Zahnarzt Termin absagen: Was kostet es und wie vermeiden Praxen Ausfälle?

Eine rechtzeitige Absage beim Zahnarzt kostet in der Regel nichts, bei kurzfristiger Absage kann die Praxis unter Umständen ein Ausfallhonorar verlangen. Praxen beugen mit einer vorab genannten Absagefrist und der automatischen Terminbestätigung von Roger per WhatsApp vor.

Für Praxen gilt: Eine Absageregel hilft nur, wenn der Patient sie vor dem Termin kennt. Hinter einer kurzfristigen Absage steckt selten böser Wille. Meist wurde der Termin schlicht vergessen oder kam dem Patienten in die Quere. Die folgende Übersicht zeigt, wie sich die typischen Fälle für Praxis und Patient darstellen:

Was kostet es, einen Zahnarzttermin abzusagen?

Eine rechtzeitige Absage kostet in der Regel nichts. Bei einer kurzfristigen Absage oder einem verpassten Termin kann die Praxis ein Ausfallhonorar verlangen, wenn sie den Termin eigens für den Patienten freigehalten und die Regel vorher klar kommuniziert hat.

Eine feste Summe nennen wir hier bewusst nicht. Sie hängt von der Behandlung, der Zeit im Stuhl und der Vereinbarung ab. Die rechtlichen Details, was eine Praxis verlangen darf und wie sie das belegt, erklärt der Artikel Ausfallhonorar beim Zahnarzt. Für Ihren konkreten Fall klären Sie die Wortwahl mit Ihrem Rechtsberater oder Ihrer Kammer.

Wie regelt eine Praxis Absagen, damit Patienten sie akzeptieren?

Mit einer Regel, die der Patient vor dem Termin kennt, die für alle gleich gilt und die ein Mensch mit Augenmaß anwendet. So gehen Sie vor:

1. Die Absagefrist schon beim Buchen nennen, mündlich und schriftlich.
2. Die Frist in jeder Terminbestätigung wiederholen, damit sie nicht nur im Aushang steht.
3. Einen einfachen Weg zur Absage anbieten: eine Antwort auf die Nachricht statt eines Anrufs in der Stoßzeit.
4. Eine Kulanzregel für Notfälle und Krankheit festlegen und für alle Patienten gleich anwenden.
5. Eine Person bestimmen, die über Ausnahmen entscheidet, damit das Team nicht einzeln verhandelt.

Rechtliche Formulierungen, etwa im Behandlungsvertrag oder auf der Website, lassen Sie bitte fachkundig prüfen. Eine Übersicht, was Praxen insgesamt gegen leere Stühle tun können, finden Sie unter No-Shows in der Zahnarztpraxis reduzieren.

Warum vergessen Patienten ihren Zahnarzttermin und was hilft?

Meist, weil zwischen Buchung und Termin Wochen liegen und niemand den Patienten erinnert. Hilfreich ist eine Nachricht kurz vor dem Termin, die er ohne Mühe beantworten kann.

Die Kanäle unterscheiden sich in Kosten und Wirkung:

• Telefon: Bei 60 Patienten am Tag bindet das telefonische Erinnern laut Gesprächen mit Praxen etwa 1 Stunde am Tag. Das ist ein Praxiswert, kein Marktdurchschnitt.
• SMS: Eine SMS über das PVS kostet 30 bis 50 Cent pro Nachricht. Sie ist einseitig, der Patient kann nicht direkt antworten. Wann sich SMS trotzdem lohnt, steht im Beitrag zur SMS-Terminerinnerung.
• WhatsApp: Nachrichten über Roger kosten rund 10 Cent. Als Branchenwert liegt die Öffnungsrate von WhatsApp bei bis zu 98 %. Das ist keine Messung von Roger.

Welche Rolle SMS und WhatsApp im Vergleich spielen, lesen Sie in Terminbestätigung in der Zahnarztpraxis. Wie die Nachricht per WhatsApp im Praxisalltag aussieht, zeigt So hilft die WhatsApp-Terminbestätigung in Ihrer Zahnarztpraxis.

Wie machen Sie das Absagen für Patienten einfach?

Indem der Patient mit einer Antwort auf die Nachricht bestätigen oder absagen kann, ohne anzurufen. Wer sich einfach abmelden kann, meldet sich eher ab, statt still wegzubleiben.

Roger versendet die Terminbestätigung automatisch per WhatsApp, mit Praxisnummer und Praxisname. Ihr Team klickt Erinnerungen nicht mehr täglich von Hand im PVS ab. Der Patient bestätigt seinen Termin direkt in WhatsApp, eine Bestätigung per SMS ist nicht nötig. Roger legt sich dabei über Ihr PVS und ersetzt es nicht. Roger nennt bis zu 64 % weniger No-Shows, das ist ein Höchstwert und kein Versprechen. Wie stark der Effekt in Ihrer Praxis ausfällt, hängt von Ihren Patienten ab.

Eine Nachricht, die Sie anpassen können:

Guten Tag [Name], hier ist die Praxis [Praxisname]. Wir erinnern Sie an Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit]. Bitte antworten Sie mit „Ja“, wenn Sie kommen. Müssen Sie absagen, antworten Sie mit „Nein“. Absagen bitten wir bis [Frist] vor dem Termin. Ihr Praxisteam

Schreiben Sie keine Diagnosen und keine Behandlungsdetails in die Nachricht, es sind Patientendaten. Zur Einwilligung für den Kanal sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Roger unterstützt die Praxis bei der Einholung von Patienteneinwilligungen. Mehr zum Kanal steht in Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis, die Produktseiten sind Patientenkommunikation und Recall-System.

Häufige Fragen

Was kostet es, wenn ich einen Zahnarzttermin nicht absage?

Die Praxis kann unter Umständen ein Ausfallhonorar verlangen, wenn der Termin für Sie freigehalten wurde und die Regel vorher klar mitgeteilt war. Eine feste Summe gibt es nicht, sie hängt von der Behandlung und der Vereinbarung ab. Fragen Sie in der Praxis nach, bevor Sie den Termin ausfallen lassen, und sagen Sie wenn möglich rechtzeitig ab.

Was kostet es, wenn ich einen Zahnarzttermin vergessen habe?

Ein vergessener Termin wird in der Regel wie ein nicht wahrgenommener Termin behandelt. Ob die Praxis ein Ausfallhonorar berechnet, richtet sich nach ihrer Regel und danach, ob Sie diese kannten. Rufen Sie am besten sofort an, entschuldigen Sie sich und vereinbaren Sie einen neuen Termin. Viele Praxen zeigen sich im Einzelfall kulant.

Kann ich einen Zahnarzttermin kurzfristig absagen?

Ja, das geht jederzeit, nur kann eine kurzfristige Absage kostenpflichtig sein, wenn die Praxis eine Absagefrist vereinbart hat. Je früher Sie absagen, desto eher kann die Praxis den Termin neu vergeben. Bei Notfall oder Krankheit melden Sie sich bitte sofort, viele Praxen entscheiden dann nach Augenmaß.

Wie verhindern Praxen, dass Patienten Termine vergessen?

Mit einer Terminbestätigung kurz vor dem Termin, die der Patient direkt beantworten kann. Roger versendet sie automatisch per WhatsApp, ohne dass Ihr Team einzeln anruft. Als Höchstwert nennt Roger bis zu 64 % weniger No-Shows. Wichtig ist außerdem, dass die Absagefrist schon beim Buchen genannt wird.

Wie formuliert eine Praxis eine Absageregel, die Patienten akzeptieren?

Kurz, früh und für alle gleich: Frist beim Buchen nennen, in der Terminbestätigung wiederholen und eine Kulanzregel für Notfälle festlegen. Eine Person entscheidet über Ausnahmen. Die genaue rechtliche Formulierung lassen Sie bitte von Ihrem Rechtsberater oder Ihrer Kammer prüfen, bevor sie in den Behandlungsvertrag oder auf die Website kommt.

Wie geht es jetzt weiter? Legen Sie zuerst Ihre Absagefrist und Ihre Kulanzregel fest. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie Roger die Terminbestätigung automatisch versendet und der Patient direkt per WhatsApp antwortet.