PVS wechseln oder ergänzen? So entscheiden Sie

Ein PVS-Wechsel lohnt sich, wenn das System selbst das Problem ist: fehlender Support, ungeklärte Datenmitnahme, ein Vertrag ohne Perspektive. Fehlen Ihnen nur einzelne Abläufe wie Recall, Terminbestätigung oder die Nachverfolgung offener Heil- und Kostenpläne, ist es meist besser, das Praxisverwaltungssystem zu behalten und zu ergänzen: Roger ersetzt Ihr PVS nicht, sondern legt sich darüber.

Die Frage stellt sich meist an einem ganz bestimmten Punkt: Das Praxisteam schimpft zum dritten Mal in einer Woche über dasselbe. Entscheidend ist dann, ob der Ärger am System liegt oder an einer Aufgabe, die das System nie gut abgedeckt hat. Dieser Artikel gibt Ihnen Kriterien, eine Entscheidungstabelle und eine Checkliste, mit denen Sie das in einer Teambesprechung klären. Wir sagen dabei ehrlich, wann ein Wechsel die richtige Antwort ist.

Wann lohnt sich ein PVS-Wechsel wirklich?

Ein Wechsel lohnt sich, wenn das Problem im System liegt und nicht in einer einzelnen Aufgabe. Kein Zusatzdienst repariert diese Fälle:

• Der Hersteller entwickelt das System nicht mehr weiter oder reagiert nicht mehr auf Anfragen des Supports.
• Der Vertrag hat keinen brauchbaren Ausstieg. Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist lassen Ihnen keinen Spielraum, und der Preispfad ist offen.
• Ihre Datenmitnahme ist nicht gesichert. Sie wissen nicht, in welchem Format und zu welchen Bedingungen Sie Ihre Daten bekommen.
• Das PVS kann sich nicht anbinden, weil es keine Schnittstelle für das bietet, was Ihre Praxis braucht.
• Das Team kämpft täglich mit dem Kern-Ablauf, etwa bei Karteikarte, Abrechnung oder Terminbuch.
• Das System ist unzuverlässig, mit Abstürzen und Ausfällen mitten im Praxistag.

Der Test dahinter ist einfach: Würde ein anderes, ebenso gutes System das Problem lösen, oder würde es nur den Anbieter tauschen? Bei den sechs Punkten oben löst nur der Wechsel das Problem. Treffen mehrere dieser Punkte zu, ist ein Wechsel die ehrliche Antwort. Wohin Sie wechseln können, zeigt der Vergleich von Zahnarztsoftware. Einen Überblick über das Feld finden Sie unter Zahnarztsoftware im Überblick.

Wann reicht es, das PVS zu ergänzen?

Es reicht, wenn das PVS als Datenbasis taugt und nur einzelne Aufgaben Zeit fressen. Das sind Aufgaben neben der Karteikarte, die ein PVS selten gut selbst erledigt:

• Recall: Laut Gesprächen mit Praxen binden Recall-Briefe von Hand 1 bis 2 Tage im Monat.
• Terminbestätigung: Eine Praxis schilderte 60 Patienten am Tag und etwa 1 Stunde am Tag für telefonische Terminbestätigungen.
• Nachverfolgung offener Heil- und Kostenpläne: Das Nachfassen kostet nach Praxisgesprächen 3 bis 6 Stunden pro Woche, das Scannen und Abtippen von Plänen weitere 3 bis 4 Stunden pro Woche.
• Telefon und Rezeption: Praxen berichten von 2 bis 3 Stunden pro Woche Kernarbeitszeit am Telefon.
• Abrechnung: Fällt die ZMV aus, bleibt die Abrechnung liegen.

Alle fünf Aufgaben haben etwas gemeinsam: Sie sind Verwaltungsarbeit rund um die Patientenakte, nicht die Patientenakte selbst. Ob das PVS die Behandlung sauber dokumentiert und abrechnet, ist eine andere Frage als die, wer morgens die Recall-Liste abarbeitet. Wer beides in einen Topf wirft, wechselt unter Umständen ein funktionierendes System aus, um ein Problem zu lösen, das im neuen System genauso bestehen bleibt.

Das sind Berichte aus Gesprächen mit einzelnen Praxen, kein Marktdurchschnitt. Sie zeigen, wo Aufgaben Zeit binden, nicht was Ihre Praxis spart. Der Vorteil einer Ergänzung: Sie arbeitet im bestehenden PVS und verschiebt keine Patientenakten. Ihre Daten, Ihr Vertrag und die Gewohnheiten Ihres Praxisteams bleiben, wie sie sind. Wo sonst noch Verwaltungszeit verloren geht, zeigt der Artikel zum Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis.

Was kostet ein PVS-Wechsel an Aufwand und Risiko?

Ein Wechsel bindet Zeit und Aufmerksamkeit in mehreren Bereichen. Eine Zahl dafür nennen wir bewusst nicht, denn Gebühren und Dauer unterscheiden sich je nach Hersteller und müssen schriftlich angeboten werden. Diese Punkte gehören auf Ihre Liste:

• Datenübernahme: Welche Daten wandern in das neue System, welche bleiben im Archiv? Verlangen Sie eine Testmigration, bevor Sie sich festlegen.
• Parallelbetrieb: Wie lange laufen altes und neues System nebeneinander, und wer pflegt dann was?
• Schulung: Wer im Praxisteam wird wann geschult, und wie läuft der Praxistag währenddessen?
• Schnittstellen: Jede Anbindung, etwa an Röntgen, Labor oder Abrechnung, muss neu eingerichtet werden.
• Ausfallzeit: Planen Sie den Umstieg um einen Praxistag oder ein Wochenende, an dem sonst nichts ansteht.
• Sicherung: Machen Sie vor und nach dem Umstieg eine vollständige Datensicherung.

Dazu kommt der Faktor, den keine Tabelle erfasst: Ihr Praxisteam kennt das alte System seit Jahren. Jede Abkürzung, jede Eigenheit der Karteikarte sitzt in den Fingern. Nach dem Umstieg fragt in den ersten Wochen jeder jeden, und die Warteschlange am Empfang wird länger, auch wenn das neue System objektiv besser ist. Das ist kein Argument gegen einen Wechsel, aber eines für gute Planung.

Fragen Sie den neuen Anbieter schriftlich: Was kostet die Datenübernahme? Wie lange dauert sie? Was passiert, wenn Daten fehlen? Wer ist während des Parallelbetriebs ansprechbar? Ein Anbieter, der darauf keine schriftliche Antwort gibt, hat Ihnen schon etwas verraten.

Was passiert mit meinen Daten beim Wechsel?

Die Datenhoheit liegt bei Ihnen als Vertragszahnarzt, nicht beim PVS-Hersteller. Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) fasst in ihrer Checkliste für die PVS-Wahl die Punkte zusammen, die Sie vor einem Vertrag klären sollten: Vertragslaufzeit und Kündigung, Datenhoheit, Aufbewahrung und Zugriff auf Ihre Praxisdaten sowie Kauf oder Abo. Die Aufbewahrungsfristen selbst finden Sie dort, wir wiederholen sie hier nicht.

Für die technische Seite gibt es die Systemwechselschnittstelle. Sie ist aus dem VDDS-transfer hervorgegangen, wurde gemeinsam mit der gematik und der KZBV weiterentwickelt und steht im Verzeichnis der gematik (ina). Beschrieben ist sie auf der Seite des VDDS zum VDDS-transfer. Fragen Sie Ihren Hersteller und den neuen Anbieter konkret, ob und wie sie diese Schnittstelle für die Datenmitnahme unterstützen. Eine Zusage steht am besten schon im Vertrag.

Praktisch heißt das: Fordern Sie von Ihrem jetzigen Hersteller vor jeder Entscheidung eine schriftliche Auskunft darüber, in welchem Format und in welcher Frist er Ihre Daten herausgibt. Ein Hersteller, der das ohne Umschweife beantwortet, macht einen Wechsel später planbar, selbst wenn Sie ihn gar nicht vorhaben. Antwortet er ausweichend, wissen Sie, dass Sie den Punkt vor einer größeren Investition in Zusatzdienste klären sollten.

Entscheidungstabelle: Wechseln oder ergänzen?

Die Tabelle ist bewusst grob. Bei Vertragsfragen ersetzt sie keine rechtliche Beratung. Sie zeigt Ihnen aber, auf welcher Ebene Ihr Problem liegt, und das ist die Frage, die vor jedem Angebot beantwortet sein muss. Lesen Sie die Tabelle zeilenweise. Steht Ihre Situation mehrfach links, wechseln Sie. Steht sie überwiegend rechts, ergänzen Sie.

Checkliste: 6 Fragen vor der Entscheidung

Beantworten Sie diese Fragen mit dem Praxisteam, am besten in einer Teambesprechung von wenigen Minuten:

1. Welche Aufgabe kostet das Team täglich am meisten Zeit? Liegt sie im PVS oder daneben?
2. Reagiert der Hersteller auf Anfragen, und wird das System weiterentwickelt?
3. Wissen Sie, wie Sie Ihre Daten bekommen, wenn Sie kündigen?
4. Passen Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist zu Ihren Plänen?
5. Stürzt das System ab oder fällt es im Praxistag aus?
6. Gibt es eine Schnittstelle zu dem, was Sie zusätzlich brauchen?

Die Entscheidungsregel: Überwiegen Antworten auf PVS-Ebene (Fragen 2 bis 5), prüfen Sie einen Wechsel. Überwiegen Antworten auf Aufgabenebene (Fragen 1 und 6), ergänzen Sie das System und lassen das PVS, wo es ist.

Zwei Hinweise noch zur Auswertung. Erstens: Lassen Sie nicht nur den Inhaber antworten. Der Praxismanager und die Kollegen am Empfang erleben die Schwächen des Systems jeden Tag, und ihre Antworten sind oft die ehrlichsten. Zweitens: Halten Sie die Antworten schriftlich fest. Nach einem Quartal sehen Sie, ob sich etwas geändert hat, und Sie haben eine Grundlage für das Gespräch mit dem Hersteller oder mit einem neuen Anbieter.

Wie legt sich Roger über Ihr bestehendes PVS?

Roger arbeitet in Ihrem bestehenden PVS und liest und schreibt dort direkt. Es gibt keinen Datenexport und keine parallelen Portale. Sie behalten Ihr PVS, Ihre Daten und Ihren Vertrag. Roger ist kein PVS und will keines sein.

Die Dienste kommen Baustein für Baustein dazu, je nachdem, wo Ihr Team die Zeit verliert:

• Recall und Terminbestätigung im Detail: Patienten bekommen den Termin per WhatsApp bestätigt und buchen sich selbst ein.
• HKP Manager im Detail: Offene Heil- und Kostenpläne bekommen einen sichtbaren Status.
• Externe Rezeption im Detail: Geschultes Personal nimmt Anrufe ab, wenn der Empfang besetzt ist.
• Externe ZMV im Detail: Eine externe ZMV übernimmt Abrechnung und Verwaltung im Praxissystem.

Eine Grenze gehört dazu: Roger braucht ein PVS, an das es sich anbinden kann. In der Produktvorstellung prüfen wir das für Ihr System, bevor es um irgendetwas anderes geht. Wie Roger sich in der Praxis neben dem PVS einfügt, lesen Sie unter So ergänzt Roger Ihr PVS. Ihr Investment für Roger sehen Sie unter Rogers Preise im Überblick. Bleibt die Abrechnung liegen, weil Fachkräfte fehlen, hilft der Artikel ZMV-Fachkräftemangel: Was Praxen tun können, und wer bei offenen Plänen ansetzen will, findet Hebel im Beitrag HKP-Annahmequote steigern.

Häufige Fragen

Soll ich mein PVS wechseln?

Nur wenn das System selbst das Problem ist: fehlender Support, ungeklärte Datenmitnahme oder ein Vertrag ohne Perspektive. Fehlen Ihnen einzelne Abläufe wie Recall, Terminbestätigung oder die Nachverfolgung offener Heil- und Kostenpläne, ist es meist besser, das PVS zu behalten und zu ergänzen. Die Checkliste oben hilft Ihnen, das mit dem Praxisteam in wenigen Minuten zu klären.

Welche Schwierigkeiten gibt es bei der Einführung neuer Dentalsoftware in Praxen?

Die häufigsten Schwierigkeiten sind die Datenübernahme, die Einarbeitung des Praxisteams und der Parallelbetrieb neben dem alten System. Dazu kommen Schnittstellen, die neu eingerichtet werden müssen, und die Planung rund um einen Praxistag ohne Systemzugriff. Eine Ergänzung zum bestehenden PVS vermeidet die Datenübernahme, weil die Patientenakten im alten System bleiben.

Wie aufwendig ist eine Datenübernahme beim PVS-Wechsel?

Das hängt vom bisherigen und vom neuen System ab, deshalb nennen wir hier bewusst keine Dauer und keinen Preis. Lassen Sie sich Gebühren und Zeitplan schriftlich geben und bestehen Sie auf einer Testmigration vor dem Umstieg. Fragen Sie außerdem, was mit Dokumenten, Röntgenbildern und Behandlungshistorie passiert.

Kann ich zusätzliche Software zu meinem PVS nutzen, ohne zu wechseln?

Ja, wenn die Software sich an Ihr PVS anbinden lässt. Eine Ergänzung arbeitet im bestehenden System, statt Patientenakten in ein zweites System zu verschieben. Ob Ihr PVS angebunden werden kann, klärt die Produktvorstellung.

Bleiben meine Patientendaten im PVS, wenn ich Roger ergänze?

Ja, Ihre Patientenakten bleiben in Ihrem PVS. Roger liest und schreibt dort direkt, es gibt keinen Datenexport und keine parallelen Portale. Ihr Vertrag mit dem PVS-Hersteller und Ihre Datenhoheit ändern sich nicht.

Was sollte im Vertrag mit dem PVS-Hersteller stehen, damit ein Wechsel möglich bleibt?

Der Vertrag sollte Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist klar regeln, den Zugriff auf Ihre Daten auch nach der Kündigung sichern und eine Datenmitnahme in einem gängigen Format zusagen. Prüfen Sie außerdem, ob Sie kaufen oder im Abo zahlen, und ob die Schnittstellen zu Ihren Zusatzdiensten im Preis enthalten sind. Die KZBV-Checkliste für die PVS-Wahl führt diese Punkte auf.

Wie geht es jetzt weiter? Gehen Sie die sechs Fragen mit dem Praxisteam durch. Liegt Ihr Ärger auf Aufgabenebene, zeigen wir Ihnen in der Produktvorstellung, wie Roger sich über Ihr PVS legt und ob Ihr System angebunden werden kann.