Praxissoftware für Zahnärzte: Welche Software braucht eine Praxis wirklich?

Praxissoftware für Zahnärzte ist in der Regel ein Praxisverwaltungssystem (PVS), das Karteikarte, Terminbuch, Leistungserfassung und Abrechnung führt, während Zusatzsoftware Aufgaben daneben übernimmt, etwa Recall, Terminbestätigung oder die Nachverfolgung offener Heil- und Kostenpläne. Roger ist kein PVS, sondern legt sich darüber.

Die Frage nach der richtigen Praxissoftware stellt sich meist an einem von zwei Punkten: Die Praxis wird neu gegründet oder übernommen, oder das Team verliert im Alltag Zeit an Aufgaben, die das vorhandene System nicht abdeckt. In beiden Fällen hilft es, zuerst zu sortieren, was ein PVS leisten muss und was besser ein Zusatzdienst übernimmt. Dieser Artikel gibt Ihnen dafür eine Übersicht, eine Tabelle und eine Checkliste.

Was ist eine Praxissoftware für Zahnärzte?

Eine Praxissoftware für Zahnärzte ist das System, in dem Ihre Praxis Patientendaten führt, Termine plant und Leistungen abrechnet. Im Alltag meinen die meisten damit das Praxisverwaltungssystem, kurz PVS. Es ist die Datenbasis, auf die alles andere aufsetzt.

Ein PVS deckt typischerweise diese Aufgaben ab:

1. Patientenakte und Karteikarte führen.
2. Termine im Terminbuch planen.
3. Behandlungen und Leistungen erfassen.
4. Heil- und Kostenpläne erstellen.
5. Leistungen abrechnen.

Welche Funktionen im Detail enthalten sind und wie gut sie sind, unterscheidet sich je nach System. Wer die Auswahl vergleichen will, findet im Vergleich von Zahnarztsoftware einen Überblick. Ob ein System lokal oder in der Cloud läuft, erklärt der Artikel Cloud-Zahnarztsoftware.

Was kann ein PVS und was nicht?

Ein PVS führt die Patientenakte, das Terminbuch und die Abrechnung zuverlässig. Schwächer ist es meist bei Aufgaben, die rund um die Akte liegen und viel Handarbeit erzeugen. Die folgende Tabelle trennt beides:

Die Tabelle ist bewusst grob. Sie zeigt, auf welcher Ebene eine Aufgabe liegt. Wo sonst noch Verwaltungszeit verloren geht, lesen Sie im Artikel zum Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis.

Welche Zusatzsoftware gibt es für die Zahnarztpraxis?

Zusatzsoftware gibt es für die Aufgaben, die ein PVS nicht selbst erledigt: Recall, Terminbestätigung, Plannachverfolgung, Anamnese und Patientenkommunikation. Dazu kommen Services mit Fachkräften, wenn Personal fehlt. Diese Bausteine bietet Roger an:

• Recall und Terminbestätigung: Patienten bekommen Erinnerung und Buchungslink per WhatsApp. Recall per Brief von Hand bindet laut Gesprächen mit Praxen 1 bis 2 Tage im Monat.
• HKP Manager: Offene Heil- und Kostenpläne haben einen sichtbaren Status. Das Nachfassen kostet nach Praxisgesprächen 3 bis 6 Stunden pro Woche.
• Digitale Anamnese: Neue Patienten füllen den Bogen vor der Ankunft am Handy aus, das Team tippt nichts ab.
• Patientenkommunikation per WhatsApp: Zweiseitig, mit Ihrer Praxisnummer und DSGVO-konform. Nachrichten erreichen laut Branchenwert bis zu 98 % Öffnungsrate, das ist keine Messung von Roger.
• Externe ZMV und externe Rezeption: Fachkräfte übernehmen Abrechnung und Anrufe, wenn im Team jemand fehlt.

Die Zeitwerte stammen aus Gesprächen mit einzelnen Praxen und sind kein Marktdurchschnitt. Sie zeigen, wo Aufgaben Zeit binden, nicht was Ihre Praxis spart. Einen Überblick über alle Bausteine bietet die Seite Zahnarztsoftware: Module und Services im Überblick.

Worauf achte ich bei der Auswahl einer Praxissoftware?

Achten Sie zuerst auf Datenhoheit, Schnittstellen und Vertrag, danach auf Funktionen. Ein System mit vielen Funktionen, aus dem Sie Ihre Daten nicht herausbekommen, wird später zum Problem. Diese sieben Fragen sollten Sie vor jeder Entscheidung beantworten:

1. Wem gehören die Daten, und in welchem Format bekommen Sie sie bei einer Kündigung zurück?
2. Welche Vertragslaufzeit und welche Kündigungsfrist gelten, und kaufen Sie oder zahlen Sie im Abo?
3. Bietet das System Schnittstellen für das, was Ihre Praxis später zusätzlich braucht?
4. Wie erreichbar ist der Support im Praxistag, und wie schnell reagiert er?
5. Läuft das System stabil, auch in Stoßzeiten am Empfang?
6. Kommt Ihr Team mit dem Alltag zurecht, vom Terminbuch bis zur Abrechnung?
7. Wird das System weiterentwickelt, und wie gehen Updates in den Praxisbetrieb?

Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) führt viele dieser Punkte in ihrer Checkliste für die PVS-Wahl auf. Lassen Sie sich Antworten schriftlich geben, bevor Sie unterschreiben. Wenn Sie bereits ein System haben und überlegen, ob ein Wechsel nötig ist, hilft der Artikel PVS wechseln oder ergänzen bei der Entscheidung.

Welche Fehler passieren bei der Wahl der Praxissoftware?

Die häufigsten Fehler sind eine Auswahl nach Funktionsliste statt nach Alltag, ein unklarer Ausstieg und die Annahme, ein PVS müsse alles allein können. Drei Beispiele aus dem Praxisalltag:

• Auswahl nach Funktionsliste. Ein langer Katalog sagt nichts darüber, wie schnell Ihre ZFA ein Terminbuch bedient. Lassen Sie das Team das System in einer Vorführung selbst ausprobieren, bevor Sie sich festlegen.
• Kein Blick auf den Ausstieg. Wer nur den Einstieg prüft, merkt erst bei der Kündigung, wie schwer die Datenmitnahme ist. Klären Sie das vor der Unterschrift und nicht danach.
• Ein System für alles erwarten. Ein PVS ist die Datenbasis, nicht der Ersatz für jede Aufgabe am Empfang. Wer von ihm Recall, Planverfolgung und Patientenchat zugleich verlangt, wird enttäuscht, und wechselt dann unter Umständen ein gutes System aus.

Prüfen Sie deshalb erst, welche Aufgaben im Alltag wirklich Zeit kosten, und entscheiden Sie dann, ob dafür ein neues PVS oder ein Zusatzdienst die richtige Antwort ist. Für die Kernfrage nach Dokumentation und Leistungserfassung lesen Sie auch Leistungserfassung in der Zahnarztpraxis.

Wann reicht ein PVS allein aus?

Ein PVS allein reicht, wenn Ihr Team Recall, Terminbestätigung und offene Pläne ohne Mehrarbeit im Griff hat und keine Aufgabe regelmäßig liegen bleibt.

Ein Zusatzdienst lohnt sich, sobald eine Aufgabe wiederkehrend Zeit frisst oder bei Urlaub und Krankheit stehen bleibt. Fragen Sie Ihr Team, welche Aufgabe es am liebsten abgeben würde. Meist ist das ein guter Startpunkt für den ersten Baustein, den Sie ausprobieren, ohne das PVS anzufassen.

Wie legt sich Roger über Ihr PVS?

Roger arbeitet in Ihrem bestehenden PVS und liest und schreibt dort direkt. Es gibt keinen Datenexport und keine parallelen Portale. Sie behalten Ihr PVS, Ihre Daten und Ihren Vertrag, Roger ist kein PVS und will keines sein.

Die Bausteine kommen einzeln dazu, je nachdem, wo Ihr Team die Zeit verliert. Eine Grenze gehört dazu: Roger braucht ein PVS, an das es sich anbinden kann. In der Produktvorstellung prüfen wir das für Ihr System, bevor es um irgendetwas anderes geht. Wie sich Roger neben dem PVS einfügt, lesen Sie unter So ergänzt Roger Ihr PVS. Das Investment für die einzelnen Bausteine sehen Sie unter Rogers Preise im Überblick.

Häufige Fragen

Welche Praxissoftware gibt es für Zahnärzte?

Es gibt Praxisverwaltungssysteme als Kern und Zusatzsoftware für einzelne Aufgaben wie Recall, Terminbestätigung, Plannachverfolgung und Anamnese. Das PVS führt Akte, Terminbuch und Abrechnung. Zusatzsoftware wie Roger legt sich darüber und übernimmt die Aufgaben daneben.

Was ist eine Praxissoftware für die Zahnarztpraxis?

Eine Praxissoftware ist das System, in dem die Praxis Patientendaten führt, Termine plant und Leistungen abrechnet. Meist ist damit das Praxisverwaltungssystem gemeint. Zusätzliche Software ergänzt es um Aufgaben, die das PVS nicht selbst erledigt.

Was ist ein PVS beim Zahnarzt?

PVS steht für Praxisverwaltungssystem. Es ist die zentrale Software der Zahnarztpraxis für Patientenakte, Terminbuch, Leistungserfassung und Abrechnung. Alle Zusatzdienste greifen auf seine Daten zu, deshalb ist die Anbindung an das PVS entscheidend.

Ersetzt Roger mein Praxisverwaltungssystem?

Nein, Roger ersetzt Ihr PVS nicht, sondern legt sich darüber. Roger liest und schreibt direkt in Ihrem bestehenden System, es gibt keinen Datenexport und keine parallelen Portale. Ob Ihr PVS angebunden werden kann, klärt die Produktvorstellung.

Kann ich zusätzliche Software zu meinem PVS nutzen, ohne zu wechseln?

Ja, wenn die Software sich an Ihr PVS anbinden lässt. Eine Ergänzung arbeitet im bestehenden System, statt Patientenakten in ein zweites System zu verschieben. Ihre Daten, Ihr Vertrag und die Gewohnheiten Ihres Teams bleiben, wie sie sind.

Woran erkenne ich, dass meine Praxissoftware zu meiner Praxis passt?

Daran, dass Ihr Team den Kern-Ablauf von Akte bis Abrechnung ohne Umwege erledigt, der Support im Praxistag antwortet und Ihre Daten bei Ihnen liegen. Fehlen nur einzelne Abläufe wie Recall oder Plannachverfolgung, reicht meist eine Ergänzung. Liegt das Problem im System selbst, lohnt sich die Prüfung eines Wechsels.

Wie geht es jetzt weiter? Gehen Sie die sieben Fragen mit Ihrem Praxisteam durch und notieren Sie, welche Aufgabe am meisten Zeit kostet. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie sich Roger über Ihr PVS legt und ob Ihr System angebunden werden kann.