Wie Sie den Empfang Ihrer Zahnarztpraxis neu aufstellen

Der Empfang in der Zahnarztpraxis ist der zentrale Angelpunkt des Praxisalltags. Hier kommen Anrufe, Terminanfragen, Rückrufbitten und Patientengespräche gleichzeitig an. Zusätzlich übernimmt die Rezeption die Koordination von Wartezimmer, Terminplan und die Bearbeitung eingehender Post.

In vielen Praxen ist der Empfang mit nur einer ZFA besetzt. Kommt dann noch Personalausfall durch Krankheit oder Urlaub hinzu, gerät der gesamte Ablauf ins Stocken.

Verpasste Anrufe, ungeduldige Patient:innen oder doppelt belegte Termine sind die Folge. Das stresst nicht nur das Team, sondern hat auch wirtschaftliche Auswirkungen. Ein überlasteter Empfang in der Zahnarztpraxis kostet Zeit, Nerven – und langfristig auch Umsatz.

Wenn der Empfang in der Zahnarztpraxis zum Engpass wird

Viele Zahnarztpraxen suchen aktuell Verstärkung für den Empfang. Doch qualifizierte ZFA mit Erfahrung in der Rezeption sind schwer zu finden. Laut KZBV-Bericht ist die Zahl unbesetzter Stellen in Zahnarztpraxen deutlich gestiegen – besonders im Bereich Anmeldung und Terminorganisation.

Laut einer repräsentativen Umfrage der KZBV bewerten 40 % der Zahnarztpraxen ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht.

Der Empfang in der Zahnarztpraxis erfordert volle Konzentration, Organisationstalent und Belastbarkeit. Gleichzeitig ist der Alltag geprägt von hoher Taktung, spontanen Fragen und vielen gleichzeitigen Aufgaben.

Das macht es herausfordernd, neue Mitarbeitende einzuarbeiten – vor allem, wenn das Team ohnehin unterbesetzt ist. In vielen Fällen bleiben Vakanzen deshalb länger unbesetzt oder führen zu zusätzlicher Belastung im Team. Diese Lücke wirkt sich direkt auf den Ablauf am Empfang und auf das Erlebnis der Patient:innen aus.

Wie eine externe Rezeption Ihre Praxis unterstützen kann

Eine externe Rezeption kann den Empfang Ihrer Zahnarztpraxis gezielt entlasten – zum Beispiel bei hohem Anrufaufkommen, Personalengpässen oder während Urlaubszeiten.

Bei Roger setzen wir genau hier an: Unsere professionellen Mitarbeiter:innen übernehmen Aufgaben wie Terminorganisation, Rückrufmanagement und die Bearbeitung von Patient:innenanfragen – freundlich, zuverlässig und digital unterstützt.

Auch die Kommunikation mit der KZV oder Abrechnungsstellen ist möglich – selbstverständlich datenschutzkonform und im Namen Ihrer Zahnarztpraxis.

Die externe Rezeption wird dabei nahtlos in Ihre Abläufe eingebunden. So bleibt Ihr Empfang erreichbar, strukturiert und entlastet – auch dann, wenn intern niemand ans Telefon gehen kann.

Was moderne Zahnarztsoftware für den Empfang leistet

Eine leistungsstarke Zahnarztsoftware schafft die Basis für einen reibungslosen Empfang in der Zahnarztpraxis. Sie bündelt alle Informationen rund um Termine, Patientendaten und Kontaktverläufe an einem Ort.

So behalten sowohl das interne Team als auch eine externe Rezeption jederzeit den Überblick. Änderungen im Terminplan, Hinweise zu Rückrufwünschen oder offene Heil- und Kostenpläne sind direkt sichtbar – ohne doppelte Einträge oder Rückfragen.

Besonders im Zusammenspiel mit externer Unterstützung ist eine strukturierte Software unverzichtbar. Sie sorgt für klare Abläufe, vermeidet Missverständnisse und spart Zeit.

Die Zahnarztsoftware wird so zum organisatorischen Rückgrat – für einen Empfang, der professionell und effizient arbeitet.

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So entlasten Sie den Empfang Ihrer Zahnarztpraxis digital

Die Kombination aus externer Rezeption und Zahnarztsoftware bietet Ihrer Zahnarztpraxis eine besonders effektive Lösung. Während geschulte Mitarbeiter:innen zuverlässig Anrufe entgegennehmen und Termine koordinieren, sorgt die Software im Hintergrund für klare Abläufe und transparente Dokumentation.

Alle Informationen – vom Rückrufwunsch bis zum Status offener Heil- und Kostenpläne – sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen internem Team und externer Rezeption.

So entsteht ein durchgehend professioneller Empfangsprozess: erreichbar, strukturiert und patientenfreundlich. Und das unabhängig davon, ob jemand an der Rezeption sitzt oder nicht.

Der Empfang in der Zahnarztpraxis wird dadurch planbarer, stressfreier und wirtschaftlich effizienter.

Fazit: Warum es sich lohnt, den Empfang neu zu denken

Ein moderner Empfang in der Zahnarztpraxis braucht mehr als gute Organisation – er braucht flexible Lösungen, die im Alltag wirklich entlasten.

Die Kombination aus externer Rezeption und Zahnarztsoftware bietet genau das: mehr Struktur, weniger Stress und eine bessere Erreichbarkeit für Ihre Patient:innen. Sie gewinnen Zeit, reduzieren Ausfälle und schaffen ein professionelles Umfeld – am Telefon, am Tresen und im Hintergrund.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um neue Wege zu gehen. Wir von Roger unterstützen Sie dabei – mit digitalen Lösungen und einem zuverlässigen Rezeptionsservice, der zu Ihrer Zahnarztpraxis passt.

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