3 Tipps, wie Sie mit KI deutlich mehr HKPs umsetzen

Wussten Sie, dass im Schnitt 70 % aller HKPs in Zahnarztpraxen nicht umgesetzt werden? Es scheitert an Verzögerungen, fehlender Nachverfolgung oder komplizierter Kommunikation. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) bieten hier neue Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren, Abläufe zu vereinfachen und letztlich mehr HKPs erfolgreich abzuschließen. Zwei Praxen zeigen, wie das aussehen kann.

Wie Praxen mit KI ihre HKP-Quote optimieren

Fallbeispiel 1: Zahnärzte am Nordufer – mehr Patientenbindung durch bessere HKP-Nachverfolgung

„Was uns schlaflose Nächte bereitete, war der Gedanke, dass Patientenbedürfnisse irgendwo im Prozess verloren gehen könnten“, erinnert sich Lars Getz, Praxismanager der Zahnärzte am Nordufer in Berlin.

Früher wurden HKPs dort aufwendig manuell nachverfolgt. Seit der Einführung digitaler KI-Lösungen läuft alles automatisiert:

• Alle HKPs werden gezielt nachgefasst
  
• Patient:innen erhalten rechtzeitig Erinnerungen an offene HKPs
  
• Der Status der HKPs ist jederzeit klar ersichtlich
  
  

Das Ergebnis: Jeder zweite Behandlungsplan wird heute umgesetzt, Patientenzufriedenheit und Umsatz sind spürbar gestiegen.

Fallbeispiel 2: Rondent MVZ in Köln – Geschmeidigere Abläufe und zufriedenere Patient:innen

Auch Dr. Jelle Tiddens von der Zahnarztpraxis Rondent in Köln berichtet von ähnlichen Erfahrungen.

„Mein Team und ich konnten oftmals nicht nachvollziehen, ob Patient:innen ihre Heil- und Kostenpläne erhalten oder unterzeichnet hatten. Die manuelle Nachverfolgung kostete uns viel Zeit.“

Mit einer intelligenten Softwarelösung wurde die Verwaltung der HKPs deutlich effizienter:

• Einfache & smarte Kommunikation direkt über WhatsApp
• Schnellere Umsetzung von HKPs
• No-Shows konnten spürbar reduziert werden
  
  

Erfolge auf einen Blick:

1. Mehr als 90 % der Patient:innen erhalten automatisierte Terminerinnerungen über WhatsApp
   
2. Die Zeitspanne zwischen Planerstellung und Abrechnung verkürzte sich von 100 auf nur 60 Tage
   
   

„Dank der neuen digitalen Abläufe spare ich wertvolle Zeit an der Rezeption, muss HKPs nicht mehr manuell nachfassen, und unsere Patient:innen erscheinen zuverlässiger zu Terminen.“ – Dr. Jelle Tiddens

Anmerkung der Redaktion: Beide Praxen nutzen die Zahnarztsoftware Roger für die KI-gestützte Verwaltung und Nachverfolgung ihrer HKPs. 

So optimieren Sie mit KI Ihr HKP Management 

1. Automatische Nachverfolgung und Potenziale sichtbar machen

Ein zentrales Problem vieler Praxen: Behandlungspläne geraten im Alltag schnell aus dem Fokus. Patient:innen erhalten einen HKP – doch ohne gezielte Nachverfolgung bleiben viele unbehandelt. KI-basierte Tools können genau hier ansetzen: Sie erfassen den Status jedes einzelnen Plans, erinnern Patient:innen automatisiert an Entscheidungen und machen ungenutzte Umsatzpotenziale sichtbar.

Statistiken zeigen, dass Praxen mit zwei Behandler:innen in Deutschland jährlich bis zu 97.000  € Umsatz verlieren, weil 70 % aller HKPs nicht umgesetzt werden. Durch intelligente Automatisierung und strukturierte Nachverfolgung kann die Abschlussquote spürbar verbessert werden. Viele Praxen, die eine solche Lösung bereits nutzen, konnten ihre HKP-Umsetzung deutlich steigern und durchschnittlich 8.102  € mehr Umsatz pro Monat erzielen. 

Mit diesem Umsatzrechner können Sie ganz individuell die Performance Ihrer Zahnarztpraxis prüfen. Haben Sie eine höhere Abschlussquote als der deutsche Durchschnitt von 30 %?

2. Moderne Patientenkommunikation über WhatsApp für Zahnärzt:innen

Zeitnahe, persönliche Kommunikation erhöht die Chance, dass Patient:innen Termine wahrnehmen und Behandlungspläne nicht in Vergessenheit geraten. Statt klassischer Briefe oder langwieriger Telefonate setzen immer mehr Praxen auf digitale Messenger wie WhatsApp – natürlich unter Berücksichtigung aller Datenschutzvorgaben.

Mit einer integrierten, DSGVO-konformen WhatsApp-Lösung können Erinnerungen und Informationen einfach, schnell und persönlich an Patient:innen verschickt werden. So bleibt die Praxis im Gedächtnis, Patient:innen fühlen sich gut betreut und reagieren schneller auf anstehende Entscheidungen – sei es die Annahme eines HKPs oder die Vereinbarung eines Behandlungstermins. Auch Rückfragen lassen sich ganz einfach über Chat klären - keine Anrufe und wann immer es den Praxismitarbeitenden gerade zeitlich reinpasst. Erfahrungen zeigen, dass sich so die No-Show-Rate signifikant senken lässt und die Zufriedenheit der Patient:innen steigt.
Momentan ist die Software Roger das einzige Tool in Deutschland, dass ein extra für Zahnarztpraxen entwickeltes WhatsApp anbietet. Hier finden Sie einen kostenlosen Leitfaden, wie auch Sie WhatsApp legal für Ihre Patientenkommunikation nutzen können.

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3. Heil- und Kostenpläne digital versenden und unterschreiben lassen

Ein weiterer Hebel für höhere Abschlussquoten liegt im Prozess der Planannahme selbst. Bisher mussten Patient:innen meist ihre HKPs in Papierform unterzeichnen, oft verbunden mit Verzögerungen, Medienbrüchen oder sogar verloren gegangenen Dokumenten.

KI-gestützte Systeme ermöglichen es heute, Behandlungspläne direkt aus dem Praxissystem digital an Patient:innen zu senden. Diese können den Plan auf ihrem Smartphone öffnen, Details wie etwaige Ratenzahlungen einsehen, etwaige Rückfragen stellen und ihn anschließend sofort elektronisch unterschreiben. Automatisierte Erinnerungen an fehlende Unterschriften stellen sicher, dass keine Pläne vergessen werden.

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Akzeptanzrate von Behandlungsplänen durch diese digitale Abwicklung um bis zu 25 % steigen kann. Gleichzeitig entfallen Papierkosten, Verwaltungsaufwand und Rückfragen – ein klarer Gewinn für Praxis und Patient:innen.

Hier ein kurzes Video, wie das mit einer Software einfach umzusetzen ist:

Webinar-Tipp: Erfolgreiche Praxisgründung – Dos & Don’ts aus der Praxis

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Fazit: KI eröffnet neue Möglichkeiten für Zahnarztpraxen

Die Beispiele zeigen: Mit KI-gestützten Lösungen lassen sich nicht nur Verwaltungsaufwände reduzieren, sondern auch der Umsatz steigern und die Patientenzufriedenheit verbessern. Ob automatische HKP-Nachverfolgung, moderne Patientenkommunikation oder digitale Planannahme – die Zukunft der Zahnarztpraxis ist smart, effizient und patientenorientiert. Wer die richtigen Werkzeuge einsetzt, verschafft sich einen klaren Vorsprung – für die Praxis und für die Menschen, die ihr vertrauen.

Alle genannten Prozesse können ganz einfach mit der KI-basierten Software Roger umgesetzt werden.
Roger kann mit jeder gängigen Praxissoftware verbunden werden und stellt eine Erweiterung zur bestehenden Praxissoftware dar. 

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