Ausfallhonorar in der Zahnarztpraxis: Was erlaubt ist – und wie Sie es korrekt umsetzen

Warum das Thema Ausfallhonorar immer wichtiger wird

Plötzlich ist ein Behandlungsstuhl frei – obwohl er fest eingeplant war. Die Patientin erscheint nicht, eine Absage gab es nicht. Das Team ist vorbereitet, der Terminblock bleibt leer.

Gerade bei aufwendigen Leistungen wie einer Implantatberatung, der Eingliederung von Zahnersatz oder einer längeren Prophylaxe mit PZR sind solche Lücken ein echtes Problem. Sie reißen nicht nur organisatorische Löcher, sondern gefährden die Tagesplanung – und führen zu wirtschaftlichem Schaden für die gesamte Zahnarztpraxis.

Ein Ausfallhonorar soll genau das verhindern: Es schafft Verbindlichkeit – und sorgt dafür, dass Patient:innen Termine frühzeitig absagen, wenn sie verhindert sind. So bleibt genug Zeit, um den Slot neu zu vergeben – und der Behandlungstag läuft weiter wie geplant.

Doch ist ein Zahnarzt-Ausfallhonorar überhaupt erlaubt? Und wie setzen Sie es korrekt um?

Wir von Roger geben einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen, zeigen typische Fallstricke – und erklären, worauf Sie bei der Formulierung Ihrer Ausfallrechnung achten müssen.

Was sagt das Gesetz? Das sollten Sie wissen

Ob ein Zahnarzt Ausfallhonorar verlangen darf, regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) – genauer gesagt § 615. Dort heißt es: Wer einen vereinbarten Termin nicht wahrnimmt, obwohl die Leistung bereitsteht, muss unter Umständen dennoch zahlen.

In der Zahnarztpraxis bedeutet das: Wenn ein Termin exklusiv vergeben wurde und nicht anderweitig besetzt werden kann, entsteht ein Vergütungsanspruch – auch ohne erbrachte Behandlung. Voraussetzung ist, dass die Zahnarztpraxis den wirtschaftlichen Schaden nachweisen kann.

Wichtig ist: Ein Ausfallhonorar ist keine GOZ-Leistung. Es kann also nicht über die Gebührenordnung abgerechnet werden. Stattdessen basiert die Berechnung auf dem entgangenen Gewinn, also dem durchschnittlichen Umsatz pro Stunde oder pro Terminart.

Rechtlich gilt: Je besser dokumentiert ist, dass ein Termin fest eingeplant und nicht neu besetzt werden konnte, desto belastbarer ist auch das Ausfallhonorar.

Die Bundeszahnärztekammer erläutert in einer ausführlichen Stellungnahme die rechtlichen Voraussetzungen für ein Ausfallhonorar und gibt Empfehlungen zur praktischen Umsetzung.

Wann dürfen Zahnärzt:innen ein Ausfallhonorar berechnen?

Ein Ausfallhonorar ist nicht in jedem Fall zulässig. Es gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen – und diese sollten Zahnärzt:innen genau kennen.

Wann ein Ausfallhonorar möglich ist

1. Der Termin war exklusiv reserviert – z. B. für:
   • Wurzelkanalbehandlung
   • chirurgische Eingriffe (z. B. Weisheitszähne)
   • längere Sitzungen mit Betäubung
   • ästhetische Leistungen wie Bleaching oder Veneers
2. Die Patientin oder der Patient wurde vorab klar über das Ausfallhonorar informiert – schriftlich, z. B. im Anamnesebogen oder Behandlungsvertrag.
3. Die Praxis kann nachweisen, dass der Termin nicht neu vergeben wurde – und somit wirtschaftlicher Schaden entstanden ist.

Sind diese drei Bedingungen erfüllt, kann das Ausfallhonorar rechtssicher vereinbart werden.

Wie hoch darf ein Zahnarzt-Ausfallhonorar sein?

Für das Ausfallhonorar gibt es keine feste gesetzliche Vorgabe. Es muss angemessen, nachvollziehbar und fair sein.

Orientierung an den realen Kosten

• Die Zahnärztekammer Berlin empfiehlt: Berechnung auf Basis des Stundenumsatzes oder der kalkulatorischen Leistungen.
• PVS Reiss nennt gängige Erfahrungswerte:
  • Prophylaxe/PZR: 40–60 €
  • längere Behandlungen: 80–120 €
  • größere Eingriffe: darüber hinaus möglich, wenn dokumentiert

Wichtig: Das Ausfallhonorar darf nicht über die GOZ abgerechnet werden – da keine Leistung erbracht wurde. Es handelt sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Praxis und Patient:in.

So kommunizieren Sie das Ausfallhonorar richtig

Ein Ausfallhonorar wirkt nur dann, wenn es klar, frühzeitig und nachvollziehbar kommuniziert wird. Dabei geht es nicht um Drohgebärden, sondern um Transparenz und Planbarkeit – für beide Seiten.

• Direkt bei der Terminvergabe darauf hinweisen
• Eine schriftliche Vereinbarung im Anamnesebogen oder separat nutzen
• Freundlich und sachlich formulieren:
• „Bitte sagen Sie Ihren Termin mindestens 24 Stunden vorher ab. Bei kurzfristiger Absage behalten wir uns ein Ausfallhonorar vor.“

Das schafft Transparenz – ohne Druck auszuüben.

Fehler vermeiden: Was Sie auf keinen Fall tun sollten

Einige Fehler führen dazu, dass ein Ausfallhonorar rechtlich nicht durchsetzbar ist:

• Pauschale Beträge ohne Bezug zur Terminart
• Rückwirkende Hinweise nach der Absage
• GOZ-Abrechnung für nicht erbrachte Leistungen
• Keine Kulanz bei unverschuldeter Absage (z. B. Krankheit)

Ein gutes Ausfallhonorar ist transparent, sachlich und patientenfreundlich.

Mit digitalen Lösungen No-Shows reduzieren

Noch besser als ein Ausfallhonorar ist es, wenn der Termin gar nicht erst ausfällt. Digitale Lösungen können genau hier ansetzen.

Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail – automatisch versendet – sorgen dafür, dass Patient:innen pünktlich erscheinen oder frühzeitig absagen. Besonders bei langfristigen Planungen (PZR, Zahnersatz) reduzieren sie deutlich die No-Shows.

Die Software Roger versendet Erinnerungen automatisch per WhatsApp – abgestimmt auf Zeit und Behandlungsart. So wird kein Termin vergessen, und Ihr Behandlungstag bleibt planbar.

Fazit: Ausfallhonorar klar regeln – Ausfälle besser steuern

Terminabsagen lassen sich nicht vermeiden – aber gezielt steuern. Ein Ausfallhonorar ist rechtlich erlaubt, wenn es gut vorbereitet, fair kalkuliert und klar vereinbart ist.

Mit schriftlichen Regelungen und digitaler Unterstützung sorgen Sie für mehr Verbindlichkeit – und sichern die Planung Ihrer Zahnarztpraxis nachhaltig ab.

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