Online statt Warteschleife: So geht moderne Kommunikation in der Zahnarztpraxis - Podcastfolge mit 321MED
Wie kann moderne Patientenkommunikation effizienter, verbindlicher und gleichzeitig entlastender gestaltet werden? Digitale Lösungen wie strukturierte Online-Rezeptionen, intelligente Telefonassistenz oder DSGVO-konformes WhatsApp zeigen, wie Routinen automatisiert und Abläufe vereinfacht werden können. Im Podcast berichten Dr. Magnus Baringer, Arzt und CEO Gründer von 321MED, und Victor Charlier, Gründer von Roger, über ihre Erfahrungen mit digitalen Tools in der Patientenkommunikation und wie diese den Praxisalltag verändern können. Der Beitrag zeigt, wie sich Kommunikation, Service und Arbeitsprozesse neu denken lassen.
Rezeption neu gedacht
Die klassische Rezeption ist in vielen Zahnarztpraxen eine Dauerbaustelle: zu viele Anrufe, zu wenig Personal, ständige Unterbrechungen.
„Viele Aufgaben an der Rezeption sind wiederkehrend – zum Beispiel Fragen zu Öffnungszeiten oder Parkplätzen. Das können wir problemlos automatisieren.“
Dr. Magnus Baringer, 321MED
Digitale Systeme übernehmen dabei keine menschliche Kommunikation, sondern filtern Routinethemen vorab. So kann das Team sich auf komplexe Fälle konzentrieren und gleichzeitig schneller reagieren. Ziel sei es, so Baringer, nicht die menschliche Betreuung zu ersetzen, sondern gezielt zu unterstützen:
„Unser Ziel ist es, das Team zu entlasten, ohne dabei den persönlichen Kontakt zu ersetzen. Die Mitarbeiter:innen bekommen strukturierte Infos und müssen nur noch Entscheidungen treffen.“
Dr. Magnus Baringer, 321MED
Struktur statt Warteschleife
Ob Terminabsage, Rückrufbitte oder Befundversand: Ein Großteil der Telefonate in Zahnarztpraxen folgt klaren Mustern. Genau hier setzen digitale Lösungen an. Victor Charlier erklärt:
„Das Ziel ist nicht, weniger Telefonklingeln zu haben – sondern medizinische Prozesse sinnvoll digital abzubilden.“
Victor Charlier, Roger
Dabei bleibt der Kontakt mit Patient:innen persönlich – wird aber durch klare Abläufe effizienter. Auch bei 321med setzt man auf automatisierte Unterstützung: Eine KI nimmt Anrufe entgegen, erkennt Anliegen und startet direkt den passenden Prozess. Das entlastet nicht nur in Stoßzeiten die Rezeption, sondern sorgt für mehr Ruhe und Übersicht im Teamalltag.
Digitale Prozesse für eine menschlichere Medizin
Die Digitalisierung im Gesundheitswesen hat lange stagniert. Doch laut Baringer ist in den 2-3 Jahren Jahren viel Bewegung reingekommen. Ziel vieler Entwicklungen: medizinische Fachkräfte sollen wieder das tun können, wofür sie ausgebildet wurden. Alles drumherum – Dokumentation, Abstimmung, Terminplanung – soll softwaregestützt ablaufen.
Worauf es bei digitalen Tools ankommt
Nicht jede Lösung passt zu jeder Zahnarztpraxis. Der Markt ist groß, die Bedarfe sind unterschiedlich. Entscheidend ist laut Baringer, dass ein System für die konkrete Arbeitssituation gebaut wurde:
„Wie gut ein Tool funktioniert, hängt davon ab, ob es für den echten Praxisalltag gebaut wurde – und ob es zu meinem Bedarf passt.“
Dr. Magnus Baringer, 321MED
Ein weiteres Hindernis: viele Systeme sind nicht offen genug. Daten lassen sich oft nicht übertragen oder nur mit hohem Aufwand integrieren:
„Datensperren und mangelnde Portabilität sind die größten Flaschenhälse in der Digitalisierung des Gesundheitswesens.“
Dr. Magnus Baringer, 321MED
Fazit: Moderne Patientenkommunikation ist gekommen um zu bleiben
Digitale Rezeption, KI-gestützte Kommunikation und automatisierte Prozesse sind kein Zukunftsthema mehr, sondern reale Werkzeuge für den Praxisalltag. Entscheidend ist: Die Technik muss zur Praxis passen – und das Team entlasten, nicht ersetzen.
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Wie kann eine Zahnarztpraxis ihr Telefonaufkommen reduzieren, ohne Patient:innen zu verlieren?
Viele Anfragen lassen sich durch strukturierte Prozesse oder digitale Assistenzen abfedern – z. B. automatisierte Rückruflisten, Online-Formulare oder KI-gestützte Telefonassistenten. So bleibt die Kommunikation zuverlässig, aber effizienter. Patient:innen schätzen erreichbare Praxen – auch wenn der Erstkontakt digital erfolgt.
Welche Aufgaben lassen sich an der Rezeption und in der Patientenkommunikation digitalisieren?
Standardanfragen wie Terminverwaltung, Öffnungszeiten oder Dokumentenversand können automatisiert werden. Auch Rückrufwünsche, Erinnerungen an offene HKPs oder Termine, sowie Vorab-Informationen zu Behandlungen lassen sich digital abbilden. Das schafft Kapazitäten für komplexere Fälle am Empfang.
Worauf kommt es bei der Einführung digitaler Tools in Zahnarztpraxen an?
Entscheidend ist, dass die Lösung zur Zahnarztpraxis passt – technisch, organisatorisch und im Alltag. Gut integrierbare Tools lassen sich ohne lange Einarbeitung nutzen und entlasten das Team spürbar. Wichtig ist eine strukturierte Einführung mit klarer Kommunikation und einem Partner, der die Abläufe in Praxen versteht.
Patientenkommunikation neu gedacht – mit Roger
Erleben Sie, wie Sie HKP- und Terminerinnerungen, Recalls und patientennahe Kommunikation smart digitalisieren – für mehr Effizienz und Zufriedenheit.
Sandra Lienhardt
Praxisberaterin
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