HKP-Abrechnung in der Zahnarztpraxis: So hilft Factoring

Heil- und Kostenpläne (HKPs) sind Alltag in jeder Zahnarztpraxis – von der Füllung bis zur prothetischen Versorgung. Sie dienen als Grundlage für die Abrechnung geplanter Leistungen und müssen vorab mit den Patient:innen abgestimmt werden. Doch genau hier beginnt der Aufwand: Die HKP-Abrechnung ist oft zeitintensiv, fehleranfällig – und zieht sich über Wochen, bis das Geld auf dem Praxiskonto eingeht.

Mit Factoring umgehen Sie diese Verzögerungen: Sie rechnen wie gewohnt ab – und erhalten Ihr Honorar innerhalb von 24 Stunden. Wie das funktioniert, welche Vorteile es bietet und worauf Sie achten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ist Factoring und warum ist es bei der HKP-Abrechnung besonders sinnvoll?

Beim Factoring überträgt Ihre Zahnarztpraxis offene Rechnungen – z. B. aus der HKP-Abrechnung – an einen externen Abrechnungspartner. Dieser zahlt Ihnen den Betrag innerhalb von 24 Stunden aus und übernimmt das komplette Forderungsmanagement: von der Zahlungsabwicklung bis zum Mahnwesen.

Gerade bei HKPs, die sich über mehrere Wochen oder Monate erstrecken, bringt das erhebliche Vorteile: Sie sichern sich planbare Einnahmen und entlasten Ihr Team im Praxisalltag.

Vorteile von Factoring in der HKP-Abrechnung

1. Schnelle Auszahlung bei jeder HKP-Abrechnung

Die HKP-Abrechnung spielt in jeder Zahnarztpraxis eine zentrale Rolle – sei es bei Zahnersatz, Aufbissschienen oder umfangreicheren Versorgungen. Gerade bei solchen Leistungen kann sich der Zahlungseingang verzögern, etwa wenn Patient:innen zunächst auf eine Rückmeldung der Versicherung warten oder vergessen ihre Rechnungen zu begleichen.

Mit Factoring sichern Sie sich frühzeitige Liquidität: Sie stellen Ihre Rechnung wie gewohnt und erhalten Ihr Geld innerhalb von 24 Stunden. So wird Ihre HKP-Abrechnung planbar und Sie überbrücken mögliche Wartezeiten unkompliziert.

2. Weniger Verwaltungsaufwand

Heil- und Kostenpläne bringen manchmal Rückfragen mit sich: Patient:innen möchten Zahlungsziele anpassen oder haben Verständnisfragen zur Rechnung. Diese Abstimmungen kosten Zeit – vor allem in kleinen Teams oder an der Rezeption.

Ein Factoring-Anbieter übernimmt die komplette Nachbereitung Ihrer HKP-Abrechnung. Das bedeutet: keine Mahnungen, keine Zahlungserinnerungen, keine Diskussionen mit Patient:innen. Ihr Team kann sich auf die Praxisorganisation konzentrieren.

3. Ausfallschutz – Sicherung Ihrer Einnahmen

Eine der größten Sorgen in einer Zahnarztpraxis sind offene Rechnungen, die nicht beglichen werden. Factoring bietet Ihnen hier eine wichtige Absicherung: Der Factoring-Anbieter übernimmt das Risiko, falls eine Zahlung ausbleibt. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Gedanken mehr über Zahlungsausfälle machen, da Ihre Einnahmen abgesichert sind.

Mit einem umfassenden Ausfallschutz können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis finanzielle Stabilität bewahrt. Dies ist besonders wertvoll, um sich auf die täglichen Praxisabläufe zu konzentrieren, ohne finanzielle Unsicherheiten im Hintergrund.

Wie funktioniert Factoring für Zahnärzt:innen?

Bonitätsprüfung und Vertragsabschluss

Bevor Sie als Zahnarztpraxis mit dem Factoring starten können, erfolgt zunächst eine Bonitätsprüfung. Diese dient dazu, die Zahlungsfähigkeit der Patient:innen einzuschätzen und das Risiko für Zahlungsausfälle zu minimieren.

Sobald die Bonitätsprüfung abgeschlossen ist, schließen Sie einen Factoring-Vertrag ab. Dieser Vertrag regelt die Konditionen und Prozesse, wie die Zusammenarbeit mit dem Factoring-Anbieter abläuft.

Nach Vertragsabschluss können Sie sofort beginnen, Rechnungen an den Anbieter zu übergeben und von den Vorteilen der schnellen Auszahlung zu profitieren.

Rechnungsstellung und Auszahlung innerhalb von 24 Stunden

Nachdem der Factoring-Vertrag abgeschlossen ist, können Sie jede gestellte Rechnung an den Factoring-Anbieter weiterleiten. Der Anbieter übernimmt die Rechnung und zahlt Ihnen den Betrag innerhalb von 24 Stunden aus.

Das bedeutet für Sie, dass der übliche Warteprozess auf Zahlungseingänge entfällt, und Sie die Liquidität Ihrer Praxis direkt verbessern können. Die schnelle Auszahlung ermöglicht es Ihnen, laufende Kosten zu decken und Investitionen ohne lange Wartezeiten zu tätigen.

Für Zahnarztpraxen ist diese direkte Liquidität oft entscheidend, um flexibel und finanziell stabil zu bleiben.

Mahnwesen und Ratenzahlungen im Factoring

Ein weiterer Vorteil des Factorings ist die Übernahme des Mahnwesens durch den Anbieter. Sollten Patient:innen ihre Rechnungen nicht fristgerecht zahlen, übernimmt der Factoring-Anbieter das Mahnwesen und kümmert sich um die Zahlungserinnerungen.

Das bedeutet für Sie als Zahnarztpraxis weniger Stress und weniger administrativen Aufwand. Zudem bietet Factoring oft die Möglichkeit, den Patient:innen Ratenzahlungen anzubieten, wodurch mehr Patient:innen Heil- und Kostenplänen zustimmen können, da die Finanzierung flexibler gestaltet wird.

Durch die Entlastung beim Mahnwesen und die Flexibilität bei der Ratenzahlung können Sie sich voll auf die Patientenbetreuung konzentrieren.

Factoring-Anbieter in der Zahnmedizin – worauf Sie achten sollten

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Factoring-Anbieter übernehmen nicht die Erstellung oder Prüfung von Heil- und Kostenplänen (HKPs) – wohl aber das Forderungsmanagement nach der Abrechnung, also z. B. die Rechnungsübernahme und ggf. das Mahnwesen.

Gerade deshalb ist es wichtig, dass der Anbieter die Besonderheiten der zahnärztlichen Abrechnungssystematik kennt und reibungslos mit Ihrer Praxis- oder Abrechnungssoftware zusammenarbeitet.

Achten Sie bei der Auswahl auf:

• Branchenerfahrung: Kenntnisse zu BEMA, GOZ und zu typischen HKP-Strukturen.
• Digitale Prozesse: Einfache Datenübermittlung per Schnittstelle oder Upload.
• Konditionen: Klare Gebührenstruktur, keine Mindestumsätze oder lange Laufzeiten.
• Kommunikation: Persönlicher Ansprechpartner und transparente Abläufe – gerade bei sensiblen Patientendaten wichtig.

Ein spezialisierter Anbieter kann Sie gezielt dort entlasten, wo die Verwaltung nach der HKP-Abrechnung besonders aufwendig ist – etwa bei Zahlungsausfällen oder zeitkritischer Liquiditätsplanung.

Das Factoring von Roger bietet Ihnen nicht nur transparente Konditionen, sondern auch umfassende Unterstützung im Mahnwesen und Ausfallschutz – damit Sie sich voll auf Ihre Patient:innen konzentrieren können.

Was kostet Factoring für Zahnarztpraxen?

Die Kosten für Factoring liegen je nach Anbieter und Leistungsumfang meist zwischen 2 % und 4 % der Rechnungssumme. Einige Anbieter staffeln ihre Gebühren je nach monatlichem Volumen oder bieten Kombi-Modelle (z. B. Vollservice inklusive Mahnwesen).

Wichtig: Die Gebühren sollten im Verhältnis zum Nutzen stehen – etwa wenn Ihr Team spürbar entlastet wird oder Ihre Liquidität gesichert bleibt, weil Heil- und Kostenpläne (HKPs) schnell vergütet werden. Berechnen Sie hier in nur wenigen Klicks automatisch Ihren Factoring-Vorteil mit Roger.

Fallstricke und häufige Missverständnisse beim Factoring

Viele Praxisinhaber:innen befürchten, durch Factoring die Kontrolle über Patientenzahlungen zu verlieren. In der Regel behalten Sie jedoch den Überblick, da Sie alle relevanten Informationen über ein Praxisportal oder Reporting-Tool einsehen können.

Weitere Missverständnisse:

• "Factoring wirkt unpersönlich": Seriöse Anbieter treten diskret und im Namen der Praxis auf.
• "Factoring ist nur für große Praxen": Auch Einzelpraxen profitieren – besonders bei Personalengpässen.

Factoring Zahnmedizin: Wann ist Factoring sinnvoll?

Factoring lohnt sich besonders, wenn:

• wenn die Prozesse rund um die HKP-Abrechnung zeitintensiv sind und Sie den Zahlungseingang beschleunigen möchten
• Ihr Team durch Ausfälle oder Fluktuation überlastet ist.
• Sie schnell über liquide Mittel verfügen möchten.
• Sie regelmäßige Zahlungseingänge benötigen, z. B. zur Gehaltszahlung oder für Investitionen.

Lars Getz, Praxismanager Zahnärzte am Nordufer aus Berlin, kommentiert: „Wir konnten unser Factoring komplett an Roger auslagern. Der 100%-ige Ausfallschutz und die Sofortauszahlung geben uns finanzielle Sicherheit, und das zu einem unschlagbaren Preis. Mein Team kann sich endlich voll auf die Patient:innen konzentrieren, ohne sich um die Abrechnung zu kümmern.“

Fazit: Wie Factoring Ihre Praxis nach der HKP-Abrechnung entlastet

Factoring ist mehr als eine reine Finanzdienstleistung – es kann zu einem echten Entlastungsfaktor für Ihre HKP-Abrechnung werden. Sie sparen nicht nur Zeit und Aufwand, sondern erhalten auch schneller Ihr Geld.

Das Ergebnis: Mehr Liquidität, mehr Planungssicherheit – und mehr Fokus auf das, was zählt: Ihre Patient:innen.

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