angebot kann in der Spalte Vergütung am günstigsten sein und trotzdem die meisten Stunden in der Praxis lassen. Ein anderes ist in der Vergütung teurer, nimmt Ihnen aber die Mahnschleifen ab. Markieren Sie deshalb in jeder Spalte, was bei Ihnen bleibt, und gewichten Sie es mit der Zeit, die Ihnen heute tatsächlich fehlt. Wer die Tabelle gemeinsam mit dem Mitarbeiter ausfüllt, der heute die Abrechnung macht, deckt außerdem Arbeit auf, die in keiner Stellenbeschreibung steht, etwa Rückfragen von Patienten zu Rechnungen.

Abrechnungsstelle, Factoring oder externe ZMV: Welches Modell passt wann?

Welches Modell passt, entscheidet Ihre Lage. Die Tabelle ordnet die häufigsten Situationen zu:

Abrechnungsstelle und Factoring lösen ein Zahlungsproblem. Die externe ZMV löst ein Problem von Arbeitslast und Qualität. Sie schließen sich nicht aus: Eine Praxis kann die ZMV-Arbeit extern absichern und zusätzlich Rechnungen an den Factoring-Partner geben. Factoring ist dabei ein Modell des Partners, kein Roger-Service. Eine Entscheidungshilfe zu allen vier Modellen, einschließlich der eigenen ZMV, finden Sie im Beitrag Abrechnung auslagern: Welches Modell löst Ihr Problem? Mehr zum Modell steht in Factoring in der Zahnarztpraxis und auf der Seite Factoring für Zahnärzte.

Was passiert, wenn die ZMV ausfällt? Der Abrechnungsrückstau

Aus Gesprächen mit Praxen wissen wir: Fällt die ZMV aus, entstehen 2 bis 3 Wochen Abrechnungsrückstau. Das ist ein Wert aus einzelnen Praxisgesprächen, kein Marktdurchschnitt. In dieser Zeit liegen Rechnungen unversendet, Leistungen unkontrolliert und Mahnungen unbearbeitet. Das Honorar steht offen, und jede Woche ohne Rechnung verschiebt den Zahlungseingang.

Eine schnelle Neubesetzung ist selten. Laut KZBV/Zi-Umfrage 2024 bewerten etwa 40 % der Praxen ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht, und im Schnitt vergehen etwa sechs Monate, bis eine Stelle besetzt ist. Die Zahl gilt für ZFA, ZMF und ZMV zusammen. Nach dem Zi/KZBV-Stimmungsbild 2024 finden 94 % der Zahnärzte kaum noch geeignetes Personal. Wer die Abrechnung nur an einer Person festmacht, plant mit einem Risiko, das sich nicht wegorganisieren lässt.

Setzen Sie diese Lücke in der Eigenrechnung an: Welche Phase der Unterbesetzung hatten Sie, wie lange lagen Rechnungen offen, und was hat das gekostet? Weiterführend zum Thema: ZMV-Fachkräftemangel: Was Praxen jetzt tun können. Wer den Vergleich am Empfang sucht, findet ihn in Externer Rezeptionsservice oder ZFA einstellen.

Datenschutz: Was müssen Sie vor der Auslagerung klären?

Bevor Patientendaten die Praxis verlassen, gilt zuerst die Regel der Gebührenordnung. Nach § 10 Abs. 6 GOZ ist die Übermittlung von Daten an einen Dritten zum Zwecke der Abrechnung nur zulässig, wenn der Betroffene gegenüber dem Zahnarzt in die Übermittlung der für die Abrechnung erforderlichen Daten schriftlich eingewilligt und den Zahnarzt insoweit schriftlich von seiner Schweigepflicht entbunden hat. Der Wortlaut steht im Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de. Es braucht also beides: die schriftliche Einwilligung und die schriftliche Entbindung von der Schweigepflicht.

Arbeitet ein Dienstleister direkt in Ihrem System mit Patientendaten, geht es zusätzlich um einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Fragen Sie jeden Anbieter, auch uns, nach drei Dingen:

1. Dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, vor Beginn und schriftlich.
2. Dem Serverstandort, an dem die Daten liegen.
3. Den Zugriffsrechten: Wer darf in welchem Umfang auf welche Daten zugreifen?

Ob in Ihrem Fall eine Einwilligung genügt oder zusätzliche Pflichten gelten, hängt von Modell und Vertrag ab. Das ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Einzelfall prüfen. Und wenn Sie Ihre Unterlagen vorbereiten: Nehmen Sie keine echten Patientendaten in Vergleichstabellen oder E-Mails an Anbieter auf, Honorarsummen und Rechnungszahlen reichen.

Wie arbeitet die externe ZMV von Roger?

Die externe ZMV von Roger arbeitet in Ihrem Praxisverwaltungssystem, nicht daneben. Sie bekommen eine feste Ansprechperson. Bei Urlaub und Krankheit springt eine Vertretung ein, daher 0 Stunden Ausfall. Der Datenschutz läuft nach Art. 28 DSGVO. Die externe ZMV gibt es nur zusammen mit der Roger Software, und sie läuft zum Festpreis ab Monat 1, nicht nach Aufwand.

Die vier Monatspakete, netto zuzüglich Mehrwertsteuer, für 1 Behandler:

Roger Focus ist der Einstieg: Roger prüft Ihre Abrechnungsstrukturen und gibt Umsetzungstipps, die Umsetzung bleibt bei Ihrem Team. Erst ab Roger Pro übernimmt die externe ZMV die Abrechnung selbst. Jeder weitere Behandler erhöht das Investment bei Plan, Pro und Full um 1.499 € im Monat, bei Focus um 599 €. Wie eine Praxis mit externer ZMV Stabilität gewonnen hat, zeigt die Erfolgsgeschichte Praxis Dr. Reida. Die aktuellen Pakete stehen auf der Seite Preise.

Ob Ihr Praxisverwaltungssystem unterstützt wird, klären wir mit Ihnen in der Produktvorstellung. Sie sehen dort, wie die externe ZMV in Ihrem Ablauf arbeitet: Produktvorstellung buchen.

Häufige Fragen

Was kostet eine Abrechnungsstelle für Zahnärzte?

Die Vergütung besteht meist aus einer Gebühr je Rechnung oder einem Prozentsatz der Forderung, oft ergänzt um Grundgebühr, Mindestgebühr und Nebengebühren für Mahnung, Inkasso oder Rückbelastung. Eine verlässliche Marktzahl gibt es nicht, rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Zum Vergleich: Die externe ZMV von Roger gibt es zum Festpreis ab 1.299 € im Monat (netto, 1 Behandler, Roger Focus bei 12 Monaten), unser Factoring-Partner nennt Konditionen ab 1,8 %.

Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungsstelle und externer ZMV?

Eine Abrechnungsstelle erstellt die Rechnung und wickelt meist die Zahlung ab, löst also ein Zahlungsproblem. Eine externe ZMV arbeitet im Praxisablauf, mit Behandlungsplanung, Leistungskontrolle und je nach Paket der Abrechnung, und löst ein Problem von Arbeitslast und Qualität. Beides lässt sich kombinieren.

Brauche ich die Einwilligung der Patienten?

Wenn Daten zum Zwecke der Abrechnung an einen Dritten übermittelt werden, verlangt § 10 Abs. 6 GOZ die schriftliche Einwilligung des Patienten in die Übermittlung der erforderlichen Daten und seine schriftliche Entbindung des Zahnarztes von der Schweigepflicht. Lassen Sie den Einzelfall prüfen.

Lohnt sich die Auslagerung für eine kleine Praxis?

Das zeigt Ihre Eigenrechnung. Entscheidend sind Rechnungsvolumen, interne Stunden und die Frage, ob eine Rückstandsphase droht. Für kleine Praxen gibt es mit Roger Focus ab 1.299 € im Monat einen Einstieg, bei dem Roger berät und Ihr Team umsetzt.

Was passiert bei Kündigung oder Wechsel?

Das regelt der Vertrag, fragen Sie bei jedem Anbieter nach Laufzeit und Kündigungsfrist. Bei Roger Focus wählen Sie zwischen 3, 6 und 12 Monaten Laufzeit, Plan, Pro und Full laufen 12 Monate. Die Details zu Ihrem Paket besprechen wir in der Produktvorstellung.