Personalausfall in der Zahnarztpraxis: Was tun, wenn ZFA oder ZMV ausfallen?

Bei Personalausfall in der Zahnarztpraxis lassen sich Telefon und Abrechnung von außen auffangen, zum Beispiel mit dem externen Rezeptionsservice und der externen ZMV von Roger, die Assistenz am Stuhl dagegen nicht. Sichern Sie in den ersten zwei Tagen Erreichbarkeit und Abrechnung, und prüfen Sie dann, ob der Ausfall einmalig oder wiederkehrend ist.

Am Montagmorgen meldet sich die ZFA krank, das Telefon klingelt im Minutentakt, und im Terminbuch stehen die ersten Patienten. Gleichzeitig weiß niemand, wer die Abrechnung der letzten Woche fertig macht. In solchen Momenten hilft keine Grundsatzdiskussion über Personalgewinnung, sondern eine Reihenfolge. Diese Seite liefert sie, mit einer ehrlichen Grenze: Was von außen übernommen werden kann und was nicht.

Was lässt sich bei Personalausfall auffangen, und was nicht?

Auffangen lassen sich die Rollen, die ohne Patient am Stuhl auskommen: Rezeption am Telefon und Abrechnung. Nicht auslagern lassen sich Assistenz am Stuhl und Prophylaxe, denn sie brauchen eine Person im Behandlungszimmer.

Die Tabelle zeigt auch, wo Roger ansetzt: Roger legt sich über Ihr PVS und ersetzt es nicht. Die zwei Services für Rezeption und Abrechnung arbeiten direkt in Ihrem System. Für die Behandlung selbst gibt es keine externe Vertretung, und das sagen wir bewusst deutlich.

Was tun in den ersten zwei Tagen nach der Krankmeldung?

Klären Sie zuerst, wer das Telefon besetzt und welche Abrechnung als Nächstes ansteht. Danach verteilen Sie die Aufgaben im Team und halten die Zuständigkeiten schriftlich fest. Diese Checkliste können Sie so übernehmen:

1. Telefon umleiten oder besetzen: Wer nimmt an, und wann ist die Leitung unbesetzt?
2. Das Terminbuch der nächsten Tage durchgehen und Termine markieren, die ohne die fehlende Person nicht laufen können.
3. Den Abrechnungsstand prüfen: Was ist offen, und steht das Quartalsende bevor?
4. Aufgaben im Team verteilen und eine Person benennen, die den Überblick behält.
5. Zugänge und Zuständigkeiten klären: Wer darf im PVS was, und wer vertritt wen?
6. Entscheiden, ob der Ausfall einmalig oder wiederkehrend ist, denn davon hängt ab, ob eine dauerhafte Entlastung sinnvoll ist.

Das ist allgemeine Praxisorganisation und keine Rechtsberatung. Fragen zu Entgeltfortzahlung oder Arbeitsrecht klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.

Was tun, wenn die Rezeption ausfällt: Telefon und Rückrufe?

Setzen Sie eine Rufumleitung und legen Sie fest, wer zurückruft. Wenn der Ausfall länger dauert oder immer wieder vorkommt, kann ein externer Rezeptionsservice die Anrufe übernehmen.

Das Telefon ist die Stelle, an der ein Ausfall zuerst wehtut. Laut Gesprächen mit Praxen gehen am Telefon 2 bis 3 Stunden pro Woche Kernarbeitszeit verloren, und das ist die Zeit, die dann bei der Behandlung oder am Empfang fehlt. Das ist ein Wert aus Praxisgesprächen, kein Marktdurchschnitt.

Der externe Rezeptionsservice von Roger übernimmt in diesem Fall:

• Anrufe annehmen, unter dem Namen und der Ansage Ihrer Praxis,
• Behandlungstermine koordinieren und Fragen von Patienten beantworten,
• ein Tagesprotokoll am Ende des Arbeitstags an Ihren Ansprechpartner schicken,
• im Praxisverwaltungssystem arbeiten, in dem Sie ohnehin arbeiten, über Ihre Rufumleitung.

Die Grenzen gehören dazu. Der Service arbeitet in einem festen Zeitfenster von Montag bis Freitag, Feiertage sind nicht abgedeckt. Er ist als Monatspaket ab 1.500 € im Monat für Praxen mit bis zu 2 Behandlern buchbar, die Mindestlaufzeit beträgt 3 Monate, Preise zzgl. MwSt. Die Erstellung von Heil- und Kostenplänen und die Abrechnung gehören nicht in das Rezeptionspaket. Mehr zum Angebot finden Sie auf der Seite Externe Rezeption, die Grundsatzfrage zwischen Einstellen und Auslagern beantwortet der Artikel Externer Rezeptionsservice oder weitere ZFA einstellen.

Was passiert mit der Abrechnung, wenn die ZMV ausfällt?

Sie bleibt liegen, und der Rückstau wächst jeden Tag. Laut Gesprächen mit Praxen entsteht bei Ausfall der ZMV ein Abrechnungsrückstau von 2 bis 3 Wochen, ein Wert aus Praxisgesprächen und kein Marktdurchschnitt.

Besonders unangenehm wird das kurz vor dem Quartalsende, weil dann alles gleichzeitig fertig werden soll. Die Fristen und Termine für das Jahresende nennen wir hier bewusst nicht.Prüfen Sie die für Ihre KZV geltenden Daten bei Ihrer KZV.

Eine externe ZMV von Roger arbeitet remote in Ihrem PVS, mit fester Ansprechpartnerin und Vertretung bei Urlaub und Krankheit, also mit 0 Stunden Ausfall durch Vertretung. Wichtig ist, die Pakete richtig einzuordnen:

Preise netto, zzgl. MwSt., für 1 Behandler, nur zusammen mit der Roger Software. Roger Focus unterstützt, die Arbeit erledigt weiterhin Ihr Team. Wenn Sie bei einem Ausfall die Abrechnung selbst abgeben wollen, sprechen Sie in der Produktvorstellung über den passenden Umfang. Alle Pakete finden Sie auf der Seite Externe ZMV. Warum es überhaupt so schwer ist, eine ZMV zu finden, lesen Sie im Artikel ZMV-Fachkräftemangel.

Warum reichen Springer und kurzfristige Vermittlung selten?

Weil der Markt leer ist. Wer bei Personalausfall auf kurzfristigen Ersatz hofft, konkurriert mit fast jeder anderen Praxis um dieselben wenigen Fachkräfte.

• 94 % der Zahnärzte finden kaum noch geeignetes Personal (Zi/KZBV-Stimmungsbild 2024).
• Im Schnitt dauert es etwa sechs Monate, bis eine Stelle besetzt ist (KZBV/Zi-Umfrage 2024).
• Fast jede zweite offene ZFA-Stelle (46,8 %) ist rechnerisch nicht besetzbar (IW, Fachkräftereport März 2026).

Für einen akuten Ausfall bedeutet das: Planen Sie nicht mit einem schnellen Ersatz, sondern mit einer Lösung, die auch bei längerer Lücke trägt. Die strukturelle Frage, ob Sie einstellen oder auslagern, besprechen wir im Artikel Externer Rezeptionsservice oder weitere ZFA einstellen.

Wie sichere ich die Erreichbarkeit zwischen den Jahren und im Januar?

Richten Sie vor dem Betriebsurlaub Rufumleitung und Ansage ein, verweisen Sie für Notfälle auf die Notdienst-Angabe Ihrer KZV und bereiten Sie eine Rückrufliste für den ersten Werktag im Januar vor. Diese Checkliste gilt für den Betriebsurlaub genauso wie für einen Personalengpass:

1. Rufumleitung oder Ansage einrichten, mit klarer Auskunft, wann die Praxis wieder erreichbar ist.
2. Für Notfälle auf die Notdienst-Angabe Ihrer KZV verweisen. Erfinden Sie keine eigene Nummer.
3. Eine Rückrufliste führen, in die jeder Anruf mit Name und Rückrufwunsch eingetragen wird, und sie am ersten Werktag im Januar abarbeiten.
4. Eine Abwesenheitsnotiz in der E-Mail einrichten.
5. Öffnungszeiten und Hinweise im Google-Profil anpassen.
6. Das Team einmal durchsprechen: Wer ruft am ersten Tag zuerst zurück?

Bitte beachten Sie: Das Rezeptionspaket von Roger deckt Feiertage nicht ab und ist keine Überbrückung für den Betriebsurlaub. Es richtet sich an Praxen mit wiederkehrenden Lücken. Wie Sie die Verwaltung im Jahresverlauf entlasten, zeigt der Artikel Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis reduzieren, wie ein gut organisierter Empfang aussieht, der Artikel Empfang in der Zahnarztpraxis.

Wann passt externe Unterstützung, und wann nicht?

Sie passt bei wiederkehrenden Lücken an Rezeption oder Abrechnung. Sie passt nicht für eine einzelne Ausfallwoche oder wenn die Rufumleitung nicht möglich ist.

Wie weit externe Unterstützung insgesamt reicht, zeigt der Artikel Praxismanagement auslagern. Wenn die Lücke bei Ihnen wiederkehrt, zeigt Ihnen die Produktvorstellung, welches Paket zu Ihrer Praxis passt.

Häufige Fragen

Was tun, wenn eine ZFA in der Zahnarztpraxis krank ist und das Telefon nicht besetzt werden kann?

Leiten Sie das Telefon um und legen Sie fest, wer zurückruft. Gehen Sie dann das Terminbuch der nächsten Tage durch und verteilen Sie die Aufgaben im Team. Wenn solche Lücken öfter entstehen, kann ein externer Rezeptionsservice die Anrufe in einem festen Zeitfenster von Montag bis Freitag übernehmen, Feiertage sind nicht abgedeckt.

Was passiert mit der Abrechnung, wenn die ZMV ausfällt?

Sie bleibt liegen. Laut Gesprächen mit Praxen entsteht bei Ausfall der ZMV ein Abrechnungsrückstau von 2 bis 3 Wochen. Prüfen Sie deshalb sofort den Abrechnungsstand und das Quartalsende. Eine externe ZMV arbeitet remote in Ihrem PVS, mit Vertretung bei Urlaub und Krankheit, und kann die Lücke dauerhaft schließen.

Kann ein externer Rezeptionsservice für eine einzelne Woche einspringen?

Eher nicht. Der Service wird als Monatspaket mit festem Zeitfenster gebucht, die Mindestlaufzeit beträgt 3 Monate, danach läuft er monatlich. Er passt deshalb zu wiederkehrenden Lücken und nicht zu einer einmaligen Vertretung. Für eine einzelne Woche helfen Rufumleitung, Ansage und eine Rückrufliste, die Ihr Team abarbeitet.

Welche Aufgaben lassen sich bei Personalausfall nicht auslagern?

Die Assistenz am Stuhl und die Prophylaxe, denn dafür braucht es eine Person im Behandlungszimmer. Auslagern lassen sich nur Aufgaben, die ohne Patient vor Ort laufen, also Telefon und Abrechnung. Planen Sie für die Behandlung deshalb eigene Vertretung oder verschieben Sie Termine, bis die Stelle wieder besetzt ist.

Wie sichere ich die Erreichbarkeit meiner Praxis zwischen Weihnachten und Neujahr?

Richten Sie eine Rufumleitung oder Ansage ein, verweisen Sie für Notfälle auf die Notdienst-Angabe Ihrer KZV und führen Sie eine Rückrufliste für den ersten Werktag im Januar. Ergänzen Sie Abwesenheitsnotiz und Google-Profil. Das Rezeptionspaket von Roger deckt Feiertage nicht ab und überbrückt keinen Betriebsurlaub.

Wie geht es jetzt weiter? Gehen Sie zuerst die Checkliste für die ersten zwei Tage durch und prüfen Sie dann, ob die Lücke bei Ihnen einmalig oder wiederkehrend ist. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, welches Paket für Rezeption oder Abrechnung zu Ihrer Praxis passt.