Cloud-Zahnarztsoftware oder lokaler Server: Wo liegen Ihre Daten?

Cloud-Zahnarztsoftware läuft nicht auf einem Server in Ihrer Praxis, sondern im Rechenzentrum des Anbieters, und für Ihre Praxis zählen dabei drei Fragen: Wo werden die Patientendaten verarbeitet, unter welchem Vertrag, und was passiert bei Internetausfall. Roger ist der hybride Fall, eine Cloud-Schicht auf Ihrem bestehenden Praxisverwaltungssystem, nicht dessen Ersatz.

Viele Praxen betreiben ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) lokal und ergänzen es mit Diensten aus der Cloud, die für ihre Aufgabe nicht die gesamte Patientenakte brauchen. Diese Mischform ist heute der Normalfall. Die folgende Übersicht zeigt, worin sich die drei Modelle unterscheiden:

Was sind die drei Modelle: lokal, Cloud und Hybrid?

Beim lokalen Modell liegt das PVS samt Datenbank auf einem Server in der Praxis, beim Cloud-Modell beim Anbieter, beim Hybrid-Modell bleibt das PVS lokal und einzelne Dienste kommen aus der Cloud. Entscheidend ist, wo die Patientenakte liegt, nicht, ob irgendein Teil der Software online ist.

• Lokal: Sie behalten die Daten im eigenen Haus. Dafür tragen Sie oder Ihr Systemhaus Betrieb, Updates und Datensicherung.
• Cloud-PVS: Der Anbieter betreibt Server, Updates und Sicherung. Dafür hängt der Praxisalltag an der Internetverbindung, und Sie müssen den Vertrag zur Datenverarbeitung genau prüfen.
• Hybrid: Das PVS bleibt, wo es ist. Ein Zusatzdienst, zum Beispiel für Patientenkommunikation, arbeitet in der Cloud und greift nur auf die Daten zu, die er für seine Aufgabe braucht.

Was gilt für Datenschutz und Serverstandort bei Cloud-Zahnarztsoftware?

Sie müssen als Praxis wissen, wo Patientendaten verarbeitet werden und auf welcher vertraglichen Grundlage. Das gilt für jeden Anbieter, ob PVS oder Zusatzdienst. Die Grundlage dafür ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die der Anbieter Ihnen vorlegen muss.

Prüfen Sie bei jedem Cloud-Anbieter diese Punkte:

1. Wo werden die Daten gespeichert, in Deutschland, in der EU oder außerhalb?
2. Liegt Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vor, die Sie lesen konnten?
3. Welche Daten verlassen die Praxis überhaupt, und sind das wirklich nur die, die der Dienst braucht?
4. Wie bekommen Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie den Anbieter wechseln?
5. Wer ist beim Anbieter Ansprechpartner für Datenschutzfragen?

Zu den Einzelheiten der DSGVO verweisen wir bewusst auf die Behörden, nicht auf eigene Auslegung: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz erklärt die Pflichten verständlich, und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt, was beim Betrieb in einem Rechenzentrum zu beachten ist. Für die Wahl eines PVS hilft außerdem die Checkliste der KZBV.

Für Roger gilt: Roger speichert die Daten auf Servern in Deutschland. Das betrifft die Speicherung durch Roger, nicht den Transportweg von WhatsApp-Nachrichten.

Wie funktioniert die TI-Anbindung bei lokaler und Cloud-Software?

Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) und die elektronische Patientenakte (ePA) läuft über Ihr PVS, nicht über Zusatzdienste. Wer ein Cloud-Modell wählt, sollte deshalb klären, wie der Anbieter die TI-Anbindung im Praxisalltag löst.

Roger ist kein PVS und ersetzt keines. Die TI-Anbindung bleibt bei dem PVS, das Sie heute einsetzen. Roger beansprucht keine eigene TI-Anbindung, und Sie müssen für Roger nichts an Ihrer bestehenden Anbindung ändern.

Was passiert bei Internetausfall mit Cloud-Software?

Fällt die Internetverbindung der Praxis aus, sind alle Cloud-Dienste in dieser Zeit nicht erreichbar. Bei einem lokalen PVS läuft die Praxis weiter, bei einem reinen Cloud-PVS steht sie im Zweifel still. Beim Hybrid-Modell trifft der Ausfall nur den Zusatzdienst.

Bei Roger liegen Erinnerungen, Recall-Nachrichten und die Nachverfolgung offener Pläne auf der Cloud-Seite. Für den Austausch mit Ihrem PVS braucht Roger eine Verbindung zur Praxis. Ihr lokales PVS läuft auch ohne Roger weiter. Wie sich ein Ausfall im Einzelfall auswirkt, hängt von Ihrer Praxisausstattung ab. Klären Sie das konkret in der Produktvorstellung.

Was kostet Cloud-Zahnarztsoftware im Vergleich zum lokalen Server?

Die Kostenstruktur unterscheidet sich: Ein lokales PVS ist häufig mit einer Lizenz und laufenden Betriebsaufgaben verbunden, ein Cloud-PVS meist mit einem laufenden Abonnement. Welche Variante günstiger ist, hängt von Ihrer Praxisgröße, Ihrem Systemhaus und Ihrer Hardware ab.

Vergleichen Sie nicht nur den Listenpreis, sondern die gesamte Praxis-IT: Server, Wartung, Datensicherung, Updates und Ihre eigene Zeit. Bei Roger richtet sich das Investment nach den Paketen und Modulen, die Sie wählen. Die aktuellen Zahlen finden Sie unter Rogers eigene Preise im Überblick. Wie Sie Ihre Praxisverwaltung insgesamt entlasten, zeigt der Artikel Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis.

Wie arbeitet Roger als hybride Lösung auf Ihrem PVS?

Roger ist die Cloud-Schicht über Ihrem bestehenden PVS: Das PVS bleibt, wo es ist, Roger legt sich darüber. Roger liest und schreibt Daten direkt im PVS, ohne Datenexport und ohne ein paralleles Portal.

• Roger ist mit allen gängigen Praxisverwaltungssystemen kompatibel, eine Übersicht erhalten Sie in der Produktvorstellung.
• Für die Verbindung zur Praxis dient je nach Service die Roger Box, ein vorkonfigurierter Mini-PC in Ihrem Praxisnetzwerk, oder ein Fernzugriff.
• Roger speichert Daten auf Servern in Deutschland.
• Roger übernimmt Aufgaben wie Terminbestätigung und Recall per WhatsApp sowie die HKP-Nachverfolgung, ohne dass Sie Ihr PVS austauschen müssen.

Wie die Ergänzung im Detail aussieht, beschreibt der Artikel Praxismanagement-Software: So ergänzt Roger. Einen Überblick über die Softwarekategorie bietet die Seite Zahnarztsoftware im Überblick, die Auswahl nach Kriterien behandelt der Vergleich der Zahnarztsoftware.

Häufige Fragen

Ist Cloud-Zahnarztsoftware DSGVO-konform?

Das hängt vom Anbieter und vom Vertrag ab, nicht vom Wort Cloud. Entscheidend sind eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, ein bekannter Speicherort und nur die Daten, die der Dienst wirklich braucht. Lassen Sie sich diese Punkte schriftlich geben, bevor Sie unterschreiben. Die Einzelheiten erklärt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz.

Wo liegen die Daten bei Cloud-Zahnarztsoftware?

Bei einem lokalen PVS in Ihrer Praxis, bei einem Cloud-PVS im Rechenzentrum des Anbieters. Fragen Sie jeden Anbieter nach dem Standort. Roger speichert die Daten auf Servern in Deutschland, Ihr bestehendes PVS bleibt dort, wo Sie es heute betreiben. Das gilt für die Speicherung durch Roger, nicht für den Transportweg von WhatsApp-Nachrichten.

Was passiert bei Internetausfall?

Alle Cloud-Dienste sind dann nicht erreichbar. Bei einem lokalen PVS, auf dem Roger aufsetzt, läuft Ihre Praxissoftware weiter, nur die Dienste von Roger sind in dieser Zeit nicht erreichbar. Bei einem reinen Cloud-PVS ist dagegen die gesamte Praxissoftware betroffen. Klären Sie vorab, wie Ihr Anbieter damit umgeht.

Braucht Roger eine eigene TI-Anbindung?

Nein. Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur und die elektronische Patientenakte läuft über Ihr PVS. Roger ist kein PVS und ersetzt keines, deshalb bleibt die Anbindung bei Ihrem bestehenden System und Sie ändern daran nichts.

Muss ich für Roger mein PVS austauschen?

Nein. Roger legt sich über Ihr bestehendes PVS und liest und schreibt dort direkt, ohne Datenexport und ohne paralleles Portal. Ob Ihr System unterstützt wird, klären Sie in der Produktvorstellung.

Ist ein Cloud-PVS günstiger als ein lokaler Server?

Nicht pauschal. Ein Cloud-PVS ersetzt Serverbetrieb und Datensicherung durch ein laufendes Abonnement, ein lokales PVS bindet Hardware und Betreuung. Vergleichen Sie die gesamte Praxis-IT über mehrere Jahre, nicht nur den Listenpreis, und beziehen Sie die Zeit Ihres Teams ein.

Wie geht es jetzt weiter? Schreiben Sie auf, wo Ihr PVS heute läuft und welche Daten ein Zusatzdienst wirklich braucht. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie Roger sich über Ihr bestehendes PVS legt und wie die Verbindung zu Ihrer Praxis aussieht.