Externer Rezeptionsservice oder weitere ZFA einstellen: Was lohnt sich für Ihre Praxis?

Ein externer Rezeptionsservice wie die externe Rezeption von Roger lohnt sich, wenn das Telefon Ihre Praxis bremst und eine ZFA-Stelle nicht rechtzeitig zu besetzen ist. Eine weitere ZFA ist die bessere Wahl, wenn Ihnen Hände für die Assistenz fehlen.

Montagvormittag, drei Telefone klingeln, am Empfang steht ein Patient, und im Behandlungszimmer wartet die Assistenz auf Unterstützung. In dieser Lage fällt die Entscheidung meist unter Druck. Sie hängt an drei Fragen: Was soll die Person tun, wie schnell brauchen Sie sie, und wie planbar soll sie verfügbar sein? Dieser Artikel sortiert sie in ruhigen Schritten.

Lohnt sich ein externer Rezeptionsservice oder eine weitere ZFA?

Das hängt davon ab, welche Aufgabe die neue Kraft übernehmen soll. Für reine Telefon- und Empfangsarbeit ist ein externer Rezeptionsservice oft schneller startklar, für Assistenz am Stuhl brauchen Sie eine Fachkraft vor Ort. Die Tabelle stellt die Kriterien nebeneinander:

Wenn Ihr Team vor allem durch das Telefon gebremst wird, spricht die Tabelle für den externen Service. Wenn Ihnen Hände im Behandlungszimmer fehlen, führt kein Weg an einer zusätzlichen Fachkraft vorbei. Sie können auch beides kombinieren: Die vorhandene ZFA bleibt bei den Patienten, das Telefon geht nach außen.

Wie schwer ist es, eine ZFA zu finden?

Sehr schwer, und das ist der wichtigste Grund, den Weg über Einstellung ehrlich zu prüfen. Laut Zi/KZBV-Stimmungsbild 2024 finden 94 % der Zahnärzte kaum noch geeignetes Personal. Nach dem Fachkräftereport des IW vom März 2026 ist fast jede zweite offene ZFA-Stelle (46,8 %) rechnerisch nicht besetzbar.

Dazu kommt die Dauer: Laut KZBV/Zi-Umfrage 2024 vergehen im Schnitt etwa sechs Monate, bis eine Stelle in einer Praxis besetzt ist. Die Zahl gilt für ZFA, ZMF und ZMV zusammen. Planen Sie also nicht mit der Annahme, dass die neue Kraft in vier Wochen am Empfang sitzt. Wer die Lage im Team genauer einordnen will, findet mehr dazu im Artikel ZMV-Fachkräftemangel: Was Praxen tun können.

Auch ohne vakante Stelle kostet das Telefon Zeit. Laut Gesprächen mit Praxen gehen 2 bis 3 Stunden pro Woche Kernarbeitszeit am Telefon verloren. Das ist ein Wert aus einzelnen Praxisgesprächen, kein Marktdurchschnitt.

Was übernimmt ein externer Rezeptionsservice, und was nicht?

Ein externer Rezeptionsservice nimmt die eingehenden Patientenanrufe in Ihrem Namen an. Abrechnung, Heil- und Kostenpläne und Recall-Anrufe gehören nicht dazu. Bei der externen Rezeption von Roger übernimmt das Team:

• alle eingehenden Patientenanrufe, mit der Begrüßung Ihrer Praxis,
• die Koordination von Behandlungsterminen, zum Beispiel Kontrolle, Prophylaxe oder Zahnersatz,
• Fragen von Patienten, etwa zu Rechnungen, zum Stand eines Kostenvoranschlags oder zur Anfahrt,
• ein Tagesprotokoll am Ende jedes Arbeitstags per E-Mail an Ihre Ansprechperson.

Nicht Teil der Rezeption sind die Erstellung von Heil- und Kostenplänen und die Abrechnung. Auch Recall-Listen werden nicht telefonisch abtelefoniert: Die Erinnerung läuft automatisiert über die Roger Software per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Wie das funktioniert, steht in Terminbestätigung per WhatsApp, SMS und E-Mail.

Wer mehr als das Telefon abgeben möchte, kann die Rezeption mit Backoffice buchen: Praxis-Postfach, ausgehende Anrufe und weitere vereinbarte Verwaltungsaufgaben. Backoffice gibt es nur zusammen mit einem Rezeptionspaket. Einen Überblick über alle Rollen, die sich auslagern lassen, gibt Praxismanagement auslagern.

Was kostet ein externer Rezeptionsservice im Vergleich zu einer Einstellung?

Die externe Rezeption von Roger gibt es ab 1.500 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Das Investment ist eine feste Monatspauschale mit festem Zeitfenster, kein Gehalt mit Nebenkosten. Die Pakete im Überblick:

Die Pakete gelten für Praxen mit bis zu 2 Behandlern. Die Mindestlaufzeit beträgt 3 Monate, danach läuft der Vertrag monatlich. Das Zeitfenster wird zu Vertragsbeginn festgelegt, Montag bis Freitag. Bundesweite Feiertage sind nicht abgedeckt. Für größere Praxen oder andere Zeitfenster gibt es ein individuelles Paket auf Anfrage.

Für den Vergleich mit einer Einstellung rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Eine fremde Durchschnittszahl hilft hier nicht, weil Tarif, Region und Erfahrung stark abweichen:

1. Das Bruttogehalt der ZFA aus Ihrer Lohnabrechnung nehmen.
2. Die Arbeitgeberanteile und alle Nebenkosten aus Ihrer Buchhaltung addieren.
3. Die Kosten für Urlaubs- und Krankheitsvertretung ansetzen, die bei Ihnen real anfallen.
4. Die Monate bis zur Besetzung der Stelle als Zeit ohne Entlastung markieren.
5. Das Ergebnis mit dem Monatspaket für das Zeitfenster vergleichen, das Sie am Telefon wirklich brauchen.

Vergleichen Sie dabei immer gleiche Aufgaben. Eine ZFA leistet mehr als Telefon, ein Rezeptionspaket deckt nur das vereinbarte Zeitfenster ab.

Wie läuft der Start mit einem externen Rezeptionsservice ab?

Der Start besteht aus wenigen Schritten, die Ihre Praxis vorbereitet und das Rezeptionsteam übernimmt. So sieht der Ablauf aus:

1. Sie legen das Paket und das feste Zeitfenster fest.
2. Sie richten die Rufumleitung auf die Nummer des Rezeptionsteams ein.
3. Das Team erhält Fernzugriff auf Ihr Praxisverwaltungssystem.
4. Sie legen die Begrüßung fest und entscheiden, ob sich das Team als externer Service zu erkennen geben darf oder im Namen der Praxis auftritt.
5. Am Ende jedes Arbeitstags erhalten Sie das Tagesprotokoll per E-Mail.

Ob der Zugriff auf Ihr Praxisverwaltungssystem möglich ist, klären wir mit Ihnen in der Produktvorstellung. Die Leistung im Detail beschreibt die Seite Externe Rezeption. Eine Übersicht, wie Praxen den Empfang insgesamt organisieren, bietet der Artikel Empfang in der Zahnarztpraxis.

Woran erkennen Sie, dass Auslagern für Ihre Praxis passt?

Auslagern passt, wenn das Telefon die Arbeit am Empfang regelmäßig blockiert und Sie die Stelle nicht zeitnah besetzen können. Prüfen Sie diese Punkte:

• Ihre Praxis leidet unter Personalmangel am Empfang.
• Mitarbeiter arbeiten in Mischrollen und sind zugleich in der Assistenz und am Telefon gefragt.
• Das Anrufaufkommen stört den Ablauf, besonders an den Vormittagen mit vielen Terminen.
• Sie möchten die eingehenden Anrufe im festen Zeitfenster vollständig abgeben.
• Sie sind bereit, die Rufumleitung einzurichten.

Weniger geeignet ist der Service, wenn Sie nur eine kurzfristige Einzelvertretung suchen oder Heil- und Kostenpläne und Abrechnung im Paket erwarten. Für Abrechnung gibt es die externe ZMV, für Zahlen und Abläufe die Praxisleitung. Wo sonst Verwaltungszeit verloren geht, zeigt der Artikel Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis reduzieren. Wie Sie versäumte Termine verringern, lesen Sie in No-Shows in der Zahnarztpraxis reduzieren.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein externer Rezeptionsservice oder soll ich eine weitere ZFA einstellen?

Ein externer Rezeptionsservice lohnt sich, wenn das Telefon die Praxis bremst und eine ZFA-Stelle nicht zeitnah zu besetzen ist. Eine weitere ZFA lohnt sich, wenn Assistenz am Stuhl fehlt. Vergleichen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Gehalt, Nebenkosten, Vertretung und die Monate bis zur Besetzung gegen ein Monatspaket ab 1.500 €.

Was übernimmt ein externer Rezeptionsservice in der Zahnarztpraxis?

Er nimmt die eingehenden Patientenanrufe in Ihrem Namen an, koordiniert Behandlungstermine und beantwortet Fragen etwa zu Rechnungen oder zum Stand eines Kostenvoranschlags. Am Ende des Arbeitstags erhalten Sie ein Tagesprotokoll per E-Mail. Abrechnung und die Erstellung von Heil- und Kostenplänen gehören nicht zur Rezeption.

Was kostet ein externer Rezeptionsservice für eine Zahnarztpraxis?

Die externe Rezeption von Roger startet ab 1.500 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer für das Halbtagspaket mit vier Stunden im festen Zeitfenster. Das Ganztagspaket mit acht Stunden kostet 2.500 € im Monat. Die Pakete gelten für Praxen mit bis zu 2 Behandlern, die Mindestlaufzeit beträgt 3 Monate.

Kann ein externer Rezeptionsservice im Namen der Praxis telefonieren?

Ja, das Team meldet sich mit der Begrüßung Ihrer Praxis. Sie entscheiden bei der Einrichtung, ob es sich als externer Service zu erkennen geben darf oder als Teil des Praxisteams auftritt. Ausgehende Anrufe sind nur im Paket mit Backoffice enthalten, nicht im reinen Rezeptionspaket.

Für welche Praxen eignet sich ein externer Rezeptionsservice?

Er eignet sich für Praxen, in denen das Telefon den Empfang regelmäßig blockiert, Personal fehlt und die Praxis die eingehenden Anrufe im festen Zeitfenster vollständig abgeben möchte. Weniger geeignet ist er für eine kurzfristige Einzelvertretung oder wenn Abrechnung im Paket erwartet wird.

Wie geht es jetzt weiter? Prüfen Sie, wie viel Arbeitszeit das Telefon Ihrer Praxis heute kostet, und rechnen Sie Ihre eigene Einstellung gegen ein Monatspaket. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie die externe Rezeption in Ihrem Praxisablauf aussieht und welches Zeitfenster zu Ihren Stoßzeiten passt.