SMS-Terminerinnerung in der Zahnarztpraxis: Wann sie reicht und wann nicht

Eine SMS zur Terminbestätigung erreicht Patienten auf dem Handy, ist aber einseitig und kostet 30 bis 50 Cent pro Nachricht. Roger schickt die Terminbestätigung stattdessen per WhatsApp, für rund 10 Cent, und der Patient kann direkt antworten.

Am Empfang klingelt das Telefon, im PVS wartet die Liste der morgigen Termine, und jemand muss entscheiden, wie die Patienten erinnert werden. Viele Praxen nutzen dafür die SMS aus dem PVS. Ob das reicht, hängt von drei Dingen ab: Preis, Reichweite und dem, was nach der Nachricht passiert.

Was kann eine SMS zur Terminbestätigung in der Zahnarztpraxis leisten?

Eine SMS schickt dem Patienten vor dem Termin eine kurze Textnachricht auf das Handy. Sie braucht keine App und keine Anmeldung, und genau das ist ihre Stärke: Jeder Patient mit Mobiltelefon kann sie empfangen.

Die Grenzen liegen im Ablauf danach. Die SMS kommt in der Regel von einer anonymen Nummer, der Patient kann nicht darauf antworten, und die Praxis erfährt nicht, ob die Nachricht gelesen wurde. Praxen berichten außerdem, dass SMS bei Patienten leicht untergehen, weil sie im Alltag kaum noch genutzt werden. Wer absagen oder verschieben will, ruft an, und damit landet die Rückmeldung wieder am Telefon.

Was kostet eine SMS zur Terminbestätigung pro Termin?

Über das PVS kostet eine SMS 30 bis 50 Cent pro Nachricht. Eine WhatsApp-Nachricht über Roger kostet rund 10 Cent.

Für Ihre Praxis rechnen Sie so: Termine pro Monat, die eine Nachricht bekommen, mal Preis je Nachricht. Nehmen Sie auch die Nachrichten dazu, die Sie zusätzlich brauchen, wenn ein Patient nicht reagiert. Wichtiger als der Preis je Nachricht ist, was ein nicht erschienener Termin kostet. Wie sich Ausfälle vermeiden lassen, lesen Sie in No-Shows in der Zahnarztpraxis reduzieren, wie ein Ausfallhonorar funktioniert, im Artikel Ausfallhonorar beim Zahnarzt.

SMS, WhatsApp, E-Mail oder Telefon: Welcher Kanal passt zu Ihrer Praxis?

Der passende Kanal ist der, auf den Ihre Patienten antworten. SMS reicht, wenn Sie nur erinnern wollen, WhatsApp passt, wenn Sie auch bestätigen und umbuchen wollen. E-Mail eignet sich für Hinweise ohne Zeitdruck, das Telefon für schwierige Fälle.

• SMS: erreicht jeden mit Mobiltelefon, kostet 30 bis 50 Cent pro Nachricht, keine Antwort möglich.
• E-Mail: nahezu kostenlos, aber mit rund 20 % Öffnungsrate laut Branchenwert und oft im Spam.
• Telefon: bringt sofort Klarheit, bindet aber Teamzeit. Bei 60 Patienten am Tag sind es laut Gesprächen mit Praxen etwa 1 Stunde am Tag.
• WhatsApp: zweiseitig, mit Praxisnummer, Praxisname und Logo. Bis zu 98 % Öffnungsrate, das ist ein Branchenwert und keine Messung von Roger.

Die 1 Stunde am Tag stammt aus Gesprächen mit einzelnen Praxen, nicht aus einem Marktdurchschnitt. Einen Überblick über alle Wege finden Sie in der Übersicht zur Terminbestätigung.

Wie sieht eine gute Terminbestätigung per SMS aus?

Kurz, mit Praxisname, Datum und Uhrzeit, und mit einem klaren Hinweis, wie der Patient absagen kann. Mehr passt in eine SMS nicht, und mehr braucht es nicht.

1. Praxisname an den Anfang, damit der Absender klar ist.
2. Datum und Uhrzeit des Termins nennen.
3. Sagen, wie der Patient absagen oder verschieben kann, zum Beispiel unter einer festen Rufnummer.
4. Keine Diagnose und keine Behandlung nennen, denn jede Nachricht gehört zum Patienten und kann auf dem Sperrbildschirm erscheinen.
5. Die Nachricht so früh verschicken, dass der Patient noch umplanen kann, aber nicht so früh, dass er sie vergisst.

Ein Wortlaut, den Sie anpassen können:

Guten Tag [Name], wir erinnern Sie an Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in der Praxis [Praxisname]. Wenn Sie nicht kommen können, rufen Sie uns bitte rechtzeitig an. Ihr Praxisteam

Klären Sie vorab, für welchen Kanal Ihre Patienten der Kontaktaufnahme zugestimmt haben, und halten Sie das in der Praxis fest. Rechtliche Fragen dazu beantwortet Ihr Datenschutzbeauftragter.

Wann reicht eine SMS zur Terminbestätigung nicht mehr?

Sie reicht nicht mehr, sobald Sie Rückmeldungen brauchen: Bestätigen, Umbuchen und Absagen laufen bei einer SMS weiter über das Telefon. Dann sparen Sie keine Teamzeit, Sie verschieben sie nur.

Drei Anzeichen, dass es Zeit für einen Wechsel ist:

• Das Team ruft trotz SMS noch jeden Tag Patienten an, um Termine zu bestätigen.
• Patienten antworten auf die SMS und die Antwort geht ins Leere, weil die Nummer anonym ist.
• Sie wissen nicht, wer die Nachricht bekommen hat und wer sie gesehen hat.

Roger nennt für die automatische Terminbestätigung per WhatsApp bis zu 64 % weniger No-Shows, als Höchstwert und nicht als Versprechen. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Artikel So hilft Ihnen die WhatsApp-Nachricht vor dem Termin.

Wie wechsle ich von der SMS auf WhatsApp?

Roger legt sich über Ihr PVS und versendet die Terminbestätigung automatisch per WhatsApp, ohne dass Ihr Team jeden Morgen Erinnerungen im PVS abklicken muss. Ihr PVS bleibt, wie es ist.

1. Prüfen Sie, wie viele SMS Ihre Praxis im Monat verschickt und was sie kosten.
2. Lassen Sie Roger die Termine aus Ihrem PVS lesen und die Terminbestätigung automatisch versenden.
3. Patienten bestätigen direkt per WhatsApp, die Antworten landen bei Ihrer Praxis.
4. Für Patienten ohne WhatsApp bleibt ein weiterer Kanal. Roger unterstützt SMS und E-Mail ebenfalls, zum Beispiel im Recall und beim Nachfassen von Plänen.

Mehr zum Zusammenspiel von Recall und Terminbestätigung steht auf der Seite Recall-System, mehr zum Kanal selbst auf Patientenkommunikation per WhatsApp. Weitere Wege, die Verwaltung zu entlasten, zeigt der Artikel zum Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis, die Grundlagen der Praxiskommunikation finden Sie in Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis.

Häufige Fragen

Wie funktioniert eine Terminbestätigung per SMS in der Zahnarztpraxis?

Das PVS schickt vor dem Termin eine kurze Textnachricht mit Praxisname, Datum und Uhrzeit an die Handynummer des Patienten. Der Patient braucht keine App, kann aber nicht auf die SMS antworten. Absagen und Umbuchungen laufen deshalb weiter über das Telefon, was im Team Aufwand verursacht.

Was kostet eine SMS zur Terminbestätigung?

Über das PVS kostet eine SMS 30 bis 50 Cent pro Nachricht. Eine WhatsApp-Nachricht über Roger kostet rund 10 Cent. Für Ihre Praxis rechnen Sie die Termine pro Monat mal den Preis je Nachricht und vergleichen das mit dem, was ein nicht erschienener Termin kostet.

Ist eine Terminbestätigung per SMS besser als per E-Mail?

Meist ja, weil eine SMS direkt auf dem Handy erscheint, während E-Mails laut Branchenwert nur rund 20 % Öffnungsrate erreichen und oft im Spam landen. Dafür kostet die SMS 30 bis 50 Cent pro Nachricht, die E-Mail nahezu nichts. Für zeitkritische Nachrichten ist die SMS der bessere der beiden Wege.

Reicht eine SMS gegen No-Shows?

Sie hilft gegen das Vergessen, aber sie bestätigt nichts. Der Patient kann nicht antworten, die Praxis sieht nicht, ob die Nachricht angekommen ist. Wer Bestätigungen und weniger Telefonaufwand will, braucht einen Kanal mit Antwortmöglichkeit, zum Beispiel WhatsApp mit Roger.

Kann Roger auch per SMS bestätigen?

Roger setzt bei der Terminbestätigung auf WhatsApp. SMS und E-Mail unterstützt Roger als weitere Kanäle, zum Beispiel im Recall und beim Nachfassen offener Pläne. Roger ersetzt Ihr PVS nicht, es legt sich darüber und liest die Termine daraus.

Wie geht es jetzt weiter? Zählen Sie, wie viele SMS Ihre Praxis im Monat verschickt und wie viele Patienten trotzdem noch angerufen werden. In der Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie die Terminbestätigung per WhatsApp mit Ihrem PVS läuft.