Kontrolluntersuchung vor Jahresende: Warum Praxen jetzt ihren Recall prüfen sollten

Für den Bonus beim Zahnersatz sollen sich Erwachsene wenigstens einmal in jedem Kalenderjahr zahnärztlich untersuchen lassen, deshalb lohnt sich zum Jahresende ein Recall für alle Patienten ohne Kontrolle 2026. Praxen ziehen dafür die Liste aus dem PVS, planen die freien Kontrolltermine und schreiben sachlich an die Patienten, auf Wunsch automatisiert mit dem Recall von Roger.

Im Dezember fragt sich das Team am Empfang, wer in diesem Jahr noch nicht da war. Dieser Beitrag beantwortet die Frage aus Sicht der Praxis:

Warum sollte eine Praxis zum Jahresende ihren Recall für die Kontrolluntersuchung prüfen?

Weil sich Erwachsene für den Bonus wenigstens einmal in jedem Kalenderjahr zahnärztlich untersuchen lassen sollen (§ 55 Abs. 1 SGB V) und das Jahr 2026 bald endet. Das Bonusheft dient als Nachweis. Eine Untersuchung im Januar zählt bereits für 2027 und schließt die Lücke für 2026 nicht.

Laut einer Studie des Robert Koch-Instituts hatten 2024 nur 64 % der gesetzlich versicherten Erwachsenen ab 20 Jahren eine zahnärztliche Kontrolluntersuchung. Mehr als jeder Dritte war also nicht zur Kontrolle. Die Zahl stammt aus den Abrechnungsdaten der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung und sagt nichts über Ihre Praxis.

Für Ihre Praxis hat eine Lücke zwei Folgen. Der Patient riskiert seinen Bonus: Die höheren Festzuschüsse setzen voraus, dass die Untersuchungen in den letzten fünf beziehungsweise zehn Jahren vor Behandlungsbeginn lückenlos wahrgenommen wurden. Nur für die höchste Stufe können Krankenkassen in begründeten Ausnahmefällen eine einmalige Unterbrechung akzeptieren. Und im Terminbuch bleiben Stühle leer, die eine Kontrolle füllen könnte.

Dazu kommt der Jahreswechsel. Ab 1. Januar 2027 sinken die Festzuschüsse für Zahnersatz um 10 Prozentpunkte: von 60 auf 50 %, von 70 auf 60 % und von 75 auf 65 %. Für offene Pläne gilt: Entscheidend ist die Bewilligung durch die Krankenkasse vor dem 1. Januar 2027. Der Bonus gleicht die Senkung nicht aus, die Abstände zwischen den Stufen bleiben gleich. Bei gleicher Versorgung trägt der Patient künftig einen höheren Anteil, und ein fehlender Bonus käme obendrauf. Die Fristen-Rechnung dafür steht im Beitrag Festzuschuss 2027: Welche Fristen Zahnarztpraxen bei offenen HKP jetzt beachten müssen.

Wie ziehe ich die Liste der Patienten ohne Kontrolle 2026 aus dem PVS?

In der Regel lassen sich Patienten nach Leistung und Zeitraum auswerten: Sie suchen alle gesetzlich versicherten Erwachsenen, bei denen seit Jahresbeginn keine Untersuchung nach BEMA 01 abgerechnet ist. Die Funktion heißt je nach System anders.

1. Zeitraum festlegen. Von Jahresbeginn 2026 bis heute.
2. Nach der Kontrolle suchen. Alle Patienten, bei denen in diesem Zeitraum keine BEMA 01 steht. Der Bonus nach § 55 SGB V gilt für gesetzlich Versicherte, Privatpatienten gehören nicht in diese Aktion, wohl aber in Ihren normalen Recall. Für Kinder und Jugendliche gelten andere Intervalle.
3. Ausschließen. Patienten mit Termin bis Jahresende, Patienten ohne Kontaktweg, verzogene oder verstorbene Patienten und alle, die in diesem Zyklus schon eine Nachricht bekommen haben.
4. Einwilligung prüfen. Per WhatsApp nur Patienten mit Einwilligung, alle anderen per Brief, E-Mail mit Einwilligung oder Anruf.
5. Priorisieren. Zuerst Patienten mit offenem Heil- und Kostenplan oder Zahnersatz in der Akte, dann Patienten, die sonst regelmäßig kommen, zuletzt lange nicht gesehene.

Zwei Hinweise. Die Liste zeigt nur, was bei Ihnen abgerechnet wurde: Wer woanders zur Kontrolle war, steht trotzdem darauf. Und die Liste bleibt im PVS: Kopieren Sie keine Patientennamen in Tabellen, Chats oder externe Tools, und geben Sie intern nur Zahlen weiter.

Wer das von Hand macht, kennt den Aufwand. Eine Praxis berichtete uns im Gespräch von 150 bis 200 Patienten pro Recall-Zyklus, die von Hand geprüft werden, und von 1 bis 2 Tagen im Monat für den Recall per Brief. Das ist ein Einzelbericht, kein Marktdurchschnitt.

Wie plane ich die Kapazität für den Dezember?

Rechnen Sie rückwärts vom letzten Behandlungstag des Jahres: Die Zahl der Kontrolltermine, die Sie wirklich anbieten können, begrenzt die Zahl der Patienten, die Sie anschreiben sollten. Eine Nachricht ohne freien Termin erzeugt nur Rückrufe.

Versenden Sie in Wellen: zuerst an die priorisierten Patienten, die zweite Welle, sobald Sie sehen, wie viele Plätze noch frei sind. Sind die Kontrolltermine vergeben, stoppen Sie den Versand. Wer dann noch auf der Liste steht, bekommt im Januar einen Termin. Der zählt für das Kalenderjahr 2027, die Lücke für 2026 schließt er nicht.

Wer ohnehin Patienten an Termine erinnern lässt, kann zusätzliche Ausfälle vermeiden: Die Terminbestätigung per WhatsApp kann helfen, dass vergebene Dezember-Termine auch stattfinden (Terminbestätigung in der Zahnarztpraxis, No-Shows senken).

Wie schreibe ich Patienten sachlich an, ohne Druck aufzubauen?

Sachlich heißt: den Anlass nennen, die Bonusheft-Regel in einem Satz sagen und einen Termin anbieten. Keine Warnungen, keine Rabatte, keine Preise und kein Hinweis auf Behandlungen, die die Praxis anbietet.

Vorlage für WhatsApp oder SMS (Entwurf zur Prüfung in Ihrer Praxis):

Guten Tag [Name], hier ist Ihre Zahnarztpraxis [Praxisname]. In diesem Jahr haben wir bei uns noch keine Kontrolluntersuchung für Sie eingetragen. Für den Bonus beim Zahnersatz sollten Sie sich wenigstens einmal in jedem Kalenderjahr zahnärztlich untersuchen lassen, das Bonusheft dient als Nachweis. Einen Termin können Sie hier wählen: [Link]. Waren Sie in diesem Jahr schon bei einer anderen Praxis, ist diese Nachricht gegenstandslos.

Vorlage für Brief oder E-Mail: Betreff „Ihre zahnärztliche Kontrolle in diesem Jahr“. Text: Anlass (noch keine Kontrolle eingetragen), Bonusheft-Regel in einem Satz, zwei Wege zum Termin (Telefon, Online-Link), Hinweis, dass der Patient das Bonusheft zum Termin mitbringen kann.

Drei Dinge gehören vor den Versand geklärt:

• Einwilligung. Nach den Richtlinien von WhatsApp dürfen Unternehmen nur Personen anschreiben, die dem Empfang zugestimmt haben. Stützt sich die Praxis auf eine Einwilligung, muss sie diese nach Art. 7 DSGVO nachweisen können. Roger unterstützt die Praxis bei der Einholung von Patienteneinwilligungen. Wer nicht zugestimmt hat, bekommt einen Brief oder einen Anruf.
• Berufsrecht. Die Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer erlaubt sachangemessene Information und untersagt anpreisende Werbung, maßgeblich ist die Berufsordnung Ihrer Landeszahnärztekammer. Lassen Sie die Formulierung einmal von Kammer oder Berater prüfen.
• Keine Vermischung. Die Kontroll-Nachricht enthält kein Angebot und keinen Hinweis auf einen offenen Plan. Wer einen offenen Plan hat, bekommt dazu eine eigene Nachricht.

Weitere Formulierungen finden Sie in den Recall-Musternachrichten. Die Vorlage hier ist ein Entwurf, kein Rechtstext.

Was sagt das Team, wenn Patienten nach Bonus und Festzuschuss fragen?

Das Team nennt die Regel, verweist für den Einzelfall auf die Krankenkasse und trägt die Kontrolle ein. Eine einheitliche Antwort verhindert, dass am Empfang Beträge oder Versprechen genannt werden, die niemand prüfen kann.

Fragt ein Patient nach dem Festzuschuss, bleibt die Antwort ebenso sachlich: Ab 1. Januar 2027 sinken die Festzuschüsse um 10 Prozentpunkte. Die Kürzung betrifft den Zuschuss der Krankenkasse, nicht die Abrechnung des Zahnersatzes nach BEMA und GOZ, der Anteil des Patienten steigt. Bei Patienten mit offenem Plan geht es dann zusätzlich darum, ob die Krankenkasse den Plan vor dem 1. Januar 2027 bewilligt. Wie Sie offene Pläne sichtbar machen, steht in HKP-Annahmequote steigern.

Wo hilft Roger Recall bei einer Dezember-Aktion?

Roger Recall nimmt Ihrem Team Handarbeit ab: Roger identifiziert Patienten, bei denen Prophylaxe oder Kontrolle fällig ist, und schickt ihnen per WhatsApp einen Buchungslink, über den sie selbst einen Termin wählen. Roger legt sich dabei über Ihr PVS und ersetzt es nicht.

• Weniger Handarbeit. Roger liest das Recall-Einverständnis automatisch aus dem PVS aus, priorisiert die Patienten nach Besuchshistorie und zeigt, wer eine Nachricht bekommen und wer gebucht hat.
• Weniger Telefon. Der Patient bucht über den Kalender-Link selbst, Antworten landen direkt bei Ihrer Praxis.
• Datenhaltung. Roger speichert die Daten auf Servern in Deutschland.

Ob sich die Auswahl „keine Kontrolle 2026“ bei Ihnen direkt abbilden lässt, klären wir in der Produktvorstellung an Ihrem PVS. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite Recall und Terminbestätigung per WhatsApp, die Grundlagen im Beitrag Recall beim Zahnarzt, die Kommunikation in DSGVO-WhatsApp für Zahnarztpraxen.

Häufige Fragen

Zählt eine Kontrolle im Januar noch für 2026?

Nein. Eine Untersuchung im Januar zählt bereits für 2027 und schließt die Lücke für 2026 nicht. Planen Sie die Kontrolltermine deshalb bis zum letzten Behandlungstag vor der Schließzeit.

Welche Patienten gehören im Dezember auf die Recall-Liste?

Auf die Liste gehören gesetzlich versicherte Erwachsene, bei denen 2026 keine Kontrolluntersuchung abgerechnet wurde. Ausgenommen sind Patienten mit bestehendem Termin, ohne Kontaktweg oder ohne Einwilligung für den gewählten Kanal. Patienten mit offenem Heil- und Kostenplan sollten Sie zuerst anschreiben, weil bei ihnen der Bonus für den Zuschuss gerade eine Rolle spielt.

Darf eine Zahnarztpraxis Patienten per WhatsApp zur Kontrolle erinnern?

Nach den Richtlinien von WhatsApp dürfen Unternehmen nur Personen anschreiben, die dem Empfang ausdrücklich zugestimmt haben. Schreiben Sie per WhatsApp deshalb nur Patienten an, die eingewilligt haben. Stützt sich die Praxis auf eine Einwilligung, muss sie diese nach Art. 7 DSGVO nachweisen können, und der Patient kann sie jederzeit widerrufen. Roger unterstützt die Praxis bei der Einholung von Patienteneinwilligungen. Alle anderen Patienten erreichen Sie per Brief oder Anruf. Ob Ihre Formulierung und Ihre Einwilligung genügen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Bis wann muss die Kontrolle für das Bonusheft stattfinden?

Für den Bonus soll die Untersuchung in jedem Kalenderjahr stattfinden (§ 55 Abs. 1 SGB V). Für 2026 heißt das: bis zum Jahresende, ein nur vereinbarter Termin reicht nicht. Planen Sie deshalb den letzten Behandlungstag vor der Schließzeit als Stichtag für alle Kontrolltermine ein. Einen fehlenden Stempel kann die Praxis laut KZBV nachtragen, wenn die Untersuchung in der Patientenkartei dokumentiert ist.

Wie viele Erwachsene gehen nicht zur zahnärztlichen Kontrolle?

Laut einer Studie des Robert Koch-Instituts hatten 2024 nur 64 % der gesetzlich versicherten Erwachsenen ab 20 Jahren eine zahnärztliche Kontrolluntersuchung, mehr als jeder Dritte also nicht. Die Zahl beschreibt die gesetzlich Versicherten insgesamt, nicht Ihre Praxis. Wie viele Ihrer Patienten 2026 noch keine Kontrolle hatten, zeigt die Auswertung in Ihrem PVS.

Wie schreibt man Patienten zur Kontrolle an, ohne aufdringlich zu wirken?

Nennen Sie den Anlass, die Bonusheft-Regel und einen Terminweg, mehr nicht. Verzichten Sie auf Warnungen wie „letzte Chance“, auf Rabatte und auf Angebote in derselben Nachricht. Die Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer erlaubt sachangemessene Information und untersagt anpreisende Werbung, eine sachliche Nachricht bleibt auf der sicheren Seite.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: Sozialgesetzbuch Fünftes Buch, Leistungsanspruch bei Zahnersatz (§ 55 SGB V), abgerufen im Oktober 2026
• Bundesgesetzblatt: Gesetz zur Stabilisierung der Beitragssätze in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz), verkündet im Juli 2026
• Robert Koch-Institut, Krause, Seeling, Reitzle: Inanspruchnahme zahnärztlicher Kontrolluntersuchungen in Deutschland: Prävalenzen und Trends auf Basis von GKV-Routinedaten, Bundesgesundheitsblatt, Juni 2026
• Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung: Bonusheft, Patienteninformation, abgerufen im Oktober 2026
• Europäische Union: Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 7 (Bedingungen für die Einwilligung)
• WhatsApp: WhatsApp Business Messaging Policy, abgerufen im Oktober 2026
• Bundeszahnärztekammer: Musterberufsordnung, Erlaubte Information und berufswidrige Werbung, abgerufen im Oktober 2026

Wie geht es jetzt weiter? Ziehen Sie diese Woche die Liste, zählen Sie die freien Kontrolltermine und entscheiden Sie dann, wie viele Patienten Sie in der ersten Welle anschreiben. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie Roger Recall dabei die Handarbeit übernimmt.