Behandlungsplan Zahnarzt richtig erstellen: Diese Fehler kosten Zeit, Geld und Nerven

Ein lückenhafter Behandlungsplan führt zu Rückfragen, Ablehnungen und Zeitverlust. In vielen Zahnarztpraxen entstehen dadurch unnötige Kosten und Frust – sowohl beim Team als auch bei Patient:innen.

Wir von Roger zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen Behandlungsplan in der Zahnarztpraxis erstellen. Und wir erklären, wie Sie typische Fehler vermeiden, mit digitalen Abläufen dauerhaft Zeit sparen – und dabei wirtschaftlich mehr herausholen.

Warum ein klarer Behandlungsplan so entscheidend ist

Der Behandlungsplan ist die Grundlage für jede geplante Behandlung. Er dient als medizinischer und finanzieller Fahrplan – für die Zahnarztpraxis, für die Krankenkasse und für die Patient:innen. Wenn an dieser Stelle Unklarheit herrscht, bringt das den gesamten Ablauf ins Wanken.

In der Realität zeigt sich: Viele Behandlungspläne enthalten unvollständige Angaben, widersprüchliche Zuordnungen oder fehlen ganz in der digitalen Patientenakte. Das kostet Zeit, verzögert die Genehmigung durch die Kasse und sorgt für unnötige Rückfragen. Besonders ärgerlich wird es, wenn dadurch auch Termine verschoben oder die Behandlung neu geplant werden muss.

Ein gut aufbereiteter Heil- und Kostenplan vermeidet genau das. Er dokumentiert Befund, Therapie, Kostenverteilung und medizinische Begründung übersichtlich – und gibt Ihrem Team an der Rezeption wie auch der ZFA Sicherheit in der Abwicklung.

📌 Tipp: Wie Sie einen vollständigen Heil- und Kostenplan Schritt für Schritt erstellen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Typische Fehler beim Zahnarzt-Behandlungsplan

Fehler schleichen sich schnell ein – besonders, wenn Abläufe nicht klar definiert oder die Angaben im Praxissystem veraltet sind. Wir sehen regelmäßig drei Hauptprobleme:

Leistungen werden falsch zugeordnet

Gerade bei der Zuordnung nach BEMA oder GOZ kommt es in Zahnarztpraxen häufig zu Fehlern. Ein Beispiel: Für eine PZR wird die falsche Ziffer verwendet – oder bei einem Inlay fehlt die Zuordnung ganz. Das führt zu Rückläufern durch die Kasse oder zu Honorarausfällen bei privat Versicherten.

Für detaillierte Informationen zu den Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ bietet die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung einen umfassenden Leitfaden an.

Wichtige Angaben fehlen

Ein Behandlungsplan ist nur vollständig, wenn auch die geplante Versorgung genau beschrieben ist. Welche Leistungen erfolgen, in welchem Umfang, in welcher Region des Kiefers – all das muss dokumentiert werden. Häufig fehlt auch die Angabe zum Eigenanteil oder zur Begründung bei Mehrkosten. Das wirkt unprofessionell und sorgt für Nachfragen durch Patient:innen.

Die Kasse erhält den Plan in falscher Form

Einige Zahnarztpraxen übermitteln den HKP noch manuell oder speichern ihn nicht korrekt im Praxissystem ab. Dadurch fehlen später Angaben in der Patientenakte oder bei der Abrechnung. Auch unterschiedliche Anforderungen je nach Kasse (gesetzlich vs. privat) werden oft nicht beachtet – mit Folgen für Genehmigung und Erstattung.

HKP erstellen: So prüfen Sie Ihre Angaben zuverlässig

Wer den Behandlungsplan strukturiert erstellt, spart sich spätere Korrekturen. Wir empfehlen, jeden HKP vor der Abgabe anhand dieser Punkte zu prüfen:

1. Sind alle Befunde vollständig dokumentiert?

Zahnsituationen, Diagnosen und relevante Vorbefunde müssen im PVS sichtbar sein – nur dann kann der Plan medizinisch bewertet werden.

2. Ist die Begründung nachvollziehbar?‍

Abweichungen vom Regelversorgungsmodell müssen erklärt werden – zum Beispiel bei Implantaten, komplexen KFO-Behandlungen oder zusätzlichem Therapiebedarf.

3. Stimmt die Zuordnung der Leistungen?

Prüfen Sie die Eingaben in der Software und gleichen Sie sie mit aktuellen Katalogen ab.

4. Sind Eigenanteil und Gesamtkosten klar angegeben?

Transparenz schafft Vertrauen. Patient:innen wollen auf einen Blick verstehen, was sie zahlen müssen – und was die Kasse übernimmt.

5. Wurde der Plan korrekt übermittelt und archiviert?

Nur vollständig dokumentierte Pläne lassen sich später problemlos abrechnen oder im Streitfall nachvollziehen.

Wie Software den Behandlungsplan unterstützt

Behandlungspläne bringen erst dann etwas, wenn sie nicht nur erstellt, sondern auch abgeschlossen werden. In vielen Zahnarztpraxen passiert genau das nicht: Der HKP liegt den Patient:innen vor, aber es fehlt die Unterschrift, die Rückmeldung oder die Genehmigung der Krankenkasse. Das kostet Zeit – und im schlimmsten Fall geht die geplante Behandlung verloren.

Digitale Unterstützung hilft, den Überblick zu behalten und solche Lücken im Praxisalltag zu vermeiden.

Behandlungspläne aktiv nachverfolgen

Die Software Roger zeigt, welche HKPs noch offen sind, welche genehmigt wurden und wo noch Rückmeldung fehlt. Patient:innen erhalten auf Wunsch automatische Erinnerungen – bspw. DSGOV-konform per WhatsApp. So bleibt der Plan nicht liegen, sondern wird aktiv begleitet.

Das entlastet das Praxisteam und sorgt dafür, dass geplante Behandlungen schneller starten können. Auch Patient:innen profitieren: Sie fühlen sich gut informiert und ernst genommen.

Informationen bündeln, Kommunikation vereinfachen

Alle relevanten Angaben zum Behandlungsplan sind zentral verfügbar – inklusive Notizen, Rückfragen oder Terminen. So weiß das gesamte Team jederzeit, was der aktuelle Stand ist.

Behandlungspläne lassen sich auch digital versenden. Patient:innen können sie am Smartphone ansehen und unterschreiben – ohne zusätzliche Wege oder Wartezeiten. Das beschleunigt den Ablauf und reduziert Rückfragen.

Bei Personallücken in der Zahnarztpraxis ist zusätzlich die Zusammenarbeit mit einer externen ZMV möglich. So bleibt die Qualität der Abrechnung auch bei hoher Auslastung erhalten.

Fazit: Fehlerfrei planen, wirtschaftlich profitieren

Ein vollständiger und klar formulierter Behandlungsplan ist der Schlüssel für eine reibungslose Versorgung. Wer Fehler bei der Erstellung vermeidet, schützt das eigene Team vor Mehraufwand – und sorgt für zufriedenere Patient:innen.

Wir von Roger unterstützen Zahnarztpraxen und Kieferorthopäd:innen dabei, das Management von Heil- und Kostenplänen einfacher, strukturierter und digitaler zu gestalten – und dabei wirtschaftlich mehr herauszuholen.

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